本站原创摘 要 《涉外秘书实务》是高职院校文秘专业的重要课程,本文通过笔者的教学经验以及市场调查具体分析《涉外秘书实务》课程建设的方法和步骤.
关 键 词 《涉外秘书实务》 课程建设
中图分类号：C931.46 文献标识码：A
1研究背景
职业秘书是现代化企业保持正常运作的必要岗位,其岗位职能要求也随着现代企业的变革、产业结构的调整、涉外企业和机构的兴起而产生了显著变化.根据中国文秘教育网的统计,文秘专业的开设可谓是遍地开花,全国各类本科、职业高等院校、民办技校等均有涉及,其专业方向和种类多达60余种,常见的方向有：涉外事务、国际商务、商务英语、商务日语、对外贸易、新闻传播、公共关系、开发策划、财务管理、人力资源管理、电子商务、酒店商务中心管理、餐饮休闲、民政办事、会展、司法、医务、家政、铁道等等,涉及的领域遍布各行各业,人才市场细分的趋势日益突出.这都昭示着文秘人才的培养需要朝着行业化发展,单一的教学模式已经不能满足市场岗位的能力要求.
2对秘书职业能力要求的市场调查
文秘专业的课程内容素来以三大块为主：办文、办事、办会,至今依然是所有开设秘书专业的主干课程,如《秘书学》《秘书实务》《秘书写作》《办公室管理》等等.行业化的趋势也要求这类课程必须体现出行业特色、职业优势.高职人才培养目标即培养应用型、技能型、复合型人才,能够一出校园即刻上岗,专业课程的内容必须与岗位工作内容相衔接,行业及领域的专业技能需要在课程中有所体现,成为能力培养和技能训练的主要内容.为了探究目前企业对文秘人才的需求情况,针对高职生毕业就职的主要岗位群,我们面向接收文秘专业实习生以及向高校招聘秘书岗位的企事业单位进行了初步的意向调查.调查以广西区内的中小型企业为主,大体情况如下：
（1）接受调查的单位70%为民营企业,设有秘书、助理、文员、专员、顾问、接待、等文秘相关岗位,岗位用人在1-5人之内,不少小型公司（办事处）对文秘人员的需求1人足矣.
（2）小型民营企业对于文秘人员的要求还处在“办事员+打字员+”的程度,故学历水平要求也不高,“接地气”、能用、够用即可；专业性要求较强的机构,如法律办事机构、展会服务中心则表示技能专精型（如速录）人才相对稀缺,求职量大但能够胜任岗位工作的很少.
（3）在专业技能方面,企业普遍希望加强秘书人员人际沟通、组织协调、公文写作等方面技能；对于秘书人员的外语水平,要求能够达到交流的效果即可,对办公自动化能力则要求精通office软件,打字快捷,能够熟练操作各种办公设备,处理文档、电子表格、电子邮件等.
（4）企业普遍要求持证上岗,拥有职业资格证是高职学生专业能力的证明,文秘专业对应的秘书（涉外）资格证应是毕业生在完成学业之后的成果之一.除了秘书证之外,人力资源管理资格证、速录师资格证、会计从业资格证及外语方面的证书也是大部分企业所看重的.总的来讲,就是要一专多能,综合性业务秘书是中小型民营企业最为亟需的,除了文秘专业知识技能外,还需具备专业外相关领域的基础知识.
（5）在秘书的各项业务能力方面,除了行政办公、办文办会外,接待、活动策划、组织能力尤其受到重视,秘书人员面对的不仅仅是办公室内的事务,更多的单位希望秘书更应熟悉商务运作流程,加强和提高公关策划及管理能力.
（6）“境外秘书”稀缺,在就业调查当中,有不少境外企业希望能够从国内招聘文职人员,需要具备秘书职业能力和基本的外语听说能力,具有外事外务知识,还需要具备在境外工作和生活的心理准备.这类企业表示,这类岗位非常乐意从高职文秘学生当中挑选,但遗憾的是,极少能有人达到用人要求.
鉴于此,我们以《涉外秘书实务》及其实训课程为例,探讨在市场行业竞争环境下,如何在实践教学体系中进行课程建设,突出职业核心能力.
