本站原创【摘 要】规范化管理医院的档案,是二级医院整体化管理的一个重要组成部分,是促进医院全面发展的关键.二级医院正处在建设和发展的过程中,不仅要有健全完善的档案规章制度,还要认真贯彻落实这些规章制度,才能做到规范化管理医院的档案,更有效地发挥档案的开发和利用作用,为医院的全面建设服务.
【关 键 词】档案管理；规范化；二级医院档案
医院档案管理对医院的发展和建设起着重要作用.医院档案涉及到医院的基本建设、行政管理、科研论文、医疗管理、护理管理、药品管理及财务管理等诸多内容.其中不乏了许多具有保存和查考利用价值的文书、声像、实物等不同载体种类的档案,真实地记录着医院的历史发展过程和管理各项管理工作信息,对医院的现实建设与未来发展起着举足轻重的作用.
一、当前二级医院档案管理现状
(一)档案管理意识淡薄.
1.在二级医院人才培养中,一般比较重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员,特别是档案管理人员的素质提高和继续教育则十分缺乏,职能部门的档案管理人员几乎都是从医疗临床工作岗位选派来的,从未参加过档案的专业化培训,档案管理的工作经验少,工作水平低,甚至跳槽率高,难留人,直接影响医院档案管理的规范化水平.
2.在二级医院的各项管理工作中,存在着“重医疗、轻档案”的思想,对档案管理在医院管理中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识,导致规范化管理医院档案难以落实到位.
这些情况反映了当前二级医院的档案管理在医院整体管理工作中地位的低下,这种现实问题的存在,往往会直接导致档案的信息资料、原始凭证的缺失,从而进一步降低了档案在医院管理工作中的有效利用.
(二)档案管理制度落实不到位
有健全的档案管理制度,但实施起来非常困难,是影响医院档案规范化管理的主要因素.具体来说就是医院有档案管理的各项制度,但档案管理同医院其它管理工作相比较,往往在重视程度上不够,使得各部门的档案员对档案管理的日常工作也难以重视起来,以至一些有价值的公文资料、数据不能按档案制度和时间规定加以保存,资料管理分散,收集不完整,失去了档案工作的完整性,制约了医院整体工作的开展.
二、规范化管理二级医院档案的重要环节
1.医院领导高度重视是确保档案规范化管理的重要条件
二级医院档案管理对医院的发展和建设起着重要作用,是促进医院全面发展的关键.二级医院领导应当把档案管理工作摆在重要的位置,不断强化全体职工的档案管理意识,深化档案管理工作的重要性和必要性,充分认识到档案管理工作是医院行政管理工作的一项基础性工作,是医院管理工作发展的历史缩影,是检验医院行政管理工作情况的真实依据.
2.健全和完善档案管理制度是档案规范化管理的关键
依照医院的《规章制度汇编》中制定的关于档案管理的各项制度和责任制,作为日常指导、管理医院档案工作的依据,将医院档案管理工作纳入规范化的轨道.
为了实现档案的规范化管理,健全和完善档案的规章制度,医院的《规章制度汇编》中制定《档案管理暂行办法》、《档案保管制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》、《档案的立卷归档制度》、《档案安全保密制度》,与此同时还制定了医院文书档案管理流程,并将这些制度及流程公布上墙,以便在实际工作中对照执行.
在对二级医院档案实施规范化管理过程中,《档案的立卷归档制度》尤为重要.档案的立卷归档工作是公文转化为档案的一个重要环节.按照《档案的立卷归档制度》要求,医院档案的归档工作一般应在次年的3月份完成,最迟也不能超过6月份.完成了归档工作,文件材料就正式转化为档案.这是档案规范化管理的首要工作.
为了有效地利用档案,开发二级医院档案信息资源,依托《档案借阅制度》,严格执行借阅人填写查阅登记手续.对于查阅重要内容的档案材料须经档案形成部门负责人、主管领导及院长办公室主任批准后,方可查阅手续,更好地为医院的各项工作提供服务,这是医院档案规范化管理的管理手段.
