本站原创[关 键 词]秘书,人际关系,原则
在人类文明飞速发展的浪潮下很多职业的特点都发生了微妙的变化,当然这些变化的职业中也包括秘书,秘书以不再是单纯的端茶倒水的角色,现代秘书的工作重点由相对单一的事物服务转变为事物与参谋并重,其工作方式也变得更主动,而秘书处理人际关系的能力又决定其收集信息的质量和数量,因此能否处理好人际关系已经成为评价秘书的重要标准之一.
人际关系是指社会成员中人与人之间相互作用相互影响的关系,具体表现为人们彼此之间的心理相容度和情感靠拢度.在人际交往中彼此之间加强了解增进信任,增强整个团队的凝聚力,实现团队利益的最大化.秘书人员拥有良好的人际关系有力于其工作的展开,这样可以营造一个良好的工作氛围,使整个团队充满活力,既提高了工作效率又可以使工作的人心情舒畅,这样的结果是任何团队领导都希望看到的,这就要求秘书人员能够积极正确和谐地处理好人际关系,坚持必要的原则.
一、坚持广泛性的原则
秘书的人际交往是多层次的,需要同社会中形形色色的人打交道,这种交往会辐射到工作中的一切领域,其中包括秘书人员与上级的联系,与同事的联系,与下级的联系还包括不同利益集团之间的联系.秘书人员的人际关系没有强烈的主观色彩,这是其工作的职责决定的.领导因分工不同,性格、修养、学历也存在着差异,这就要求秘书人员具备一定的沟通能力这样才不会使信息在沟通中出现偏差,将上层的信息准确无误及时地传达到下级.在上报的时候要把信息客观准确全面地汇报给领导.在现实生活中,往往存在上下级对同一问题的观点、态度和解决问题的战略、战术上都会存在差异,这时秘书需要做的就是缩小分歧协调关系,找到切合点让自己成为上下左右联系的枢纽和信息中心,这就要求秘书人员能够处理好其中的各种关系,储备丰富处理人际关系的技巧.
二、坚持真诚和宽容的原则
真诚是建立人际关系最基本的要求,秘书在人际交往中“诚而有信”会得到组织领导的信任,同时也会赢得他人的信任,从而更好地发挥自身价值.因为秘书工作的特殊性,在工作中时常会和同事产生误会,甚至是小的摩擦,如果处理不当会使矛盾升级造成不必要的危害,这就要求秘书人员拥有“海纳百川”的胸怀,用真诚和宽容去打动对方,当然宽容并不代表无限容忍,要以整个团队的利益为重,那些只顾蝇头小利而吃不得半点亏的迟早会被同事疏远,而在个人利益上做一点牺牲往往会取得意想不到的良好结果,这样换来的是良好的人际关系和工作环境.坚持这一原则的最好方法就是微笑待人,微笑是友善的信号,它会为你赢得良好的形象,让你更具有亲和力,在同事之间建立一个和睦的气氛,这样也能够树立团队良好的形象使交际变的更加容易.
三、坚持谨言慎行的原则
办公室是一个敏感地带,秘书身处其中要尽可能的观察周围同事是如何做事的,尽自己最大的能力做好本职工作,切忌言语张狂、口若悬河,即使你十分健谈也要克制自己,言语颇多可能会无意中出语伤人,也会给人一种不谦虚不稳重的印象.你的言谈举止是否适度决定着人际关系交往的成败.有时只做听众会让你的判断更清晰准确,少说或者不说会让你处在更有利的境地.秘书人员经常会临时扮演领导的角色,你的个人行为有时并不只代表你自己,不要做会被别人抓住把柄的事情.你的言行是他人评价你的依据,也是领导、同事是否认可你的重要标准.因此秘书人员必须时时注意言语恰当,事事注意举止适度.
四、坚持尊重他人的原则
尊重他人是秘书人员优秀品格的表现.真心的关心和帮助他人也是处理人际关系的关键所在,用爱心和同情心去帮助需要帮助的人,缺乏爱心和同情心你就很难真正地认识和理解他人,这样也就无法做到和睦相处.当同事遇到困难的时候你要真诚地去帮助他,特别是那些与你有过分歧的同事,你表现出的高尚品格既赢得了他的尊重也会使你自己更具人格魅力,这也是化解人际关系矛盾的有效方法.如果有一天你遇到了麻烦别人也可能会帮助你.在办公室中不要妄加指责和批评同事,做到“对事不对人”,不在他人面前议论自己的同事.秘书人员在与同事交际中不要认为自己每天在领导身边转自己就比别的同事更有优越感,甚至是轻视他人,即使有时是无意的也会伤及他人的自尊,这样会影响到双方的人际交流.尊重往往会在细微的小事上体现,如一个迎送,一个问候等.每个人都希望得到尊重,只有你尊重别人才能赢得别人的尊重,这样就会为你的人际关系平台打下坚实的基础.
五、坚持全面提高自身素质的原则
建立良好的人际关系需要秘书人员自身拥有较高的整体素质,这样才能为优秀的人际关系纽带提供便利的条件.整体素质既包括业务素质更包括道德素质,突出的业务能力会让你赢得大家的认可,崇高的品格会让你更容易与人交际.在这里主要强调秘书人员的沟通能力和组织协调能力,这两方面能力会直接影响到人际交往.沟通是人与人之间交往的桥梁,也是人际关系形成的基本条件.秘书人员在上传下达中是很有讲究的,多一句话或者少一句话在听者那里会产生不同的效果,这就对秘书人员的语言功底有较高要求,其中的尺度拿捏和分寸把握需要在实际工作中慢慢积累.组织协调能力实质上就是管理水平,秘书人员拥有较高的组织协调能力,调节关系,统一步调会提高团队的工作效率,使整体工作能够流畅的运转,培养大家的团队意识和全局观,这就要求秘书人员不断地提高自己的综合素质.
良好的人际关系是人类文明的重要标准.每个人都有属于自己的人际关系,这些关系或多或少地都会有一些交集,彼此之间构成一张巨大的网,你的能力有多大这张网就有多大.秘书人员就要让这张网不断变大,保持这张网的连接是畅通的,并且保证它不会轻易被破坏,但是要记住不要被这张网把自己的灵魂缠住.
收稿日期:2010-09-26□
(编辑/丹桔)