本站原创[摘 要] 教学秘书是高校教学管理活动中最基层的实践者、参与者、组织者,是教学工作中不可或缺的重要组成部分,教学秘书处于学校教务主管部门与各院系之间,协调着学校教务处、各院系、教师与学生之间的各种工作,位于教学管理的一线岗位,在保证教育教学质量、人才培养、学校发展中起着重要的作用.笔者结合自身经验,对高校教学秘书队伍建设进行初步探究.
[关 键 词 ] 高校 教学秘书 队伍建设
教学工作是高等学校的中心工作,教学管理工作则是高等教育管理中的重要工作之一,是保障教学中心工作的核心工作,更是高等学校生存和发展的基础.教学管理是保障高校教学质量的运行载体,而教学秘书是高校教学管理活动中最基层的组织者,执行者,其素质能力、工作积极性,直接影响着管理效率、教管理质量、管理水平.随着高等教育的办学规模和层次更加多元化,教学秘书工作量更大,责任更重,使命更强,压力更大,教学秘书队伍急需充实和提高.由于得不到足够重视及各种复杂原因,教学秘书队伍普遍存在人员构成参差不齐、职称待遇偏低、进修机会少,晋升困难、缺少激励机制等问题.因此,在当今教学改革进一步深化的新形势下,探究建设结构合理、队伍稳定、素质优良,服务意识强的教学秘书队伍,是高校应当做好的基本工作.笔者从事教学秘书工作已经 2年多了,虽然工作时间并不长,但体会颇多.现结合自身从事教学秘书工作来谈谈这项工作存在的问题,并探究相应的对策,与大家共同探讨.
1.教学秘书在教学管理中的作用及职责.
1.1教学秘书工作的重要作用
（1）服务是教学秘书的基本职能.一是为学生学习服务.教学秘书要全心全意为学生营造良好的学习环境,为学生提供所需支持和帮助以及必备的学习资料,将学生反馈的教学信息及时通报领导与教研室主任,并进行相应的工作方式方法改进.二是为教师教学服务.如做好教研活动的开展、各类教学成果的申报、教师进修计划的上报工作、教师工作量的整理与上报,做好每学期的教材、课程表、学生计分册等发送工作,以保证老师充分备课等等.三是为领导决策服务.教学秘书不仅要参与制定本单位年度教学工作计划、总结、教学管理制度,还要参与起草有关方案或文件,参与教学运行管理、教务例行管理、教学档案管理及学籍管理等工作,更要对教学管理的执行情况和教学质量评估的结果进行分析总结为领导决策提供有利信息,起到参谋助手的作用.
（2）管理是教学秘书的主要职能.一是有关教学文件的保存管理.一般分为四类：第一类是教学计划、教学日历、教学大纲、教学工作量、教学课表等信息；第二类是学生名册、学生成绩表、学生奖励等；第三类是考核试卷、实验（习）报告、课程设计、毕业论文等.教学秘书应该根据教学资料的属性进行科学分类,并将其原始、完整、规范、合理地加以管理.二是教学工作的运行管理.如教学任务的安排,教学计划的落实,课程表的编排,教学资源的调配,教师调停课的管理,课程考核的安排、学生学籍状况等.三是教学质量监控管理.教学秘书要广泛收集来自师生、督导组专家等信息,对教师的教学质量进行综合评议、科学分析,对教学每环节进行检查、评价、反馈,使日常教学活动更加规范化,并形成良性的教学质量保证与监控体系,对保证教学质量起着非常重要的作用,对教学运行的全过程实施全程质量监控.
（3）协调是教学秘书的重要职能.教学活动不是某一个部门能独立完成的,需要各部门的密切配合.教学秘书要借助有效地沟通手段,以便协调系部对上和本单位与其他单位之间的相互关系.教学秘书的日常工作主要体现在以下几种关系之中：一是与部门之间的协调.教学秘书负责上令下达,下情上报,学校的各项教学方面的要求是通过教学秘书直接传递的；教学单位在教学上对于学校的意见反馈同样也是通过教学秘书来反映的.协调部门之间的关系,配合主管教学领导处理日常工作,使教学工作和其他工作合理运作.二是人与人之间的协调.除部门之间的关系外,教学秘书还要协调人与人之间的关系,为教务处、院系领导、教师及学生之间传递和沟通信息,协调关系.三是教师在于在教学方面出现的教师之间对教学资源的使用要求上发生冲突时,需要教学秘书进行及时协调.教学秘书的协调工作,其目标在于改善关系、调动人的积极性,在保证教学工作正常运转的同时,不断提高教学质量和教学水平.
1.2 教学秘书工作的重要职责
教学秘书的基本职责是：协助领导制定和组织实施本单位专业人才培养方案、教学工作计划、学科专业发展规划、师资队伍建设规划、教学改革方案、教学管理办法；督促落实各学期教学计划及教学任务；并及时协调,处理教学过程中出现的各类突发事件协助教学差错、教学事故调查、认定和处理工作；协助领导开展常规教学检查、期中教学检查工作；做好教师授课竞赛、教学成果申报、教研项目申报、优势专业建设项目申报、精品课程建设项目申报等；做好各项活动的具体安排及材料整理等工作；协助教研室安排各门课程的考试,并做好考试成绩管理；做好各类教学管理表格的填报、学生学籍的管理、教材与档案管理、教师工作量统计和教学评估管理；总结教学经验,收集并保管授课、实习、设计方面的文件资料；协助领导贯彻执行学校有关教学和学籍管理方面的规定,把好教学管理过程关；组织安排好相关业务工作的会议等.既保证教学运行管理规范化、制度化, 又维持着正常的教育教学工作有条不紊.