3《涉外秘书实务》课程建设理念和思路
《涉外秘书实务》是文秘（涉外秘书方向）专业的核心课程,属于专业必修课性质.课程包含理论教学和实践教学两部分,引导学生认识秘书的职业特性,掌握秘书礼仪、日常接待、涉外礼宾接待、事务、行政办公、会务工作、办公室管理、商务活动策划、商务差旅、信息工作等业务知识和相关技能.课程定位为培养学生职业意识和能力的专业核心课程,塑造学生对秘书角色的认识,加速对秘书角色的转变.目前高职院校秘书专业课程普遍存在大、泛、混的情况,即教学内容不贴切实际,且与实际工作情况有所偏差,且分类过散,导致课程重复.在此基础上,可对主干课程进行整合,调整课程结构,将秘书职业能力具体体现在各个模块的知识点上.《涉外秘书实务》其实就包含了《秘书学》《商务礼仪》《秘书写作》《办公室管理》《商务沟通与客户服务》《演讲与口才》等课程的相关内容,对秘书基础知识和专业能力的训练在这门课就足以体现.就高职教学而言,与其设置过多的主干课程,将知识点和技能点过度分散,不如将重点整合到一门课程当中来,以模块来划分其知识点,在进行技能训练的同时也能够对其环节在实际工作过程和结构中的所属地位和重要性有所了解,如“接待工作”这一模块,就是一个完整的秘书典型任务,其中包含接待原则、接待内容、接待中涉及到的商务礼仪、涉外礼仪、接待方案的撰写、接待活动的设计、接待进行当中的沟通和组织安排等等,把这些部分以整体任务来展示,更能切合实际.
因此,对该课程的建设重点即综合秘书专业能力要求,结合秘书职业资格证的考证内容,以工作过程为导向,教学内容体现工作内容,将各项技能训练用以模块化、任务化、情境化,融入基础知识点和专业知识点,在达到锻炼秘书专业能力的同时,拓展延伸其他职业能力（如公共关系、商务策划、办公自动化等）和社会能力素养（察言观色、吃苦耐劳、团结协作、人际协调、服务精神等）,建设起“岗―证―课”一体的课程体系,使学生通过本课程的学习达到秘书职业能力资格的认可. 4《涉外秘书实务》课程建设内容
4.1对应各岗位群的职业能力要求进行课程内容设置
按照秘书等级划分,可以将秘书的职业能力与目前常见秘书岗位进行对应：
如图所示,主要业务的变化也体现出对秘书职业能力要求的提高.在大部分中小型企业当中,秘书更多时候既是前台,又是经理助理,所以需要对从小到大的业务都进行了解和掌握,这也可在课程内容当中体现为初级秘书到高级秘书循序渐进的过程.可以将秘书的重点职业能力归纳为：行政办事能力（行政办公、文件流转、日程管理、日常服务）、文书档案管理能力（各类文书写作和档案管理）、协调与组织能力（接待、会务、商务邀约、业务沟通）,并将这三大基础能力细化为以下工作任务：日程管理、办公室管理、业务、接待工作、会务工作、差旅服务、商务活动策划等.
4.2以工作过程为导向,设计学习任务情境
任务式教学教学法对于训练技能类课程可以起到立竿见影的效果,通常与情景教学、情境教学相互配合,将学生的“学”和“做”结合在一起,把工作过程中的各个环节分解到任务当中,设置具体真实的工作情境,使学生自觉主动转变角色.课堂即是工作场所,教学内容即是工作任务,设计实训项目卡,学生通过执行任务到完成任务这一过程掌握必备的职业技能.
情境任务环节的设计要求是：综合多方面技能,要求说、写、做合一,写出来的东西要能够运用到实际中去,如商务接待模块,任务设计中就需要包含策划设计、拟写文案、协调沟通、信息采集、商务礼仪的内容.在主情境基础上,下分有一个个的子情境,对应不同能力的训练,如：
4.3制定和调整课程标准
课程“一体化”在高职教育研究同点就是能够将课程内容反映到工作内容上来,每个教学环节和课堂活动环节能够结合在一起,共同实现教学目标,体系化、结构化、标准化.这需要对课程标准进行调整和制定,打破书本章节的界定,将每个知识点技能点重新组建,对应职业能力要求,制定相应的能力目标和素质目标,课程标准与秘书岗位标准相对应,以企业用人的标准去衡量学生对技能和知识的掌握程度.学习情境的设计为实现校内实训提供了教学内容,要体现学习情境的真实性,必须建立相对完善的实训机构,拥有专业实训场地和设备等物质支持.虚拟公司是最好的实战场地,班级可通过部门划分将每个学生安插到具体的工作岗位上去,轮流扮演公司中的每个角色,学会换位思考,合理安排工作.
