本站原创摘 要
随着科学技术的进步,计算机技术的应用越来越广泛,几乎渗透到人们生活的各个领域,对人们的工作和生活产生重大影响.档案工作中的信息量大而且繁琐,利用计算机技术对其进行管理可以有效提高档案管理的效率,但是在使用过程中也存在一定的不足.本文将针对计算机技术在档案工作中的重要性,对计算机技术在档案工作中的应用及发展进行探讨.
【关 键 词 】计算机技术 档案工作 应用 发展
随着社会经济的发展,信息时代已经到来,档案管理也在逐步走上信息化管理的轨道.计算机技术在档案工作中的应用,提高了档案管理的信息化程度和工作效率,对档案工作的开展具有重要意义.档案工作中应用计算机技术,在起到相应作用的同时,也具有一定的不足,在应用过程中要趋利避害,促进计算机技术在档案工作中的应用及发展.
1.计算机技术在档案工作中的重要性
档案管理工作任务十分的艰巨,由于信息量巨大,在储存和索引方面如果没有有效的管理,将存在很大的难度.传统的档案工作主要采用人工管理,管理难度大,工作效率低,计算机技术具有集成化特点,特别适合应用在信息量巨大的档案管理工作中.计算机技术和网络技术是信息化时代的产物,对人们生活产生巨大影响,将计算机技术应用到档案工作中,提高了档案管理的信息化水平,使档案管理的整体水平得到有效的提升,也符合信息时展的需要.
2.计算机技术在档案工作中的应用
2.1 在档案工作中应用计算机技术的优势
索引检索速度快.计算机技术在档案工作中的应用,最明显和突出的优势是提高了索引检索的速度,利用计算机技术,只要将档案的编号、目录等重要信息录入电脑,在需要时输入相关的信息就可以快速的查询到所要找的档案资料,方便快捷,为管理者和使用者都节省了时间.
存储量大,节省空间.传统的档案信息多采用纸质进行管理,纸质的档案在存储时会占用大量的空间,检索速度也慢,已经无法满足档案管理工作的需要.随着时代的发展,档案形式也不再只是单一的文字,图片、声音和视频资料不断涌现,需要新的载体对信息进行存储.计数机技术的使用解决了这一难题,海量信息的存储只需要通过一张或几张光盘就可以完成,提高了存储效率,同时也大大的节省了存储的空间.
档案收集时间减短.在档案管理工作开展之前,一定要先对档案信息进行收集,这是必不可少的前期准备工作.人工手动收集的速度十分缓慢,极大的影响了档案管理的工作效率,应用计算机技术可以将档案收集的时间有效的缩短,提高档案收集的工作效率.在利用计算机技术对档案进行收集时,可以对纸质的档案进行扫描,将其转化成电子形式的档案,然后利用计算机网络传输到档案数据库中进行存储和管理.
统计效率的提高.对于档案的统计包含两个方面,一方面是档案的基本状况统计,另一方面是关于档案利用情况的统计.传统的档案统计方法主要是利用人工进行操作,但是这样做既浪费时间又浪费精力,应用计算机技术可以对档案的各种情况进行快速准确的统计,迅速得出结果,大大提高了统计的效率.
2.2 在档案工作中应用计算机技术的不足
资源共享困难.利用计算机技术对档案进行管理,要使用计算机软件,但目前的档案管理软件种类繁多,而且在功能、格式、使用方法等多方面都存在较大差异,很难直接进行资源的共享.而且这些档案管理的软件功能都不是很全面,在档案管理的某个环节时还是需要人工的辅助,这大大降低了档案工作的信息化程度.
档案管理人员的技术水平有限.虽然计算机技术的应用已经很普遍,但还是有一些档案管理人员对于计算机技术的掌握不是很熟练和全面,在档案工作中不能很好的利用计算机技术进行档案收集、存储和检索,降低了工作效率.由于档案管理人员的计算机技术水平的不同,使得计算机技术并不能得到充分的利用,阻碍了档案管理自动化的进程.
前期工作量大.在利用计算机技术对档案进行管理时,要将纸质的档案通过设备转化成电子信息化的档案,要么采取人工录入的方式将档案信息录入电脑,要么对档案进行电子扫描再转化成文本或者直接进行图片保存.
信息安全问题.利用计算机技术和网络技术存在着一定的信息安全问题,电子信息的存储通常都是利用数据库,一旦系统出现问题,可能造成数据的丢失,而且有些是不可恢复的,将会造成巨大的损失.
3.计算机技术在档案工作中的发展
计算机技术在档案工作中得到广泛的应用,并且起到了十分积极的作用,在计算机技术为我们带来便利的同时,我们也应该看到在应用中存在的问题,在今后的应用过程中,要针对这些问题进行积极的改进,促进计算机技术在档案工作中的有效应用和发展[4].
首先应该加强对于档案管理软件的开发,今后的档案管理对于计算机技术的应用将更加广泛,要在软件功能、格式、操作方法等方面进行大力开发和研究,提高档案资源共享率,使软件功能更加全面；强化对计算机档案管理的体系建设,建立科学系统的计算机档案管理模式和标准,对档案管理人员进行计算机技能的培训,提高计算机档案的管理水平；提高计算机档案管理系统的稳定性和可靠性,尽量减少由于故障或载体损坏对数据造成的损失,提高信息的安全程度.
4.总结
档案管理工作是一项巨大繁杂的工程,计算机技术的应用为档案管理工作提供了很多便利,提高了信息收集和管理的效率,但同时我们也应该重视计算机技术在档案工作中应用存在的问题.加强对计算机技术的开发与利用,强化档案管理的计算机应用水平,提高档案管理的信息化程度,促进档案管理工作的顺利开展.