从以上工作职责不难看出,教学秘书的工作特点：辅助性、繁杂性、综合性、服务性、政策性.教学秘书是一个重要的岗位,教学秘书的工作作风、工作能力等整体素质的好坏直接影响着学校教学目标和任务的完成,影响着高校教学工作思想的落实,影响着学校教学管理水平和教育质量 .因此,要做好教学秘书工作,应具备较高的素质：一要以人为本.教学秘书要牢固树立 “以人为本”的理念,全面地服务教学、服务教师、服务学生.二要精益求精.教学秘书工作范围广、内容多、责任大,面对繁杂的事务性工作,教学秘书应具有强烈的事业心和责任感,认真对待每一细小事项.三要总结规律.教学工作的长期性和常规性决定了教学秘书工作有其自身运行的内在规律,教学秘书要不断研究探索教学管理工作的规律,充分认识到教学管理工作的周期性,熟悉工作流程,掌握教学工作的规律,从而有条不紊地开展工作.四要讲究效率.教学秘书解决问题要及时、准确,处理事件要果断、迅速.在千头万绪的工作中,要理清头绪,高质量、高效率来完成教学管理工作. 2.目前高校教学秘书队伍存在的问题.
2.1教学秘书岗位不受重视.大多数高校的二级学院 (系)配备只有一名教学秘书,
教学秘书处于高校教学管理队伍的基层,责任重、事务多、工作繁琐,很难独立地体现出工作业绩,不像专职教师参加一个授课竞赛得奖或科研出了某项成果受到重视,也不像辅导员组织一次成功的学生活动就能引起重视（一些高校有系统的辅导员管理办法、晋升制度）,轻视教学秘书在教学管理中所发挥的作用,因此通常得不到学校领导和教师重视.
2.2进修机会少,待遇偏低.教学秘书是平凡的岗位,更多的是作为幕后工作者.长期以来,他们的付出与回报却相对失衡.而一般院校在加强对教学秘书的专业培训的意识上显得也比较薄弱,教学秘书一般很难获得个人业务培训、参加学术会议、进修深造、出访考察的机会,处于“重使用,轻培养”的状态,这就使得教学秘书在个人业务水平上停滞不前,在教学管理理念上跟不上新的发展趋势,势必影响了教学管理的质量,严重挫伤了教学秘书追求实现自身价值的情感需要.
2.3工作没有动力和活力.教学秘书工作千头万绪,常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,很难进行教学管理理论研究并形成科研成果；加上一般高校在项目申报和课题申请的审核过程中也往往倾向于职称高、职务高的行政管理干部以及中高级职称的教师,因而造成了教学秘书在课题、项目的申报上有一定的难度,科研成果、课题项目成果自然也少；高校不缺少各种激励教学科研人员的规章制度和方法,而对于教学秘书队伍却少有系统的管理制度,职称评定和职务晋升等基本停滞.
3.加强教学秘书队伍建设方法探究.
为了更好地发挥教学秘书在教学管理中积极主动性,笔者针对教学秘书工作存在的一些问题,结合自己的工作实践,期望从以下几个方面进行探究.
3.1苦练内功,提高自身业务素质
教学秘书的工作因其特殊性,承担的工作内容繁杂,责任重大,这就要求教学秘书具备强烈的事业心,在工作中兢兢业业,耐心细致；而又因教学秘书工作是高校教学管理的窗口,工作的本质就是服务于教学、服务于师生,树立了强烈全心全意地服务于广大师生意识.
教学秘书要根据具体情况改变工作方式方法,不断地总结工作的经验,研究新情况、解决新问题,经常反思、总结,以寻求最佳的工作方法,能又好又快地完成.
3.2转变观念,重视教学秘书的作用
学校及有关职能部门的领导要加强对教学秘书工作重要性的认识,重视教学秘书的选拔和培养工作,要把提高教学秘书工作待遇作为突破口,激发教学秘书工作的积极性和主动性.针对教学秘书工作不易量化的特点,建立合理的评价机制,提高教学秘书的工资、津贴水平,
在人员配备上,要充分考虑人才的专业和学历,用优惠的政策吸引教育管理专业人才和优秀的毕业生充实教学秘书队伍,提高教学秘书队伍整体素质,并把教学秘书整体队伍的建设纳入到学校的师资培养计划中.
3.3完善制度,拓展教学秘书发展空间
明确教学秘书的工作职责,加强对其日常教学管理的考核,把考核结果纳入岗位任用、评奖评优、职称晋升、干部选拔中去.建立奖罚分明的激励机制,激发教学秘书的工作积极性,对于默默无闻且工作称职的教学秘书,在职称评定、岗位晋升及工资待遇等方面予以优先考虑；对于不安心工作,敷衍了事,连续几年考核不合格的教学秘书应实行解聘或调离现岗位,教学秘书队伍呈现优胜劣汰的良好局面,以此保证制度的执行和教学管理工作的顺利开展.
综上所述,教学秘书工作是高校教学管理的一个重要环节,高校应进一步加强教学秘书队伍建设,结合学校实际建设一支专业素质高、办事能力强、人员结构稳定的教学秘书队伍,发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、全面推进学校发展中的积极作用,全面教育教学质量,促进高校教学管理水平的全面提高