制定本课程的学习目标：使学生掌握涉外秘书工作的主要内容、秘书岗位的能力和要求、资质与条件；熟悉行政办公流程,能够合理安排各项工作,提高办公室工作效率；掌握交流与协调的基本技巧,了解人际关系对于秘书岗位工作的重要性和必要性；具备一定的商务礼仪和涉外礼仪知识,能够进行业务、接待工作、会务工作；合理、得当有效地为上司及部门服务；具备一定的商务知识,能够设计、组织相关的商务活动.素质目标：对秘书岗位有深刻的认识和认同感；理解并有志于秘书工作；具备良好的心理素质,能够承受一定的工作压力；具有敏捷的逻辑思维能力和较强的应变能力,有较强的责任心,对事物有一定的洞察力；能够正确看待和处理人际关系中的各种事务,掌握分寸,体贴、周到,恰到好处,善于与人交流；具备相当的社交礼仪和涵养；有服务企业、服务社会的实干精神；有企业归属感和认同感,能够为单位树立良好的对外形象,能够对本职工作制定系统的职业生涯规划.
4.4多轨并行――实践环节的渠道
课程实践可通过多种方式开展和进行,校内和校外并行、第一课堂和第二课堂并行、模拟办公与真实办公并行.校内实训主要依靠实训基地进行,通过制定实训任务书,下达实训教学任务,学生可在虚拟公司中通过完成情境任务来达到学习实践的目的.除了校内课堂教学,户外教学也是高职实践教学当中经常采用的办法,学校通过组织学生参观企业,邀请企业一线工作人员介绍业务、传授工作技巧来达到学生亲历工作过程的目的.第二课堂活动也为实践环节的实施提供了多种方式,商务精英大赛、速录比赛、文案设计大赛这类技能型较强的赛事都是锻炼学生的秘书综合能力的途径.此外,还可与社团活动相结合,成立秘书协会、速录协会等,与社会行业机构和组织保持联系,不定期举办讲座等各种活动,选派学生到行业机构进行岗位实习、考察,提供服务服务,如东盟博览局会速录工作、企业临时会务服务、大型团体接待工作等.校内虚拟公司在条件成熟且许可情况下,可转为真实的小型企业办事机构,以公司名义对外承担相关的秘书业务,如速录、礼仪、会务、赛务等,在锻炼学生职业技能的同时,达到高校服务社会的目的.
4.5改革课业考核形式
为了更加符合高职教育培养应用型、复合型、技能型人才的培养目标,专业课程的考核形式也应当更为灵活实用.取代单一的考试方式,可根据以下方面来全面考核学生：
（1）以证代考：硬件条件是学生职业能力和素养的直接证明,本课程内容对应秘书考证内容,为了提高学生毕业后的就业竞争力,考取职业资格证也应当成为学生是否达到课业要求的标准之一.
（2）商务活动设计：该项主要体现在毕业设计方面,这要求对毕业考核也进行相应改革,除了考核本专业学生的综合能力外,也将考虑利用学生的毕业设计服务于市场.具体的操作办法是：学生根据某个特定的商务活动要求,通过实地调查、搜集材料、任务分工、项目安排等,进行方案策划,为企业单位提供参考；毕业实习同毕业设计相结合；学生在实习期间,接受单位的具体任务,形成书面设计,并投入实施,由所在企业单位进行实施评价.
（3）制定素质学分考核制度：即通过学生在课业之外以本专业技能为社会企业服务的情况来对学生进行考核,由企业来对学生进行评分,不仅能够对学生达到考评的目的,还可借此采集到企业的用人标准,以此对课程设置进行应时调整,不断适应市场变化.
4.6与第二专业相结合
根据市场调查,秘书需要行业化发展,但文秘专业要包揽所有领域方向的知识技能显然是不太可行的,而在就业调查当中,又发现其他非文秘专业的学生应聘秘书、助理等文职岗位的也相当多,但是企业在用人时又会觉得非文秘专业毕业生的秘书职业能力达不到要求,而文秘专业毕业生在相关专业领域内（如外贸、财会、旅游等）知识缺乏.那么如何来解决这一问题呢?外语学习有第二外语、第三外语,那么职业技能也应当可与第二专业相结合,如在其它专业当中开设秘书方向、秘书模块,或是在选修课当中加入秘书实务类课程,鼓励有从事文秘类工作的其他专业学生选修,从而满足企业对秘书人员一专多能的用人要求.
参考资料
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