本站原创摘 要 ：外国留学生教育已经成为我国高校教育的重要组成部分.本文着重探讨了在新形势下的留学生档案管理模式以及如何加大对外国留学生档案的利用力度.
Abstract:The foreign student educated already became the important ponent which Our country University educated. How has this article discussed emphatically as well as enlarges under the new situation foreign student records management pattern to the foreign student file use dynamics
关 键 词 ：留学生 档案管理
Key word: Foreign student Records management
作者简介：蔡玉霞,女 籍贯：湖北省黄石市 学历：大学本科
外国留学生教育是我国高等教育的重要组成部分,教育部用科学发展观统领来华留学工作,坚持“扩大规模、优化结构、保证质量、规范管理”的原则,逐步完善了来华留学生工作体系.2009年,全国在华学习人数突破23万人.随着来华学习者数量的增长,如何加强留学生多方面管理工作成为留学生教育中的一个重要问题.本文就如何科学规范外国留学生的档案管理及对其开发和利用等问题作了探讨.
一、科学规范留学生档案管理的意义
外国留学生档案是指外国留学生来到我国学习期间产生的一些有保留价值的文件图像资料,是他们在华学习过程中的重要凭证和依据.
外国留学生档案管理与国内学生档案管理有着本质上明显的差别,属涉外资料,不能简单地套用国内学生档案管理模式,应由专门的留学生管理部门统一负责,确保留学生档案的一致性、完整性以及规范性.
二、科学规范留学生档案管理的模式试探
1994年国家教委颁发了《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》,外事类档案为一级类目,其下设有五个二级类目,外国留学生档案作为外事档案的第五个二级类目,类目代号为 WS 15,内含类 目 名 称有：1,留学生录取审批材料（永久）；2,留学生学籍登记表、学籍卡片（永久）；3,学校教学计划、教学大纲、教学安排（长期）；4,留学生学习情况简报、成绩及评语（永久）；5,学位论文及学位证书复印件（长期）；6,留学生名册（永久）；7,留学生去向及有关材料（长期）.
随着我国国力的提高,世界各地出现了“中国热”、“汉语潮”,各个高校招收留学生的数量急剧增加,而且留学生的类别也发生了变化,留学生的档案材料也有了新的特点.
最简捷、最有效的方法就是把留学生档案管理的内容归纳为：入学前的档案建立、入学后的档案建立与管理和离校后的档案保存.也就是在原有的WS 15的二类归档类目下设三个类目,每个类目下列举归档的范围和内容,一目了然,力求精细、科学、合理.
WS 15.11――学前档案.学前档案建立是在学校在接到了申请人的申请后决定录取该生就开始为其建立档案.入档的材料主要有：入学申请书、来华留学签证申请（JW202表）和录取通知书.申请人凭借上述材料就可以到中国驻外使馆申请学生签证.
WS 15.12――学籍档案.入学后的档案建立与管理是指留学生报到注册后居留许可所需要文件的制作和相关材料,这是留学生档案管理的主要内容和工作重点.
留学生居留,留学生需持本人的有效护照、学校的学习证明、学生证、健康证明和体检报告,接受学校的法人证书、组织机构代码证及招收留学生的许可证,当地派出所出具的临时居住登记证明,JW202表第三联等材料.留学生居留的时间根据留学生申请学习的时间而定.留学生的学籍档案也根据学生的类别内容有所不同,大致可以分为三类：1,短期生（冬、夏令营）――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、、国籍）、日程安排、兴趣爱好、学习评价以及结业证明；2,语言进修生――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、、国籍、出生年月、护照有效期等）、班级类别、课程名称、考试成绩、兴趣爱好、学习评价以及结业证明；3,学历生（本、研究生、博士）――归档范围和内容包括：学习时间、护照信息（姓名、、国籍、出生年月、护照有效期等）、课程的设置、学分的规定、奖惩情况、各类协议证书、考试成绩、学籍变更材料、毕业实习、毕业论文、学历和学位的申请以及在国家留学生基金委的电子注册
WS 15.13――结业档案.留学生离校后的档案保存主要是指把留学生在学习期间所有的档案资料妥善保管,按照国籍、年份、学历与非学历等标准归类保存,以备需要时查阅.
归档方法以留学生来华时间及留学生类别为档案年代号.学历生用代号X,语言生用代号Y,短期进修生用代号D,以示区别.汉语语言进修生还可以分春、秋季,分别用代码1、2.例如,2008年春季进校的语言生,档案号可以是2008Y01001.
三、合理利用外国留学生档案
外国留学生档案已经成为了新的形势下重要的档案资源.在留学生档案工作的建立和管理过程中,我们可以利用现代科学设备和技术,大力加强外国留学生档案信息的网络化建设,一方面为各类留学生的上报统计工作和开展留学生的招生宣传工作做好准备,利用留学生档案材料进行招生宣传,对潜在的留学生有很大的吸引力,另一方面,扩大了学校在国际上的知名度和影响力；而且还可以给外国留学生的档案利用提供更为高效、快捷的查阅途径和方法,为外国留学生的成绩、各类证书提供翻译和认证等服务工作,让档案资源得以充分的利用.
总之,如何紧跟新形势的需要,科学规范留学生档案,并加以大力开发和利用,是新时代高校档案部门所面临的一项新的挑战.