本站原创中图分类号：F234 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2011）03-254-02
摘 要 会计有两大职能,就是进行会计核算和实施会计监督.为进一步加强铁路会计基础工作,规范会计行为,提高会计工作水平,笔者在这里与大家探讨一下铁路会计核算需要注意的一些问题.
关 键 词 会计核算 原始凭证
一、经济业务事项发生后,会计必须根据经办人员提供的原始凭证进行会计核算、填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告,提供合法、真实、准确、完整的会计信息
原始凭证是经济业务发生时所取得的最初书面证明,是编制记账凭证的原始依据,按照来源不同,原始凭证可以分为外来和自制两种,外来原始凭证大家都知道就是从其他单位或个人直接取得的之类的,自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门和人员填制的仅供本单位内部使用的原始凭证,比如领料单、收料单、税金提取单等等.我们财务人员拿到原始凭证时,首先要进行审核,第一步就是审核原始凭证本身的真实性、合法性：这就要结合公司经济业务的执行和完成情况来审核,看原始凭证上的经济内容和金额是否真实可靠,是否符合经济业务的实际情况和有关合同规定,不能歪曲事实、弄虚作假.真实性、合法性审核,需要注意的有以下几点：第一绝对不能让白条成为报销的依据.是具有法律效力的证明文件,像只用收据或送货清单来结账肯定是不合法的,这就是白条.必须印有税务机关的监制章.当然也有例外,像行政事业性收费（比如托儿费）可以使用财政部门核发的统一收据.第二要认真甄别的真假.机打的一般没事,主要是手写和.手写的一式多联的普通可以看水印,对光看水印图案为菱形,中间标有SW字样.至于泰安地税早已发出声明：泰安地区20元以上的地税全是假的,看左边的代码、的阿拉伯数字应与右边也就是兑奖联下方的位置模样相同,只不过右边阿拉伯数字比左边字小一点,还有刮右边的,一般是相同的,既使是连号的也不同.第三要仔细辨别是否有过期作废的.我国有不定期更换版本的规定,有的是真的但是超过使用期限税务局已作废了,像已在右下方注明某某年底前使用.第四要杜绝错开的行业.这种情况就是销售方本身没有便四处去讨借的,比如像住宿费等服务行业应使用地税开的却是国税、维修费等是用工业开的却是商业,等等吧这些都是不合法的.有时实在拿不准真假可以拨打12366查询.
二、审核原始凭证填制的内容是否完备
原始凭证的内容包括：凭证名称、填制日期、填制单位、填制人和经办人姓名、接受单位名称、业务内容、计量单位、数量、单价和金额.大家要注意凡是填有大写和小写金额的,大小写金额必须相符..原始凭证记载的内容不能涂改,有误的应由出具单位重开或更正,更正处要加盖出具单位印章,金额有误的必须重开.从外单位取得的必须有填制单位的财务章或专用章,我们经常会遇到这种情况,有的上的章只盖了个红圈,根本看不清填制单位,这种盖章不清的必须直接退回.
三、审核原始凭证的签字内容是否齐全,审批手续附件是否完备,是否符合公司计划预算和成本费用开支范围
背面要有经办人、验收人、业务主管签字,同时写明经济业务用途,有时背面的用途常忘了填,这也体现了一个会计人员的工作态度是否严谨.报销单上再由报销人、财务主管和单位领导签字,其中三大主控费用,即办公费、招待费、汽车费用必须先由综合部审核通过.购买实物的若没有注明实物明细时,必须附有与金额相符的明细表,同时有验收证明.购买材料配件、工具,低值易耗品等要有收料单或领料单,购买劳保用品要有领用人签字明细单.经有关部门批准的经济业务,应将批准文件作为原始凭证的附件.各种工程结算,像设备大修和投资必须有项目竣工验收纪要、设备维修验收交接单、施工决算、等与大修结算相关的资料,土建工程大修和投资还要有审计报告和集团审计查证部的审计意见作为附件.
经过审核,对于真实、合法、合理,但是内容填写不全、手续不完备和计算差错等技术性错误,应将原始凭证退还原经办的部门或人员,由其负责补办手续,或更正错误,或重新填制后,再正式的会计手续；对于不真实、不合法、违反财经法规制度的、伪造或涂改等弄虚作假严重违法的原始凭证,以及超计划预算或者超过成本费用开支范围的各项支出,会计人员应拒绝受理.
