计算机信息技术在城建档案管理上的应用

摘 要：城建档案对城市建设和社会发展有重要作用,传统管理模式无法将城建档案的作用充分体现.采用计算机信息技术,城建档案管理水平能得到有效提升.本文就计算机信息技术在城建档案管理上的应用进行探讨分析.

关 键 词 ：信息技术；城建档案；管理；应用；计算机

中图分类号：TP391.44

我国城建档案管理工作起步晚,发展年限短,其中很多方面存在弊端,这些弊端制约了城建档案在城市建设和社会发展中发挥作用.近年来,计算机信息技术的普及应用为城建档案的发展提供了契机,计算机信息技术所能实现的先进功能可以成为城建档案管理的强大助力,促使城建档案快速发展.

1.计算机信息技术在城建档案管理上的作用

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料.城市建设档案具有很高的科技含量,与直接、现实的生产力、经济效益和社会效益联系密切.城建档案计算机信息化建设,是运用计算机技术,将传统的档案管理模式转变为现代化模式,即以面向档案实体保管为重点的档案管理模式转变成以档案实体数字化信息形式向社会提供服务为重心的现代化管理模式[1].

1.1 计算机信息技术使城建档案管理系统化

科学的计算机信息系统能够包含全部的城建档案资源和信息,可以涉及城建档案资源管理的全部范畴.而且,该系统还能与生产和财务系统联系起来,系统的集成保证了数据的统一.因此,计算机信息技术可以使档案管理系统化,并在此基础上增加数据的存贮容量和使用价值.

1.2 计算机信息技术使城建档案精细化

在城建档案资源中引入信息化技术,把城建档案资源以电子数据的形式分门别类保存起来,查询使用起来更为方便.在现实档案库中繁杂的城建档案资料类别不明显,分类并不精细,存贮也或有偏差,查找使用起来会有困难.通过电子信息方式的录入,该类档案的各方面信息均可被检索到,可以作为多方面数据分析,作用发挥的就更加全面了.城建档案信息的这种改变使其具备了“战略性质”,除了传统的服务性质外,参考性作用也显现出来,这对城市发展建设很有帮助.

1.3 计算机信息技术拓展了城建档案资源的开发范围

由于存贮及传递技术的限制,传统城建档案管理资源的开发对象主要是已有的图文资料和较易获得的小范围资源.采用电子信息技术后,可创建强大的城建档案信息管理系统,在时间和空间上,城建档案管理都将获得较大突破,并且城建档案的服务性和作用也能增强.

2.城建档案计算机信息化建设

2.1 城建档案计算机信息化设备配备

城建档案计算机信息化建设必须配备相应的设施,在整个过程中投入最多的环节就是软硬件系统,该设备是最为基础的设施,它是档案信息化建设不可缺少的基本条件,档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础是建设数字城建档案馆的有形部分.硬件系统方面需要有计算机及必要的网络设备、扫描仪、数码照相机等,才能适应了网络化和数字化城建档案管理服务的需要[2].在软件系统方面需要具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能,并且能够覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节；具有良好的实用性、通用性及可扩展性.

2.2 城建档案电子信息系统建设

城建档案电子信息系统主要内容包涵：目录数据库建设工作、构建城建档案基本数据库、城建档案数字化、电子城建档案管理,结构设计要符合检索优先的原则,以DBF文件格式或通过XML及其它通用格式文档进行数据交换,并具备安全、合理、高效、灵活等特性,各种不同类型的城建档案数据,其文件格式均要尽量采用通用文件格式[3],如文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、I格式；音频数据采用MP3、W等格式.

（1）城建档案电子信息目录建设.目录建设是城建档案信息系统建设的首要步骤,为的是提高城建档案资源的效率和质量.我国城建档案信息化建设规划和实施纲要中指出：要逐步实现全国城建档案馆全部馆藏档案的计算机检索,继续开展并加快城建档案目录数据库建设,重要档案、使用率高的档案实现文件级计算机检索.因此,区域城建档案电子信息系统建设时除了根据各地城建档案管理需要按建立城建档案信息目录、及时更新目录数据外,还要逐步实现城建档案信息在互联网上的查询检索[4].

（2）城建档案电子信息数据库建设.构件城建档案电子信息数据库的方法有很多,其中常见的有收录现有的电子城建档案、将声像档案进行数字化转换、摘录文字信息、扫描已有的城建图纸和文件等等.数据库构件过程中可应用先进的计算机新型技术,比如地理信息技术.该技术采用地理模型分析方法,实时提供多种空间和动态的地理信息,将表格数据转换为地理图形显示,真实反映城市建设信息的空间分布特征,可作为城市规划设计的重要依据,对城市可行性发展大有裨益.地理信息技术是数据库建设中可应用技术中的一种,多种计算机信息技术的联合应用使城建档案电子信息数据库具备安全、合理、高效、灵活等专业特性.

为了提高城建档案电子信息系统的应用效率,管理人员可以将数据库分类管理.具体类别可为基础地理信息档案、重要竣工项目档案、城市规划方案、地下管线综合档案、规划审批成果档案、音像档案等,在数据裤建设初期就这样分类的话,能够提高档案录入的精准度,同时这样做还为以后档案查询打下坚实的基础.

（3）城建档案电子信息数字化建设.城建档案实现信息化,需要将现存纸质资料、音像资料进行数字化转换,通常采用的是人工录入或扫描录入的方式,转换后的信息计算机才能识别和处理,这是一项繁琐的工作,而且工作量会很大,需要管理部门投入较大的人力和物力.因此,城建档案电子信息数字化建设中,管理部门可根据单位的经济实力和具体需求,有选择进行档案资料的数字化转换.首先选择珍贵城建档案和高使用率的城建档案进行数字化转换,之后再城建档案电子信息系统使用中逐渐实现所有城建档案的数字化.

（4）城建档案电子信息管理.城建档案电子信息管理人员重要工作内容是监督与指导城建档案电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档全过程,保证存入数据库的城建档案的质量,不仅确保这些资源真实、完整、有效,还要保证档案资源的价值,不筛选的全部城建档案保存策略不仅无意义而且不现实.随着城市改建和技术发展,城建档案电子信息数据库会遇到迁移、升级的情况,管理人员另一重要工作是确保电子信息数据库在以上过程中完整保存,这些是城建档案电子信息管理人员基本工作内容.除此之外,管理人员还仍当积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究,制订电子城建档案管理新办法,优化城建档案电子信息化模式.并且放开区域性城建档案信息化的限制,开展网络环境下接收、传送电子城建档案的试验工作,逐步扩大城建档案电子信息化范围.城建档案电子信息系统涵盖范围的扩大和数据库数据的增多,都将提升城建档案在城市建设和社会发展中的作用.

综上所述,城建档案管理中应用计算机信息技术是城市发展和社会进步的共同需要.同时,城建档案计算机信息化建设不单单是现代技术的简单应用,而是一项综合性的战略工程.若想计算机信息技术在城建档案管理中真正发会作用,从设备配备到电子系统完成需进行一系列科学规范的建设,方能达到城建档案快速发展所需要的效果.