大学机构知识库组织管理问题

[摘 要 ]从三个方面论述大学机构知识库建设与应用中所面临的组织管理问题,指出为有效持续地发展大学机构知识库,应当明确和拓展大学机构知识库建设与应用的目标,加强行政管理和推行激励政策,注重调整相关部门之间的社会关系并对业务进行整合和重新配置等；认为健全组织管理机制,是保障大学机构知识库建设和持续发展的必要措施.

[关 键 词 ]大学机构知识库组织管理

[分类号]G250.7

当今,大学的各个部门和教师员工都拥有大量数字化教学和科研资源,却因为传统观念与技术手段的制约,不能很好地实现交流及共享.作为开放获取运动形式之一的大学机构知识库,无疑为这一难题的解决提供了很好途径.截至2007年8月初,英国Southampton大学建立的开放获取性机构知识库注册网站ROAR 0attrl：／／roar.省略／)上已有注册机构知识库919个,其中包括我国9个.2005年,美国网络信息联盟(theCoalitionforNetworkedInformation,缩写“CNI”)对13个国家的机构知识库进行了调查,调查报告指出英国和澳大利亚也都从国家层面鼓励本国大学建立机构知识库.从国内外发展趋势来看,将有越来越多的大学建立自己的机构知识库或者参加某个联盟机构知识库.大学机构知识库建设与应用的目的是挖掘、整合、保存和传播学校的数字化信息资源,它的建设不可避免地要面临许多问题,如,怎样促使学校积极建设机构知识库,怎样提高和保证信息资源获取与利用效率,怎样避免重复建设与资源浪费,怎样调整大学机构知识库与其他信息环境之间的关系,怎样保证机构知识库的持续发展等等.解决这些问题,除了完善必要的技术方案外,以下的组织管理问题是不能忽视的.

1　大学机构知识库建设与应用的目标定位

1.1　明确和拓展目标

目前的研究普遍认为,机构知识库在学术交流、学术成果长期保存等方面都能发挥积极的作用,有很好的发展前景.但在现实中,有相当多的大学还没有建设机构知识库,有些虽然在建设,但缺乏统一规划和协调,处于一盘散沙状态.这一状况无疑与大学领导层的决策有直接关系,而影响决策的关键因素之一在于机构知识库所显现出的直接作用,后者又取决于大学机构知识库建设与应用的目标定位.目前,国内外对于机构知识库价值的研究,更多集中在学术资源保存与交流方面.笔者认为,为了促进大学对机构知识库的投资与建设,一方面要强化其促进学术交流的功能,另一方面还应当开发大学机构知识库的科研教学管理与社会服务活动方面的价值.

机构知识库的雏形是2001年美国俄亥俄州立大学知识库,是为进行远程教育而开发的.SPARC高级顾问RaymCrow 2002年曾指出,机构知识库要解决两个问题：①改革学术交流系统.②有助于对大学质量进行评价.2003年,Cliford A.Lynch将大学机构知识库定义为：大学机构知识库是一个大学向其成员提供的、用以管理和传播该大学及其成员所创造的电子资料的一系列服务.他不单单是从资源的角度定义机构知识库,而将其看作一种服务,具有为该机构管理和保存学术成果与文献资料的功能.由此可见,机构知识库不仅仅存储单位职员提交的成果,也不仅仅只有学术交流的功能,有很多功能有待进一步开发.

1.2　明确和拓展目标的意义

1.2.1　利于大学数字资源建设的统筹规划和资源共享　各大学一般都建设有本学校学位论文数据库系统、课件信息系统、科研成果登记系统等,按照大学机构知识库的定义,这些系统提供的信息都可以纳入机构知识库中,形成一个完整的信息服务体系.如,在大学教学评估中,教师们需要填写许多表格,提供自己的教学资料和科研成果材料,如果这些资料平时存于大学机构知识库中,在教学或科研评估时学校就不需要临时赶建信息库,人们也不需要进行大量重复性、事务性劳动.而在评估准备过程中添加的信息资源又可以成为人们平时教学科研和服务社会的资料,形成的成果目录可以转化为具有指引、揭示作用的书目信息.根据前面所述大学机构知识库的含义,大学机构知识库应该且能够为这些活动提供重要支持.目前许多大学的数字资源系统各自为政,资源重复建设与浪费问题比较严重,特别是资源的保存问题没有得到关注,更少有人将这些系统称之为大学机构知识库,这与大学内部信息管理机构之间缺乏必要的联系、组织和管理不规范等不无关系.

