本站原创【摘 要】《会计档案管理办法》对各门类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定.由于过期会计档案鉴定销毁工作政策性、业务性、程序性、责任性很强,往往造成许多单位不敢轻易销毁.本文在分析存在问题的基础上,提出了行之有效的建议和对策.
【关 键 词 】档案管理；会计档案；鉴定销毁
企业会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,它是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据.目前,各企业一般将会计档案的管理重点放在收集、整理、编目和利用工作上,而鉴定销毁工作没有引起足够重视.
笔者所在的淮北矿业集团公司,经过五十多年的建设与发展,现已成为国家特大型企业.目前馆藏档案达7.883万卷、3.9376万件,永久档案4.3722万卷、1.3568万件.据不完全统计,其中到期的会计档案达0.7万卷以上,占整个会计档案的32.7%以上.那么库存这么多到期没有利用价值的会计档案为什么没有及时鉴定销毁呢?其主要原因是这部分会计档案中含很多涉及到征地、购置大型设备、报税等方面的凭证,有时为了土地纠纷、地方征税、民事纠纷等情况,还经常需要提供这方面的会计凭证；另一方面,每一届领导都怕担责任；还有一个主要原因,就是人力不足.因为鉴定销毁前,财务主管部门需要抽出许多人力对每一张凭证逐一进行鉴定等.由于上述问题,虽然国家财政部、国家档案局1998年联合颁发了《会计档案管理办法》,对各类会计档案的保管期限及过期会计档案的鉴定销毁工作做了明确规定,但因为过期会计档案鉴定销毁工作的政策性、业务性、程序性、责任性很强,自淮北矿业集团公司成立以来,从未对过期会计档案进行组织鉴定销毁.目前,保管在淮北矿业集团公司档案馆过期会计档案数量很大,为保管这批档案挤占了库房容量,浪费了人力物力,很有必要对此进行研究,分析其原因,采取一些有效措施,妥善加以解决.
1.企业会计档案鉴定销毁中存在问题剖析
1.1 在鉴定销毁工作中怕冒风险担责任
《档案法》第二十四条中提到对“损毁、丢失或者擅自销毁属于国家所有的档案的”要依法追究刑事责任.因此,对未到期的会计档案或者到期但仍有凭证和参考价值的会计档案擅自进行销毁的,也应追究其领导或部门法律责任.由于有时在对到期的会计档案鉴定时不能做到百分之百准确的原因,企业领导或部门领导怕冒风险,往往采取保守做法,那就是将到期的会计档案实行延期保管或一律从长保管.另外《会计档案管理办法》中并没有明确对不开展过期会计档案鉴定销毁活动的行为追究责任,出于避害趋利的心理,企业领导一般选择放弃销毁或不在过期会计档案鉴定销毁审批表上签字.
1.2 国有企业缺乏档案工作经济效益意识
企业会计档案除了按“八防”即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害气体等方面花出一定费用外,还要在保存空间（库房）、装具、人力等方面支出一定的费用.综合以上费用,可得出大约每卷档案保管费用在150元/年左右.按此计算,目前本馆到期的会计档案0.7万卷以上,占整个会计档案的32.7%以上,其中过期的会计档案数量在0.7-0.8万卷之间,则每年需支付105-120万元的费用.这样对于年产值过百亿元的国有企业来说不算什么,而如果放在私人企业或民营企业上肯定行不通,这就是国有企业缺乏经济效益意识的缘故.随着淮北矿业集团公司经济建设的不断深入和发展,会计档案数量日益剧增,档案库容趋于饱和.为了克服会计档案数量的无限增长与有限保存能力之间的矛盾,最终解决的办法就是企业档案管理要与企业经济效益挂钩.因此,会计档案鉴定时,必须考虑并控制档案的利用价值与保存成本之间的比例,摒弃那些不计成本、多多益善的观念.同时,还要斟酌一下每卷档案的保存价值,即是否值得保存、值得保存多久.
