本站原创摘 要：大学财务处是大学管理中很重要的部门,它关系到整个大学校园的正常运转.本论文介绍了网络报销的基本概念和网络报销的优势,以及大学中网络报销的流程.最后对网络报销可能面临的隐患进行了探讨并提出了相应的对策.
关 键 词：财务处；财务报销；网络报销
自从我国大学扩招之后,我国大学的学生数量迅速增加,同时大学里的教职员工也在增加,大学的校园事务也越来越多样化和复杂化.在大学中,以往的传统报销的财务方式已没法适应当前大学的高速发展,因此必须进一步提高大学财务处的报销流程,提高财务报销的工作效率.网络报销系统的出现就解决了这一问题,包括中国人民大学在内的部分大学已经开始实行网络报销系统.
一、大学财务网络报销的背景
大学财务的网络报销是指以Inter为基础,报销者和财务人员借助网络这个平台,通过网上银行支付系统完成报销业务的财务信息化方式.在报销的过程中,时间和空间都变得不重要了,只要有网络,就可以顺利完成整个报销的流程.中国人民大学2009年就着手网络报销系统研发,在2010年秋季入学的时候,新的网络报销系统在全校推广,真正意义上实现了大学网络报销,成功实现了无纸化、信息化的财务报销流程.
二、大学网络报销的优点
(一)提升大学财务工作效率
近些年来,全国大学基本上都在扩招,为更好的管理生活、教学、科研等,大学的教职员工都有所增加,相应的财务上的内容也不断的增多.不断增多的大学资金运作和复杂的报销凭证的审查、分类整理使得财务人员焦头烂额,财务处的工作效率极低.大学中的教职员工在财务部门报销时经常出现“排队”的现象,正常的财务报销也需要几个工作日才能完成,倘若出现特殊情况,可能几周都难以完成.特别是请款类的财务报销,业务人员需预先请款去事务,而财务报销的“等待”可能让该事务一拖再拖,极大的降低了整体校园的办事效率.这种情况下,业务人员需提前申请等待排队,才能及时的领取款项业务,如遇临时性的突发事件需借用财务款项处理事务,业务员就不能按照正常的财务报销流程,而需走“特殊途径”.采用网络报销可以极大的消除等待时间,提高整个财务工作的效率.
(二)网络报销能及时收集和汇总信息
大学事务的不断增多,财务报销的金额也不断增大,及时对财务报销金额进行汇总整理和传递,对相关部门编制大学的财务预算具有重大的意义.在传统的财务报销模式下,以纸为介质的报销单据为主要传递介质,而财务报销单据又均分散在各基层财务人员手中,大量的财务报销信息数据需将财务报销单据收集完成之后,再进行复杂的分类、汇总处理才能得出,这不利于财务预算的控制.由于财务报销信息的汇总和传递出现时滞,财务预算就没有具有时效性的依据,从而导致财务预算的形式化.大学应用网络报销系统,可以及时进行信息汇总和传递,可以及时有效的反映各单位和部门每周期的财务收支情况,对年初编制预算和做出相应财务决策具有十分重大的意义.
(三)规范大学的报销流程
大学财务报销程序比较繁杂,因此要统一实现规范化的财务报销内控管理比较困难.在传统的财务报销模式下,经常会出现报销单据填写不规范、报销类别不清晰、各级领导审批权责不明晰等情况,从而导致大学财务报销不规范,内控能力差.大学应用网络报销系统,有规范统一的填写格式,极大的降低了填写错误的情况.同时避免因领导审批权责不明而导致越级审批或漏掉某级领导审批的现象发生.另外很大程度上减少了甚至避免了教职工由于对财务制度不熟悉而与财务人员之间产生的矛盾冲突,使财务报销程序更加规范化.同时,财务人员在核算中只需进行金额准确性、票据合法合规性的审查,提高了工作效率,真正发挥会计监督管理的职能,从而实现大学财务报销的内控管理.
三、大学网络报销面临的问题
大学网络报销存在安全漏洞在当前的网络报销程序下,报销申请人是通过外网填报报销申请,然后经过网络传输到大学财务部内网,经财务审查复核之后,又从内网传输到互联网,整个报销的过程都是通过网络来完成,所有的信息的传递也是通过网络来完成.这就给所谓的网络病毒和网络提供了可乘之机.当前国内的网络环境很差,没有规范的管理,导致了网络病毒和网络攻击现象十分常见.他们进入财务处的内部网站后窃取重要信息,篡改支付信息等等,由此会带来巨大的经济损失.因此,大学的网络报销系统一定是在网络技术先进可靠的前提下实行的,如果技术不过硬,一旦病毒入侵,可能会导致大学网络报销系统的混乱,最终出现报销支付不到账、财务报销数据信息外泄等.从这点来看,传统的财务报销程序相对保密可靠.
网络报销系统和合作银行之间的不融洽报销申请人进行完网络报销系统的各项手续后,财务处就需要对报销申请人进行支付,一般的支付方式有三种：支付、划款至指定、划款至第三方公司的银行对公账户,具体的支付方式是由报销申请人选择的.在进行划卡的过程中,款项只能打入签约银行所发的中,采用非签约银行的卡结算时要求诸多.跨行和跨地区结算在时效上都没有保证,另外还存在一定的跨行业务费,这个费用的产生由哪个来支付也是问题.而这一问题并不是大学单方面能解决的,需要大学、软件开发商及银行三方联合进行合作解决.
四、大学财务处网络报销的流程
在大学财务处,使用网络报销系统进行报销有一套完整的规范程序.报销者应该按照报销流程完成流程上规定的各个步骤才能顺利保证网络报销的完成.其主要有以下步骤.
首先,登陆财务处网站的网络报销系统,按要求填写以下信息.（1）填写单据.填写报销的种类、金额、张数及申请人签名和申请时间；（2）选择财务报销款项支付方式.
其次,报销申请人将相关和报销凭证整理好交给所在校区的票据员,票据员在接收单据之后,按照业务的性质进行分类整理,待网络报销系统出现“待财务稽核”时就将整理好的单据交审核人员审核.
再次,稽核完成之后,审核人员对单据进行审核,审核完毕后将导入网络报销系统进行账务处理,自动打印记账凭证后将其粘帖至原始票据上并交档.
最后,财务人员按审批结果对每个报销申请人进行支付,并在每天下班前对当天的报销信息进行汇总.
五、对大学财务处采用网络报销的建议
第一,在大学财务处使用网络报销系统时,一定要以先进的技术和可靠的财务软件作为支撑.对网络报销软件的技术一定要进行认真的了解,对其技术要进行充分的吃透,摸清楚里面的各个方面.第二,对财务处负责管理网络报销的财务工作人员一定要进行系统的培训.因为大学的财务处在以往的报销过程中都采用的是传统模式,对新的网络报销的方式没有足够的认识.所以必须要进行培训,特别是一些年纪稍大的财务人员更是重点关注的对象.另外,重点强调网络报销的安全性,加强对工作人员的培训,让其了解网络安全的预防措施,做到防范于未然.
六、结束语
大学财务处采用网络报销模式是一种创新性的报销办法,是解决大学教职员工报账难问题的一个有益尝试,也是实现大学财务核算信息化的一个重要实践.但在网络报销的使用过程中,难免会出现这样或那样 0;新问题,这都需要在实践过程中不断去改进,不断地创新和优化,为大学的财务工作提供一个好的思路,为保障大学的高速发展提供财务支持.