1.2.2　利于学校决策者进行投资建设大学机构知识库的建设需要不菲的经费投入,决策者们往往希望投资能呈现出直接的和较大的效益.以我国目前的办学条件,如果仅强调大学机构知识库的一般学术交流作用而不拓展它的应用范围,很难对大学决策者们产生强大的建设机构知识库的驱动力.反之,如果大学机构知识库的建设和应用有助于学校信息资源的共建共享,有助于开展各种学术与业务管理工作,有助于避免重复建设及劳民伤财,有利于提高学校的声誉等,则能吸引学校决策者的目光,激发他们投资的决心.

大学机构知识库建设与应用目标的拓展,是保证其持续发展的一个重要举措.但需要注意的是,不同的大学有不同的需求,因此,对于每个具体的大学来讲,应当结合各大学实际情况和需求来定义机构知识库的应用目标,并在此基础上分析影响应用目标实现的关键因素.

2　大学机构知识库建设与应用的资源获取政策

2.1　资源获取存在的问题

加拿大的M.KathleenShearer指出：“(资源提供者的)输入行为和机构知识库的利用率是决定机构知识库成功的两个重要因素.美国网络信息联盟发布的调查报告指出,促使大学员工向机构知识库提交信息资源非常困难,是制约机构知识库发展的关键因素.美国图书馆与信息资源理事会(TheCouncil on Library and Information Resources,缩写为CLIR)2007年初发布了美国大学机构知识库建设情况调研报告指出：“正在试验和实施的机构知识库都很小,大约80％正在试验的与大约50％正在实施的机构知识库,数据存储量不足1000份.在超过5000份的机构知识库中,属于试验类型的机构知识库仅有8.3％,属于实施类型的机构知识库仅有19.4％.”笔者查阅了机构知识库注册网站ROAR,注册的加拿大机构知识库有39个,其中包括7所大学,没有一个存储量超过5000份；注册的中国机构知识库有9个,仅有3个存储量在1000―4000份之间.河北大学正在建设教学资源共享平台,教务处组织各学院院长讨论资源获取问题,院长们普遍认为激励教师们提交教学资源是个难点.由此可见,资源获取问题已经成为大学机构知识库建设的瓶颈.

2.2　资源获取问题的对策

针对上述问题,目前已有文章提出改善提交系统易用性,建立强制提交体制,促使作者了解自己的权利并与出版商协
商等一些方法.笔者认为,还应当注意以下几个问题：

2.2.1　强制性提交政策很多时候,并不是人们不愿意让别人共享自己的研究成果,而是缺乏一种驱动力来激发大家的热情.Les Carr,AlmaSwan等人对美国强制性自存储和自愿式自存储的开放获取优势进行比较并指出,1－2年内,如果没有强制性要求,机构知识库自愿进行自存储的论文数量只有15％,而强制要求自存储这一数量为100％.他们认为这一调查结果显示,在机构知识库建设初期,采取强制性存储措施,对于机构知识库保证收录的文献资源是非常有效的.英国研究委员会(RCUK)8个委员会中有4个委员会(还有惠康基金会)也因此采取了强制措施,欧洲委员会也正在考虑强制实施自存储的建议.当然,这涉及到知识产权问题.因此,大学在采取强制性提交政策时,必须与业务工作紧密联系起来,如对各种精品课程获得者的资助和强制性提交要求,对立项课题成果的收集与登录等.

