本站原创摘 要 ：在手工会计核算中,企业一般采用科目汇总表核算形式,也即根据科目汇总表登记总账.科目汇总表亦称“记账凭证汇总表”,它是定期对全部记账凭证进行汇总,按各个总账科目列示其借方发生额和贷方发生额的一种汇总凭证.手工编制科目汇总表的工作强度较大,既费时费力又容易出错,特别是对业务量较多的企业.笔者结合多年实际财务工作经验和实践教学经验,实现了基于Excel自动按[科目编码]对[总账科目]排序的分旬科目汇总表构建模型.本文以海达公司2012年度1月份实际经济业务为例进行探讨.
关 键 词 ：会计凭证表 分旬科目汇总表 自定义序列
一、建立会计科目表
(一)设置包含明细科目的会计科目表
(二)定义动态范围名称[会计科目表]
区域为：OFFSET（会计科目表!$A$2：$C$2,0,0,COUNTA（会计科目表!$A：$A）-1）
二、建立会计凭证表
(一)定义总账科目及明细科目公式
G2等于IF（LEN（F2）等于0,"",VLOOKUP（F2,会计科目表,2,0））
H2等于IF（LEN（F3）<=4,"",VLOOKUP（F2,会计科目表,3,0））
下同,可选择G2：H2,用填充控制点下拉进行复制.
(二)定义动态的范围名称[会计凭证表]
区域为：OFFSET（会计凭证表!A1：J1,0,0,COUNTA（会计凭证表!A：A））
三、生成科目汇总表
执行菜单[数据]|[数据表数据图]命令,打开数据表和数据图向导――3步骤之1,直接单击下一步；在数据表和数据图向导――3步骤之2中,执行菜单[插入]|[名称]|[粘贴]命令,选择前面定义好的范围名称[会计凭证表].单击下一步；在数据表和数据图向导――3步骤之3中,单击[布局]按钮,设置布局如图3,单击[确定]按钮.（注：本文采用的Excel是2003版,其他版本类同）
再经过布局调整,将[数据]拖到[汇总]上,隐藏[科目编码]字段的分类汇总,生成下页图4“科目汇总表1”.图4“科目汇总表1”是按有发生额的末级科目进行的分类汇总,有的[总账科目]被分成多行,如原材料等,不能满足登记总账的要求.
如将图3“数据表和数据图向导――布局”中的[科目编码]拖离行字段,则生成数据表“科目汇总表2”见下页图5.图5“科目汇总表2”按[总账科目]对本期发生额进行了正确的汇总,但不符合科目编码次序.
要实现按[科目编码]对[总账科目]进行排序,笔者经过若干次尝试,发现先添加按[科目编码]对[总账科目]排序的新序列后,再重新生成表,则科目汇总表会自动按已定义好的新序列进行排序,这是一条方便、快捷的可行方案.方法如下：
(一)建立总账科目表
在“会计科目表”工作表中,单击数据清单内任一单元格,执行[数据]|[筛选]|[自动筛选]命令,单击字段名称[科目编码]下拉三角按钮,选择“自定义”命令,打开[自定义自动筛选方式]窗口,设置科目编码等于“”（注意这里输入的是英文半角状态下的“”）,单击[确定]按钮,即可筛选出编码长度是4的[总账科目]相关记录.复制相关记录到新建的“总账科目表”工作表下,格式见下页图6.
定义动态范围名称[总账科目表]
区域为：offset（总账科目表!B2,0,0,counta（总账科目表!$B：$B）-1）
(二)自定义序列
执行[工具]|[选项]命令,单击[自定义序列]选项卡,在图7右下方的矩形框内输入范围名称[总账科目表],单击[导入]按钮,即添加了按[科目编码]对[总账科目]排序的新序列.
(三)重新生成科目汇总表
删除图5“科目汇总表2”,按其生成数据表的相同方法再执行一次,即可自动得到排好序的“科目汇总表3”,见图8.
(四)生成分旬科目汇总表
在图8“科目汇总表3”中,选择行字段[日]并右击,选择[组及显示明细数据]|[组合]命令,选择默认的步长为10,单击[确定]按钮,即可生成“分旬科目汇总表”,见图9.
在图9“分旬科目汇总表”中,单击页字段[年]下拉列表,选择[12]年,单击页字段[月]下拉列表,选择[01]月；单击行字段[日]下拉列表,选择[1-10].即可得到2012年1月“第一旬科目汇总表”,见图10.
说明：正确生成的分旬科目汇总表的要点为：第一,生成数据表的数据源（本例指范围名称[会计凭证表]）内不能有空白行；第二,行字段[日]格式必须一致,不能有空白项,可设置为“数字”或“日期”等格式,但不允许是“文本”格式.如果单位业务较少,一个月只进行两次科目汇总,可将步长设为15,或根据单位需要进行其他步长设置即可.如果建立的会计科目体系只有总账科目,可在第三步图4的基础上,参照第四步图9、图10的步骤生成分旬科目汇总表,即不需自定义总账科目序列.
综上所述,本文对手工会计核算中的科目汇总表编制进行了一系列探索,完成了基于Excel的自动按[科目编码]对[总账科目]排序的分旬科目汇总表模型构建.在手工会计日常核算中,只要将日常发生的经济业务及时录入模型中的会计凭证表,即可根据需要随时、快捷、准确、自动地生成分旬科目汇总表.该模型还进行了相关动态范围名称的设置,当增、删、修改会计科目或会计凭证时,只要稍做调整,并刷新数据表即可轻松更新,从而将会计人员从繁重的手工作业中解脱出来,以期为会计实际工作或会计实践教学提供参考借鉴.S