本站原创摘 要：信息化人力资源管理是人力资源管理发展的必然趋势,在企业的人力资源管理过程中起着重要作用.该文首先分析了目前人力资源管理信息化的发展历程和现状,进而分析人力资源管理信息化带来的角色转变和面临的挑战,最后提出几点建议.
关 键 词 ：信息化；企业；人力资源管理
信息化已成为衡量一个企业管理是否现代化的重要标志之一,在此背景下,企业在人力资源管理过程中也大量使用信息化的手段和方法.信息化人力资源管理给企业带来了提升管理效率、提高员工满意度、增强竞争力等优势,但也有许多企业仅仅是为了信息化而信息化,没有将人力资源管理信息化与企业业务高度融合.有些企业花了大量金钱买回了软件,要么发现软件与企业自身需求不太吻合,要么在管理过程中过于依赖软件而忽视传统的管理方法,反而使人力资源管理效果大打折扣.
一、人力资源管理信息化的发展历程
上世纪80年代初,随着计算机在管理领域的普遍应用,国外一些先进的应用软件企业开始将关注点聚焦于人力资源管理领域.首先利用应用软件进行的是人力资源管理中最复杂最繁重的薪资管理,这大大降低了该项工作的繁冗程度并且提高了效率.到了80年代的中后期,随着信息技术的发展和组织对信息化要求的普遍提高,人们开始认识到,人力资源管理不仅仅是组织内部的一种辅助的管理行为,而是组织生存和发展的关键.这时,人们开始考虑如何改善企业内部的人力资源管理状况.这种管理思想的变革,逐渐的延伸到人力资源信息化,于是出现了e-HR这种新的人力资源信息化模式.
二、人力资源管理信息化的现状和必要性
(一)人力资源管理信息化的现状
人力资源管理的信息化目前仍旧处于初始阶段,绝大多数企业并没有结合自身特点而有针对性地选择相应的软件,或者没有将软件工具与传统的人力资源管理方法进行有效结合,使得信息化背景下的人力资源管理面临更多的责问、也面临更为严峻的挑战.
(二)加强人力资源管理信息化建设的必要性
随着信息技术飞速发展及其对社会经济各方面的强力渗透,无疑对人力资源及其管理也产生了深刻的影响.首先,加强人力资源管理信息化建设,有利于整合管理资源,降低管理成本.其次,加强人力资源管理信息化建设是提高管理效率的需要.最后,办公室的自动化也和人力资源信息化管理的关系极为密切.
三、信息化背景下人力资源管理遇到转变和面临的挑战
(一)人力资源管理信息化给企业人力资源部门职能带来的转变
人力资源管理信息化给企业的传统人力资源部门带来了诸多绝色上的转变.一是从行政角色向战略角色的转变；二是人力资源部门机构设置由过去整体工作或是按工作模块分工的机构设置向员工自助服务中心、员工服务中心及战略管理中心三部分转变；三是对人力资源从业人员能力要求的变化某些能力要求降低某些能力要求升高,比如掌握信息化技术的能力；四是人力资源部门从成本中心向利润中心转变.
(二)人力资源管理信息化面临的挑战
虽然很多企业在人力资源管理过程中采用了信息化的手段和方法,但这并不意味着人力资源管理工作将变得轻松应对,反而由于信息化的采用,人力资源管理将面临一系列新的挑战.一是人力资源管理信息化系统选择的挑战；二是信息化系统与人力资源管理相结合的挑战；三是信息化人力资源管理系统与企业业务匹配的挑战；四是企业实施信息化具备条件的挑战；五是采用信息化对人员素质的挑战.