2.2.2　激励政策　强制性提交机制,仅能作用于与学校管理工作密切相关的资料收集,对于大多数的教学科研成果,在知识产权的保护下,不可以采取强制性提交手段.因此,要想获取更多人的支持,不能仅依赖大家的自觉和强制性手段,还应当建立对应的激励机制.如河北大学为了鼓励大家建立试题库,采取了课题立项的方法,成效显著.美国加州大学机构知识库网站建立的栏目“下载最多的记录”(Topdownloads)(http：／／repositories.省略／escholarship／),加拿大多伦多大学机构知识库网站上发布的“记录浏览量列表”(ItemsViewed)(https：／／tspacelibraryutoronto.ca／statistics)等,可以让作者了解自己成果的社会反响,无疑有着激励的作用.而具体应当建立哪些激励机制,依赖于对大学教师学生需求特点的认识,这些都还需要进一步深入调查研究.

2.2.3　协助提交机制　协助提交机制,就是由专人帮助学校的教师学生完成资料的提交,包括资料的整理、格式的转换、提交程序的完成等.向知识库系统中提交资源通常需要按照规定的程序,了解这些程序往往需要花费一定的精力和时间,现实工作中有不少教师和学生不愿或没有时间来做这些事情,其结果是什么也不做,形成了事实上的“拒绝”提交.采取协助提交机制,则可以减轻大家的负担,机构知识库可获取更多的资源.

2.2.4　知识产权和隐私权的保护　一般人在决什么事时都会考虑到后果.对于向机构知识库提交资源这种行为,人们通常会产生顾虑：自己的成果是否会被剽窃而早于自己发表自己的个人信息是否会泄露是否无法收回或修改自己的论文等等.因此,为了鼓励大家提交资源,就应当在技术上和管理上解除人们的顾虑,如通过时间戳证明自己发表成果的早晚,采取各种数字权利管理措施避免个人信息的泄露,给作者们充分的自由处分自己作品的权利等.

无论是强制性措施还是激励手段,都应当让大家对机构知识库价值有充分的认识和了解,理解机构知识库对个人、学校和整个信息交流领域的作用,避免误解,这就需要加强大学机构知识库的宣传和公关工作.

3　大学机构知识库建设与应用中社会关系及业务变化

3.1　社会关系及业务变化分析

目前许多大学利用Dspace系统数据模型建立了社区概念,各院系作为社区负责采集本院系成员的数字资源,图书馆建立数据库系统管理这些资源并对外提供服务.这是一个很好的运行模式.但正如前面所讲,为了加强大学机构知识库的作用,应当实现大学机构知识库的多种目标,而这就需要如Tyler o.Waiters所指出的那样,应将机构知识库整合到大学学术交流和业务工作中去,将教务处、科研处等职能部门纳入到社区群中.这种模式,必然要涉及到如何协调各部门关系以及如何进行业务工作重组问题,必须处理好各院系、图书馆、教务处、科研处、信息中心(网络中心)等之间的责任与权利关系,理清各部门承担的角色及其任务.对该问题,目前还鲜见相应研究成果,也缺乏较为成熟的实例.

3.2　协作管理模式

笔者认为,学校统筹建设是最佳方案,但要注意不应过于等待和依赖,若近期内学校没有相关的规划,各部门之间可以先进行协作,如建立一种合作机制,当教务处不打算继续存留收集到的课件、教案等教学资料或往年科研成果记录时,可将这些资料归入图书馆的数据库系统中.当进行教学评估、科研评估等工作时,便于各职能部门随时调用所需数据.

在信息资源共建共享的大环境下,还应当注意大学机构知识库与外部信息环境整合的问题,如机构知识库联盟的构建.中国高等教育文献保障系统CALLS开展的高校学位论文库子项目,具有联盟机构知识库的特性.此外,大学机构知识库建设和应用的认证机制也是一重要问题之一.无论是由哪个部门管理机构知识库系统,都存在部门之间的委托关系,存在信任问题.可以从选择、委托和监管角度研究可信赖大学机构知识库的认证机制.