本站原创摘 要教育装备管理系统是教育管理信息系统的子系统,是实现教育装备管理工作科学化、规范化、标准化的前提和基础.近年来大批设备器材配备到学校,对教育技术装备日常管理带来了一系列的挑战.结合江西省装备管理信息化方面的实践和探索的经验,分析现状和问题,提出对应的解决方案.
关 键 词教育装备信息化,教育装备现代化,教育装备管理
中图分类号：G48文献标识码：B
文章编号：1671-489X（2014）21-0005-04
1背景
2010年《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010―2020年）》中明确提出,要“加快教育信息化进程,构建国家教育管理信息系统,制定学校基础信息管理要求”.教育装备管理系统是教育管理信息系统的子系统,是实现教育装备管理工作科学化、规范化、标准化的前提和基础,更是服务教育教学信息化和现代化的重要手段,是衡量各地教育装备工作管理水平的一个重要标志.
近几年,国家对义务教育阶段（特别是农村）的基本办学条件不断加投入,江西省的装备水平上了一个新的台阶,广大农村薄弱学校面貌焕然一新.但是随着大批设备器材配备到学校,相应对教育技术装备的配备和日常管理也带来了一系列的挑战.装备资产管理的手工化记账方式造成数据缺少、不系统、不准确,甚至自相矛盾等情况时有发生,每年上报资产数据做着大量的高成本、低效率、重复性的工作,影响各级领导决策和各项具体装备工作的实施.同时,大部分学校的实验室管理和图书馆管理由于还处于传统的、粗放的管理方式,没有借助信息化手段,管理工作强度大、效益低下的状况普遍存在.
2中小学教育装备管理信息化的现状及问题分析
教育装备管理信息化的初步探索2010年农村义务教育薄弱学校改造计划正式启动,江西省的教育装备投入当年就迅速增到了2.4亿.以教学仪器装备为例,有物理、生物、化学、音乐、体育、美术、小学科学七个学科的教学仪器设备共计2145种,包括小学科学实验室、初中物理、化学、生物实验室、卫生保健室、心理咨询室共六种功能用房的建设.
2010年度的项目学校就有2141所,如此多的学校上报2145种教学仪器设备的采购计划,如果沿用之前的方式上报纸质计划,仅采购计划的汇总和管理就是个巨大的难题,而且很难保证高效且无差错.为此,我们专门开发了教育装备项目采购管理软件,该软件实现了基于Web环境B/S结构下的省、市、县、校四级采购管理平台,县级教育部门可以通过软件分配好项目校的预算采购金额,项目学校在软件控制的预算里按学科采购目录按需申报计划,上报成功后由市级教育部门负责审核,最终汇总到省级管理部门.应用这款软件,我们仅用了12天就完成了全省的采购计划清单.
除了实现采购计划的汇总,该软件可实现以下三个功能：一是针对供应商的合同管理和验收管理,即为中标商提供准确的项目学校、货品数量和联系人方式,以及统一格式的验收单和结算单,二是针对管理部门的查询功能,即各级教育部门可以实时查询项目学校的装备现状和各级部门的预算资金和实际节余资金情况,三是实现了针对学校的初步资产盘点功能,支持手动输入该校的装备资产,提供采购项目到货自动新增入库.
如某校2010年申报采购两台钢琴、三台手风琴的采购计划,经上级管理部门统一采购后分发到校后,设备管理员可以轻松查询到中标的物品型号、品牌和其他参数,验收合格后点击“入库”即可自动新增至学校设备资产.
2013年,江西省在完成“农村义务教育薄弱学校改造”图书专项采购的同时,还配套了相应的Unilib图书管理软件给各项目校,要求中标厂家在各县举办了关于Unilib图书管理软件应用、以及专业图书的编码、录入、借阅以及日常管理等实用知识的培训,极大地提升了全省中小学图书馆的图书管理与服务水平.
教育装备管理信息化的存在的问题
1）教育装备管理人员信息化水平不高.从事教育装备管理的人员主要分为两类：一是省、市、县各级装备管理部门的领导和干部,是教育装备队伍中的带头人和骨干力量,二是全省上万所中小学的实验教学设备管理人员和中小学图书馆管理人员.前者是负责采购、货物分发和支付结算,而后者代表终端用户,负责接货、验收和货物入账.
由于历史原因,第一类人员平均年龄超过35岁,特别是市、县一级管理队伍老龄化的程度比较高,科班出身比例不高,造成管理队伍整体操作电脑水平较差.再来看全省教学设备管理员（包括图书管理员）的人员构成情况（表1）,可以看出设备管理员大多数都是,学历整体水平也不高,高级职称人数更是占比少.特别是农村学校,设备管理员的学历、职称均低于全省平均水平.
装备资产管理的传统的手工化记账方式存在高成本、低效率、易出错的问题,已不能满足现代教学设备信息化管理的需要.但是要想实现教育装备的信息化管理,除了针对项目需求开发相应的软件平台和数字化解决方案外,更需要参与管理的人员具备熟练操作和应用软件系统的技能.
2）缺乏系统性的信息化解决方案.2013年,我们联合软件开发商升级了江西省教育技术装备管理系统V7.0,经过三年多的大力推广,有效地规范了采购计划上报操作,极大地提高了工作效率.然而,该软件系统功能相对简单,仅可满足装备计划申购工作需求,仍无法系统性地完成装备资产日常管理、实验教学管理、数据统计分析、办公自动化、信息网站建设等方面工作.装备管理手段仍然没有实现由传统到信息化的全面转变,管理工作强度大、效率低、信息不对称的现状依然存在,而且教育部也有相关的统计上报软件（但没有设立学校）,每年县级教育部门也要上报教育装备资产数值总数,容易造成重复工作、数据口径不一的情况.所以必须仔细研究,认真调研,提供既可兼容教育部软件,也符合我们具体省情的一体化的信息化解决方案.另外,当前《江西省教育技术装备管理系统》的有关装备数据仍暂存于软件商提供的服务器之中,数据的安全性、系统运行的稳定性还存在隐患,迫切需要依托自身的硬件设备建设投入,解决装备管理系统平台运行硬件环境问题.