四、对人力资源管理信息化的几点建议
(一)优化界面结构设计,化解界面矛盾
人力资源管理中的界面指的是为完成人力资源管理任务或解决人力资源管理过程中产生的问题所涉及的各职能部门、各有关成员之间的信息、资金等要素交流、联系等方面的交互状态.在人力资源管理信息化过程中之所以出现这么多的问题就在于界面问题没有得到较好地解决.首先应进行界面结构的设计.在人力资源管理信息化过程中由于涉及到较多的部门、人员以及与其他系统的融合,因此界面结构设计应根据人力资源管理信息化的规划成立跨部门的组织来进行管理.做到在整个信息化过程中,不同部门之间、不同业务之间以及不同系统之间你中有我,我中有你,使界面两端的组织提高交融度,减少协调成本,实现整体效果的最大化；其次界面管理是对相关资源的整合.在人力资源管理信息化过程中,各部门、各业务单元之间相互借用对方资源的行为是常有的事,但这种资源共享却往往会受阻,而界面管理借助于成立的跨部门的组织对相关部门的资源进行整合,通过共享实现资源使用效益的最优化；第三界面管理强调对活动全过程的管理.由于人力资源管理的信息化是对传统人力资源管理方式的完全改变,因此必然是一项系统性、全局性的工作.通过界面管理可使人力资源管理信息化的全过程置于严密、完善的监控之下,以避免信息化半途而废或虎头蛇尾.
(二)合理确定系统选择的程序及时机
在进行人力资源管理信息化系统选择时应遵循科学合理的程序,首先是企业确定系统需求的广度和深度,并据此选择高、中、低档的系统,而不是简单地根据企业的规模；其次是应寻找有经验的咨询公司为企业系统的选择提供服务.一般较大规模的咨询公司在对企业进行调查分析的基础上,对选择合理的人力资源管理信息化系统的把握性相对要大得多；三是确定系统引进的合适时机.只有对企业的人力资源现状、网络技术环境、员工的信息化应用能力等方面进行评估,再根据评估结果确定引进的恰当时机,才能确保信息化系统运用的成功.
(三)将信息化系统有效纳入到人力资源管理体系中
信息化系统是人力资源管理的一种手段,它只能更好地促进人力资源管理工作,而不能全部替代.即使将来信息化系统再强大,在人力资源管理过程中,尤其在人性化管理方面,比如员工关系管理、沟通等始终都是信息化系统无法替代的.过分强调信息化系统的作用与功能,只会造成人力资源管理职能的退化和整个企业内部人际关系的淡漠.
(四)建立人力资源的标准
所谓人力资源的标准主要指的是政府颁布的强制标准或行业协会制定的可选标准,比如国家人事信息代码规范、人力资源行业电子商务交换标准等.建立起人力资源标准一是可以方便人力资源管理的操作,比如与招聘网站连接直接进行招聘广告的投放、简历的筛选、面试的通知等等；二是方便与企业其他管理系统如MRP、ERP等的整合、升级.
(五)加强企业基本功建设
一是完善企业各项基本管理措施.采用信息化管理系统更要强调管理的标准化和系统化,因此在引入系统之前就要规范工作流程,建立各节点的专人负责制度,这样引入的信息化系统才能既符合企业的特点又能使系统在使用过程中不会出现某些环节无人监管的现象；二是建立起良好的学习环境.随着技术、企业的发展,系统本身要进行不断的升级,因此对企业员工新知识的学习、新技术的掌握提出了较高的要求,只有不断地学习、开发、运用信息化管理系统,才能使它发挥出最大的效用；三是弱化控制职能,鼓励员工自主管理.采用信息化人力资源管理系统后,每一位员工都可以在系统中查询自己的相关资料如个人信息、绩效考核结果等,也可以根据系统提出个人的培训方案、职业生涯发展规划等,这就要求企业应弱化对员工的控制,让每一位员工能进行自我剖析,来确定自己未来的发展.
随着信息化在人力资源管理中运用的不断深化,对企业的人力资源管理者和其他人员都提出了新的要求,只有做好平常管理中的每一项工作,并将之与信息化管理系统进行有效融合,人力资源管理信息化系统才能真正发挥出其应有的作用.
五、结束语
目前很多企业都在实施信息化的过程中,我国的企业在硬件和软件方面都存在很大的不足,所以实施人力资源管理信息化时会遇到很多问题.需要肯定的是人力资源管理信息化是企业人力资源管理活动的必然趋势,因此企业需要坚定决心,多动脑筋,克服遇到的困难,实现人力资源管理的信息化.