计算机档案管理的安全保护措施

摘 要：当前计算机技术在各个行业得到了广泛的运用大大提高了工作效率,它的出现也改变了传统的档案管理模式其具有的方便性和实用快捷性是其他技术无可比拟的,但与此同时伴随而来的信息安全问题也对计算机档案管理提出了更高的要求,通过采取一定的安全技术措施提高计算机档案管理的安全性是十分必要的,通过与工作实际相结合,归纳总结出了一些在计算机档案管理中可以采用的安全保护措施.

关 键 词 ：计算机档案管理；安全保护；措施

中图分类号：TP309

计算机档案管理是以对数据库的管理为基础的,通过数据库能够实现对档案信息进行实时存储和调用查询等操作.数据库的安全性对档案信息的安全保护具有决定性的作用.因此在计算机档案管理安全维护工作中重点是对数据库系统的安全保护,防止档案数据信息的损坏、丢失和泄露等问题的发生.

1.数据库的安全保护

档案中所包含的各种信息之间都会具有一定的相互对应的关系,它们在内容上会具有一致性的特点,这主要是通过档案的编码顺序与其所代表的含义以及档案卷宗与存放分类等体现出来的.档案的这些具体信息在被编辑到数据库信息系统后同样需要相互间建立起相应的逻辑关系,计算机的数据序列就是依靠数据信息和它们之间的逻辑关系构建起来的.在基础数据信息准确的情况下,逻辑关系的正确性决定了数据库的安全稳定性,而这些逻辑关系包含了数据库内部设定的索引以及计算机档案管理信息系统中存在于各个数据之间的相互约束,对它们进行合理的设计是建立数据库的核心工作,但很多逻辑关系并不是计算机档案管理人员所熟知的,它是由软件的开发设计者进行设定的,在正常运行环境下能够很好的工作,但是一些时候计算机会突然出现故障,导致正在进行的数据库处理进程中断引起数据逻辑关系的紊乱,这时可能造成数据结构被破坏,而操作人员根本不了解数据库的结构设计形式,也不知道如何进行数据调试,造成错误后极易被忽视.因此需要在专业人员进行软件设计时进行一些改进,在异常情况发生时要能自动对数据库进行保护,保证信息数据的可靠完整性,从而有效地保护好档案信息数据.

2.优化数据备份提高安全性

很多情况下电子数据信息都处在危险的状况下,像外部侵入攻击、操作人员的误删、文件的替换覆盖、数据操作权限的漏洞以及一些人为因素的硬件损坏等都可能对电子档案数据造成毁灭性的破坏.对档案信息数据进行备份存储,能够有效应对意外情况的发生.

计算机数据的备份是间隔一定的时间对数据库的全部信息拷贝保存,它可以有效地防范数据的损坏和丢失.对档案数据的备份有多种实现形式,但采取不同的形式其成本的差异也较大,这对不同类型的档案管理工作可以结合实际的情况选择适合自身需求的数据备份设备.成本相对低廉的数据备份包括硬盘数据备份和光盘数据拷贝等,将档案数据存储在这些媒介中定期的对其进行更新,这种方式操作简单、成本低廉,但是信息储存的容量有限,需要人工手动进行操作,不能做到实时动态的数据备份,比较适合一些小型的档案管理部门采用.对于档案信息量大且更新速度快的档案管理部门而言则需要存储量大能够实时备份数据信息的存储设备,这样的档案部门采用磁盘阵列技术较为合适,它对备份数据的备份是自动进行的,并且可以实现对重要数据的双备份,能够极大的保证数据的安全性.在针对一些特别重要的档案管理部门对数据的备份可以采用双机热备份的形式,它既可以可靠地保证数据的备份,同时还可以将备份的数据与服务器直接相连保证数据的实时稳定传输.这种技术的实现是通过两台计算机同时进行服务并彼此进行实时监控,其中一台出现异常时另一台会迅速投入服务保证档案信息数据的不间断传送,这种方式在服务性能方面是比较好的但是其成本则相对较高.

3.计算机网络安全防护

在将纸质的档案信息转化为互联网电子信息后,档案信息就处在极易受到网络入侵的环境中,无论是对档案信息的篡改还是删除都将会造成严重的后果,影响档案管理工作的正常进行,而且当前网络上更是无处不在,要做好档案信息的安全保护工作就要积极排查系统内部计算机网络的各种可能的安全漏洞,采取切实有效的措施积极防范病毒的入侵,在计算机档案管理信息系统中要对计算机档案信息网络的访问权限进行严格的管理,对不同工作人员的工作内容和操作的权限进行严格的界定,实现不同层级的人员能够获取的信息量也不相同,使工作人员在操作中无法触碰自己工作不需要涉及的信息能够更好地保护档案信息,通过这种形式的系统设计在保证工作人员正常工作的同时减少了无关信息的发送量可以有效地减小,系统的信息传输压力,工作人员在进行档案数据信息处理时在网络系统上建立信息反馈,将工作人员的操作与规范进行对比实现操作规范性的网络实时监控,在发现各种不规范操作如越权操作时及时进行预警,从而时工作人员及时改正,保证档案信息的安全,同时也要进一步加强对计算机档案管理的工作人员的安全管理培训和监管,提升他们的管理水平在工作中发现异常情况时能够积极应对和解决,保障档案信息的安全.

4.加强计算机档案安全的法律保护

在保护计算机档案信息安全方面离不开相关的电子信息安全防护法律法规,通过制订配套的安全保护法规,并在实施中切实执行可以更好的保护计算机档案的安全性.针对保护计算机档案信息管理的安全性,需要先进的技术手段与良好的管理方法,同时也应当通过法律法规的形式来对其进行严格要求和规范.通过运用法律的约束力来防范和制约对计算机档案信息破坏行为的发生,保证计算机档案信息和网络系统的安全可靠.在进行信息网络的规划设计建设中,在开展档案信息网络的管理与维护工作时,规范网络信息安全性方面,用计算机实施违法犯罪行为的监管以及对电子档案信息文件的合法地位都需要通过法律法规的形式进行规范和明确,并严格依照立法进行实施,长期持久的对计算机数字化犯罪行为进行打击,通过配套的法律法规体系的建立和完善,最终努力实现计算机档案信息管理的有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的良好局面.同时在完善法律法规的同时还应当做好相应的法律法规宣传普及教育活动,让人们都能积极关注,运用法律武器保护好自身的合法权益不受侵犯.虽然现阶段我国在计算机档案保护方面的法律法规体系还不够健全,整个社会在计算机档案信息方面的法律意识较为淡薄,但是通过不断的发展和完善充分利用好诸如广播、电视、报纸、讲座等多种途径来加强涉及计算机档案安全保护相关的宣传教育活动,在整个社会培养并提高全民的档案安全法律意识,实现计算机档案信息的安全保护.

以上对计算机档案管理中的安全保护措施进行了分析和阐述,在管理实践中要想真正保护好档案信息数据的安全必须采取多种多样可行的措施来保障,积极投入适当的人力和物力资源,不断引进新的管理技术和先进设备,增强操作人员和管理人员工作的安全保护意识,才能收到更好的效果不断地提升档案管理安全水平实现计算机档案的优质管理.