1.3 人员编制问题影响对会计档案的鉴定销毁工作
按照劳动人事部、国家档案局1985年颁布的《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》的规定,档案馆人员编制是按照馆藏档案（包括具有参考价值的资料）数量计算,即以馆藏档案一万卷确定编制为基数：地、县（区）及县级市档案馆五人,如馆藏不足一万卷,编制可适当减少,但不少于三人；地区级城市档案馆七人；省、自治区、直辖市及其他大城市档案馆十人.如果馆藏超过一万卷不足三十万卷的,其超过部分按每增加五千卷增配一人；超过三十万卷的,其超过部分按每增加七千卷增配一人.由于受到人员的限制和工作量大的因素,国有企业档案部门往往出于自身利益考虑,不会积极、主动地开展对到期会计档案鉴定销毁工作的活动.虽然这个标准已经试行20余年,但一直存在着如何使档案馆人员编制标准与档案馆藏量更趋于科学化和合理化的配置问题.其原因：一是档案现代化管理手段逐步提高；二是此标准不符合企业“精简、高效”的原则；三是标准设置幅度应随社会发展进步而不断调整,如果还按原有方案配置人员,已经与时展不相适应,也会造成人力资源的浪费和人事编制工作的混乱.
2.企业会计档案鉴定销毁中的对策
2.1 转变观念优化馆藏提高效益
在实际工作中,要转变那种“怕担责任、工作量大”的观念,要从提高企业经济效益的战略高度正确地看待和重视这项工作.档案保管的目的在于利用,档案保管和提供利用这个过程本身就是为了追求某种经济效益,所存档案若不能满足社会和企业发展的需求,那就得不偿失,那么保管档案就变成了无效劳动.特别是在市场经济不断发展的今天,在档案部门财力有限、库房紧张的状况下,迫切需要转变只重视社会效益而忽视经济效益的观念,重视并积极开展对到期会计档案的鉴定销毁工作,从而优化馆藏,提高经济效益.
2.2 制定规范、可行的会计档案鉴定销毁制度
要加强对企业会计档案鉴定销毁方面法律法规的研究,以便有利于指导实践.档案部门应注重学习和研究一些操作性强的工作规范和工作标准,并结合本企业生产、经营实际,制定出适合本企业会计档案鉴定销毁的工作细则、工作规范和工作制度,并加以实施,使企业会计档案鉴定销毁工作更为规范化、制度化.
2.3 采取措施创新档案鉴定销毁机制
2.3.1 把档案鉴定工作纳入企业内控制度
要想把会计档案的鉴定销毁工作落实到位,就必须把它纳入到企业内控制度,并且每年按内控流程定期开展对过期会计档案的鉴定销毁工作.鉴定销毁工作并不是可干可不干的事情,而是必须要做的工作.在内控流程中应明确界定各环节人员的工作职责以及应承担的权利和义务,通过合理、科学的规范管理,尽可能地避免人为因素对会计档案鉴定销毁工作产生的风险.
2.3.2 在政府档案管理部门中成立档案鉴定销毁机构
在档案鉴定销毁时,除了企业必须严格履行相关程序,成立企业档案鉴定领导小组,组织鉴定临时机构,会同涉及所销毁档案的有关部门联合进行审查与鉴定,制作出销毁清册,报上级主管领导和主管部门审批外,还应在各级政府档案部门中成立档案鉴定销毁机构,定期对企业过期会计档案鉴定销毁工作进行指导.因为档案行政管理部门、档案馆的鉴定专家以及富有实际工作经验的人员组成的档案鉴定销毁机构最具有代表性,更具权威性,这也符合当今政府进行职能转变,为企业服务的大方向和趋势.档案鉴定销毁机构专职负责档案鉴定、会计档案的存留与销毁问题的研究及经常性的档案鉴定销毁工作,这样就可以保证企业会计档案鉴定销毁工作始终处于被监督或受控的状态,使之成为常态化的工作,从而可以提高企业的管理效果.
3.结束语
综上所述,企业会计档案鉴定销毁工作是企业档案管理工作的一部分,必需从企业发展的战略高度正确地看待和重视这项工作.要从提高企业经济效益入手,转变那种“怕担责任、工作量大”的观念,进一步优化企业会计档案鉴定销毁工作机制和工作规范,切实地做好这项工作,为提高企业经济效益做出贡献.
[责任编辑：刘帅]