3）缺乏配套的管理激励机制.有了一体化的信息化解决方案只是实现教育装备管理信息化的一个必要条件,关键还在于各级从事教育装备管理的人员要提高信息管理能力,用于实践,善于实践.特别是年纪比较大的装备工作者,在思想上要切实消除对信息化应用的抵触情绪.
实践表明,全面实现信息化管理仅靠下发文件来推动是远远不够的.特别是图书管理、教学实验日常管理这种琐碎的日常工作,如果习惯了传统的简单化的手工记账模式,要应用信息管理系统来采集过程数据,刚开始都会碰到障碍.这个时候一要有专门的来解决基层管理员的疑问,二要有相应的奖励机制来表彰优秀的学校设备管理员,采取多种措施,有效推动广大农村学校的装备信息化管理落到实处.
3推进教育装备管理信息化的对策和建议
整合信息资源,开发一体化信息管理平台在正式开发、升级信息管理平台之前,管理部门要通过详尽的调研,以前瞻性的眼光来开发建设覆盖“省、市、县、校”四级具备整体可扩展的网络管理平台,对原有的相关的系统数据要充分整合兼容,科学规划,统一数据标准,建立全省教育技术装备基础数据库,为科学决策、合理建配教育技术装备提供重要的依据.
鉴于目前教育装备管理信息化程度普遍不高的情况,可采用硬件设备自购,软件系统对外招标的模式,借助专业软件公司的技术力量实行软件的与开发,软件平台的功能模块也可根据需要分年开发,逐步投入.但是数据库的存储一定要在自有硬件设备环境内,确保数据安全性与稳定性.
模块分层管理,推出可视化数据的精细管理在系统内容上,笔者建议以子模块的形式开发以下几个内容平台（如表2所示）.
一是面向学校用户开放的装备日常管理模块,学校设备管理员和图书管理员用登录,实时登记和更新各学科教学仪器数 量、各功能用房面积、图书册数等基础数据,实现动态的教学仪器新增入库、报损报废、各班级借用归还情况以及形成学校装备类设备资产统计表.
二是面向省、市、县装备管理部门用户的装备计划采购模块,可以将全省教育技术装备的采购计划执行情况进行网络化、规范化管理,上级部门还可以方便地监管下级部门的专项采购计划执行情况.
三是面向学校实验管理员的实验教学管理模块,主要是采集日常教学中实验教学课和教学仪器的配置管理数据,形成实验教学的过程性数据,对中小学有关学科的实验教学活动进行信息化管理,促进各类教育装备在教育教学中的应用.
四是面向省级教育部门的统计分析模块,通过全省基础数据的统计和分析,管理用户可以查看所辖学校或市、县离装备标准的缺口数和缺口金额,用户还可以根据自己的需求自定义测算标准.
五是面向全体教育装备人员开发的办公自动化模块,通过平台发布公文、通知和实现邮件来往和公文流转,同步更新针对潜在供应商的网站门户信息,提高日常行政管理效率.
以上五大模块建成,整个教育装备管理的关键数据将全部信息化和可视化,依托一体化的教育装备管理信息平台,可以逐步实现装备管理科学化和精细化.
注重软件应用培训,提供立体化的系统响应机制一套好的软件成功推广的关键在于培训,培训课程的内容必须紧紧围绕软件功能、操作规范和升级维护几个方面来设计,重点突出操作性和实用性.针对新开发的教育信息管理软件,先是要印制面向省、市、县、校的四种不同类型客户的软件操作说明书（用户手册）,列出软件功能操作的流程示意图,还要列出常用问题的解决办法.然后是要建立专门的诸如用户交流群和支持,及时解答用户在使用软件中遇到的问题.
采用分级培训制度,即省级负责给市级培训,市级负责给县里培训,县里负责给学校基层管理员培训.也可以直接由省级部门选点对项目学校实际操作人员进行分片区培训,通过现场操作和演示的这种现场互动式教学培训,可以更好达到预期目标.
管理部门应专门针对教育装备项目管理信息化培训成立培训档案,保存每次培训的相关文件、会议记录、人员名单、培训资料和图片.最重要的是完整的记录参训人员的意见和建议.因为在项目推进过程中,软件不能一次到位的满足客户的所有需求,有些潜在需求和问题会在用户的实际操作中才能被发现,因此,记录和整理用户反应的软件功能、操作方面的问题,就可以为软件的下一次升级提供改进的依据.
建立考评机制,强化教育装备管理信息化的作用全面推进教育装备管理信息化的关键措施在于强化意识、加强领导.所以必须成立省教育技术装备信息化工作领导小组,负责全省教育技术装备信息化建设组织推动和督导检查,领导小组下设办公室,办公室应设在装备站.各市、县教育局要高度重视教育技术装备信息化建设工作,成立相应的工作机构,确定专人负责、落实工作任务、确保信息化建设工作顺利开展.
领导小组办公室负责制定信息化建设管理考评办法,并将其纳入全省教育技术装备管理应用评估细则.省教育厅应组织专家人员对各地信息化建设情况进行检查和评估,对先进单位给予一定的奖励,从而引导各地对教育技术装备信息化建设的高度重视,确保我省教育技术装备信息化建设健康发展.