3.加强档案的安全管理是二级医院档案规范化管理的重要保障
档案管理人员必须认真执行《档案法》及有关保密管理规定,增强保密观念,遵守保密制度,尽职尽责地做好档案的安全和保密工作.严格执行《档案借阅制度》和《档案保密制度》,确保档案资料的不散失、不泄密.医院《档案安全保密制度》明确规定：档案管理人员必须严格执行档案查阅制度,履行借阅登记手续和借阅审批手续.未得到主管领导批准不得擅自借阅.来人查阅档案要在档案人员的指导下查阅,不得个人自行查找,归还档案要检查是否完整无损.这是医院档案规范化管理的行为准则和重要保障.
三、加强二级医院档案规范化管理的措施
1.加强对档案员专业知识的培训,是规范化管理档案的必要条件
要对二级医院的档案进行规范化管理,提高档案人员素质,就要对各部门的档案员进行档案专业知识的培训.根据医院对各部门档案的归档要求,在每年年初对档案员进行档案基础知识的规范化培训.提高档案员对档案管理工作的素质和管理水平,使档案管理意识得到提升,促进医院档案规范化管理.
在二级医院人才培养方面,将档案人员特别是档案人员的素质培训和继续教育纳入医院的人才培养计划,使档案人员不断获取更多的档案专业知识,提高医院档案规范化管理水平.同时减少档案人员的流动性.掌握了专业的档案管理知识,就能够保证档案管理工作的顺利、高效、规范化地开展.
2.加强二级医院档案制度的落实,是规范化管理档案的要素
医院的《规章制度汇编》中制定的关于档案管理的各项制度和责任制,是作为日常指导、管理医院档案工作的依据.有了制度,没有严格执行和落实,比没有制度更加可怕.所以要在健全制度的基础上狠抓科学有效的制度落实.医院必须建立和完善档案规范化管理的培训教育、引导机制；必须制定对违反规则的处罚措施,并严格落实.正所谓无威不足以立规,不惩无人守规.所以,对于那些无视制度、不守规范的人要严惩不贷.首先二级医院领导及档案员要统一思想、周密部署.为档案规范化管理的开展定期召开专题会议；同时要定期对相关文件进行了梳理,并以医院档案领导小组的名义开展档案督查活动.其次要深入督查、查找问题.医院档案领导小组成员和档案员要认真学习相关的制度规定,切实从工作中查找问题、分析原因、解决问题.第三要让问题科室及负责人按照医院档案管理的规章制度,对问题科室及负责人进行相关的惩罚,督促其整改落实.第四要建章立制、巩固提高.针对督查整改活动中发现的漏洞,医院要进一步建立健全抓制度落实的长效机制,确保制度落实到实处,为医院档案的规范化管理打下坚实的基础.
3.规范化管理二级医院档案,促进档案资源的开发和利用
随着医院综合建设的不断进步和管理工作不断完善,档案管理工作已由过去的不被重视、管理薄弱,正逐步走向规范化、制度化、科学化,目前已成为医院管理工作的一个重要组成部分.只局限于档案的被动利用,不注重档案利用价值的信息反馈和档案价值的时效性,反映不了我院工作的全貌,不能主动提供利用档案.
然而,我们仍然要看到,档案管理Ë 16;为医院基础管理工作中的一个重要组成部分,作为一项基础性、服务性工作,在医疗、教学、科研等活动中的作用日益突出,我们要善于利用档案的为医院服务,绝不是走形式、做样子,开发利用档案资源,挖掘档案潜力,用实际工作证明开展档案工作的必要性,编写单位的发展史,宣传单位职工的先进事迹,弘扬医院文化精神,当好领导的决策咨询参谋,积极为单位科学决策服务.
4.规范化管理二级医院档案,促进医院发展
随着医疗改革的不断深化,在以医疗为中心的医院管理中,档案工作逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化,成为医院管理工作的一个重要组成部分.为了适应医疗改革的要求,有效服务于医院管理及各项工作,我院档案工作部门不断从医院工作性质入手,以服务于我院全面工作,为提高整体水平,促进医院的自身发展,让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量等方面发挥重要的作用.