原始凭证审核无误后就可以作为编制记账凭证的依据了,记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项内容加以归类并据以确定会计分录后所填制的会计凭证.记账凭证记载的是会计信息,从原始凭证到记账凭证是经济信息转换成会计信息的过程,是一种质的飞跃.
记账凭证分为收付、银行收付、转账五类,铁路集团及经营部主要使用铁路5.0财务核算软件或铁路4.2财务核算软件来填制记账凭证,我着重讲讲填制凭证需要注意的一些问题：
一是日期的填写.凭证填制要及时,收付款凭证的日期以收付的日期填写,银行付款凭证一般以财会部门开出付款单据的日期填写,银行收款凭证一般按银行进账单或银行受理回执的戳记日期填写,月末结转的业务,按当月最后一天的日期填制.需要注意的是凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号便不能修改,记账凭证的编号要按五个类别分别按月从“1”号编起,顺序编至月末,中间不得跳号（比如中间删除了一张凭证,就会空一个号,必须把后面的凭证号提上去）,凭证填制日期与凭证编号要同一先后对应顺序,比如5月10日是转账12号凭证,到5月15号又成了转账10号凭证了,这种情况是不允许的.
二是摘 要 的填写.“摘 要 ”栏是对经济业务内容的简要说明,要求文字说明要真实准确、简炼、概括,应能使阅读的人通过摘 要 就能了解该项经济业务的性质特征、判断出会计分录的正确与否,一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员.大家尤其要注意所填制凭证的内容、金额及附件张数是否与所附原始凭证相一致.
三是分类要正确.根据经济业务的内容,按照会计核算方法的要求,对不同类型的原始凭证进行归类整理,对应正确的会计科目,编制会计分录,在此基础上,每张会计凭证只能反映一项经济业务,不同经济类型的业务不能合并填制一张凭证.会计科目和核算内容要与会计制度的规定相符,会计分录和账户借贷方向对应关系要正确,可以一借多贷或多借一贷,不能只图省事填制对应关系不清的多借多贷凭证.当一张或几张原始凭证涉及几张会计凭证时,可将原始凭证附在一张主要的会计凭证后面,再自制一张附件作为说明,内容写上“本凭证附件包括×年×月×日×号凭证业务,内容、金额、数量都要写明白”,在其对应的会计凭证上也自制一张附件说明“附件X张,参见×年×月×日×号凭证”.如果有些附件需要单独保管,则应在会计凭证上加以注明“附件另存”,同时在另存的原始凭证上注明会计凭证的日期、种类、编号等.需要注意的是只涉及和银行存款之间收入或付出的经济业务,应以付款业务为主,只填制付款凭证,不再填制收款凭证.
四是记账凭证发现错误时如何更正.对铁路5.0财务核算软件或铁路4.2财务核算软件来说,若在记账之前发现凭证有错误,可以随意修改凭证；但审核、记账、或结账之后就不行了,在发现本年内填写错误时,有两种更正方法：一是解开5.0或4.2账套,逐一取消结账、记账和审核,然后进行修改原凭证,我们一般不提倡这种方法,因为快报或决算已经报出去了,你修改了原凭证,就会造成账表不符.另一种更正方法是红字冲销法,用红字填写一张与原内容相同的凭证,在摘 要 栏注明“注销×年×月×日×号凭证”,同时自制附件说明错误的原因,然后重新填写一张正确的凭证,在摘 要 栏注明“订正×年×月×日×号凭证”,同时自制附件说明更正方法；发现是以前年度的错误时,不涉及损益的,可直接做科目调整,进行正确的科目及金额更正,跨年涉及损益的错误,就必须调整“以前年度损益”科目,使决算也变得比较麻烦,要调整决算年初数,调整以前年度损益,集团也不愿意,因为我们的决算要纳入集团的汇总决算,使他们的决算也会因此变的繁琐!所以提醒大家,在涉及损益的收入、成本费用报销方面一定要慎重,随时核对,把错误消灭在本年内.