本站原创［摘 要］近年来会计电算化在我国企业不断普及应用已成为现代企业会计发展的必然趋势.电算化会计在极大提高了会计的信息处理速度的同时也给企业的内部控制带来了新的变化,出现了一系列新的问题,重新审视会计电算化带来的影响成为我国企业内部控制工作面临的一个新课题.
［关 键 词 ］会计 电算化 内部控制
一、会计电算化对企业内部控制的影响
1.会计电算化改变了内部控制的形式
会计电算化改变了企业会计核算的形式,对传统的会计核算方式进行了变革：一方面手工会计下的一些内部控制措施在信息化后失去了存在的必要性,例如编制科目汇总表、凭证汇总表等另一方面手工会计下的一些内部控制措施,在信息化后直接改为由计算机内部自动控制,例如借贷平衡的建议、总账明细账的核对等,这部分由信息化系统来执行的内部控制具有不易被发现、难以纠正的特点.
2.会计电算化扩大了内部控制的范围
传统的内部控制主要针对交易处理.计算机技术的引入,给会计工作增加了新的内容,也增加了新的控制措施,使内部控制的范围相应扩大.会计电算化通过建立起一个包含企业整个运行体系的会计核算系统,对企业的采购、生产、销售、回款等环节进行及时的核算,从而将内部控制的范围扩大到整个企业,实现了企业内部控制的全程性.
3.会计电算化下的授权审批程序发生了变化
授权审批制度是企业内部控制的重要措施,在会计电算化下,这一措施仍然发挥着重要作用,但是授权审批的程序却发生了改变.授权与审批主要体现在两个阶段：一是在原始数据的整理阶段；二是会计信息系统人员职权设置阶段.许多原来的业务审批、人员签章环节在信息系统自动完成的情况下变得不再适用.
二、会计电算化条件下企业内部控制存在的主要问题
1.会计信息的操作不够规范
会计电算化对企业的操作规范性提出了更高的要求,一旦在数据的原始录入阶段发生错误可能会引起以后一系列的错误,如果在发现输出结果异常的情况下再反过头来查找错误的根源则需要大量的工作,尤其是在批量处理业务时更为突出.为了避免数据被任意修改,很多财务软件都设定在数据入账后不能再对原始数据、原始单据进行修改、删减的操作.要查出这些错误的难度很大,而且在找出原因之后对错误进行修改也是很困难.目前我国企业会计人员在各种财务软件的使用方面还不熟练,可能会导致各种错误,影响了会计信息的准确性、完整性.
2.企业对会计电算化下的系统风险缺乏控制
一方面,一旦计算机系统或者会计信息系统出现问题,整个企业的会计信息就有可能丢失,尤其各种计算机病毒的肆虐也给会计信息系统的安全性带来极大的隐患.另一方面,当前我国企业所采用的电算化软件多由专门的软件公司为其开发,财务软件系统内部衔接性比较差,数据的兼容性、安全保密性不强,企业对电算化系统本身缺乏进行开发和技术维护的能力,一旦数据被窃取、修改将会给企业带来难以估量的损失.
三、会计电算化条件下加强企业会计信息系统内部控制的建议
1.建立和完善科学、严密的内部控制制度
会计电算化环境下,企业原有的内部控制活动和组织结构扁平化,对原有手工业务流程要进行重新设计,不仅改变了企业的业务流程,梳理工作流程,控制制度要严密,而且要抓好关键人,如分支机构负责人和财会部门负责人；把握关键部位,如审批程序、资金调度、交接手续、电脑操作等；管好关键物件,如重要的、银行票据、印鉴等；控制关键工作岗位,如、银行出纳、收支事项及凭证的核准、实物负责人等.电算化系统中内部牵制是指在对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人来完成一项业务的全过程,必须要建立科学、严密的内部控制体系.它由适当授权、不相容工作的责任分工、凭证和记录、接近控制、独立检查等环节组成.这种制约包括上、下级之间的相互制约、相关部门之间的相互制约.
2.建立计算机硬件和软件管理制度
对于拥有计算机的单位,无论是用于信息平台,还是用于其他工作,一般都要求制定硬、软件管理制度.通常,硬件和软件管理制度包括以下内容：保证机房设备安全的措施, 如机房防火规定等.保证计算机正常运行措施,如机房防潮、防磁及恒温等方面的规定.信息数据处理及软件安全保密的措施,如数据备份.不准在计算机上随意娱乐及下载资料、修改系统软件的审批和监督制度,如规定系统软件的修改需报经单位总会计师批准等.
3.加强会计电算化系统的安全性控制
电算化面临的最突出问题就是安全问题.对于企业来说,加强会计信息系统下的安全控制极为重要.一方面要加强工作流程数据准备环节、系统运行环节、财务管理环节、档案管理环节的制度控制.另一方面要完善操作管理制度.
4.加强法制建设
会计电算化的运用使企业对会计数据的处理更迅速、更高效,为企业管理带来方便,同时也增大了高科技犯罪的可能性.为了防止犯罪的发生和保护企业的利益,不能仅靠现有的一些法规,如《会计法》、《企业会计准则》等,制定专门的法律法规是很有效的手段.首先,应明确哪些行为属于舞弊行为,并规定相应的惩处办法.其次,必须明确会计信息系统中的硬件、软件、数据等都受到法律的保护及受何种保护.
5.加强内部审计
电算化内部审计是内部会计控制的一种特殊形式,在某种意义上说是对其他内部控制的再控制,因而是电算化系统内部控制最有效的手段之一.通过电算化内部审计,审计人员对会计业务处理等工作进行评价和检验,有利于检测财务软件的可靠性,发现存在的问题,提出解决问题的建议,进一步改进的措施,提高会计核算质量和管理水平.