会计档案管理工作的

摘 要 ：会计档案管理是企事业单位财务管理的一项基础性工作,对企事业单位经营管理有着重要的参考价值.本文首先阐述会计档案管理的特点及重要性,接着对会计档案管理的发展趋势和存在问题进行了分析,最后提出加强企事业单位会计档案管理的若干对策.

关 键 词 ：会计档案；管理；发展；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-00-01

会计档案主要是指机关、企事业单位等在经济活动中形成的会计原始凭证、账簿、报表等会计材料,完整的会计档案可以原汁原味的反映企事业单位经济活动的历史画面和会计操作过程,为领导层决策提供一定的依据.笔者认为,随着会计档案管理改革的深入推进,会计档案管理在企事业单位经营活动中将发挥越来越重要的作用,因此必须加强对会计档案管理工作的认识,认真研判其发展趋势及问题,推动会计档案管理走上规范化、科学化道路.

一、会计档案管理的特点及重要性

1.会计档案管理的特点.会计档案管理具有整体性、专业性和连续性等特点.整体性是指企事业单位在一个会计年度里产生的会计凭证、账册和报表等具有密不可分的关联,是一个不可分割的整体,从而成为会计档案管理的重要基础.专业性是指会计档案通过会计核算这种特有的专业手段完成,以数字记录和反应企事业单位的经济活动,会计凭证、账册和报表有特定的格式及项目,档案的装订和保管也有相应的专业要求.连续性体现在一项经济活动从业务发生到结束,可以利用会计核算的方式,连续不断对会计对象进行完整的记录、反映和监督.

2.会计档案管理的重要性.首先,会计档案管理是经济管理的重要组成部分,全面反映经济活动的历史面貌,为企事业单位制定发展战略提供可靠的财务信息.其次,会计档案是证明经济单位合法经营的凭据,也是监督企事业单位经济活动的有效手段和工具.第三,良好的会计档案管理有助于成本控制,特别是在会计电算化背景下,可以进行大量的数据分析和趋势研判,为企事业单位压缩成本、编制预算提供依据.

二、会计档案管理的发展趋势及现状

1.会计档案管理的发展趋势.随着市场经济的不断深入和信息技术的迅速发展,传统的会计档案管理面临一系列创新和改革,主要体现在从纸质档案向数字化档案转变,从人工管理向自动化管理转变,从单一部门管理向跨部门、跨行业、跨地区档案管理转变等等.现代会计档案管理就是要用现代管理的理念对会计档案理论研究、声像档案采集、档案编研利用、档案信息化建设等,提出新的内容和要求.由此,以信息化为载体的会计档案管理相比传统的人工档案管理也呈现出新的特点,如存储内容信息量大、查阅速度大大提高、档案管理更加高效便捷等.

2.会计档案管理现状.经过数十年发展,我国会计档案管理建设成就显著,但是不同单位、行业、地区间还不平衡,不少单位在工作中仍存在一些问题.

一是对会计档案管理重视不够,领导认识有偏差,认为会计工作仅局限于货币资金核算、工资核算和资金收支的监督等,导致会计工作与会计档案管理脱节.会计人员上岗前也缺少必要的档案管理培训,重核算、轻管理现象较为突出.

二是会计档案管理制度尚不完善.不少单位对会计档案的归档范围、归档时间、移交等问题没有做出明确的规定,直接影响会计档案的规范化操作.

三是会计档案管理工作基础薄弱.缺乏专业人员管理和知识储备,会计档案存在填写内容不全、装订不分类、排序不规范、目录不准确等现象,造成会计档案管理水平低下.

四是会计档案管理的信息化程度偏低.受传统档案管理的影响,当前仍存在大量纸质档案未实现数字化,无法形成完备的档案信息库,或者存在纸质档案与数字化档案信息不匹配、不能实现同步归档等情况.

五是人为破坏因素严重.会计人员将档案存放在阴暗、潮湿的库房,引发变质毁坏,个别人员甚至私自篡改和销毁数据,造成经济责任无处追查.企事业单位改制重组中,由于会计档案资料不全,造成国有资产流失.

六是社会机构的介入弱化了会计档案管理工作.很多单位委派第三方的审计、会计事务所对企事业单位财务情况进行核算分析,从而忽视会计信息档案的保存及管理.

三、加强会计档案管理的对策

1.提升对会计档案管理重要性认识.会计档案管理是企事业单位管理不可或缺的组成部分.领导要带头学习好相关法律知识,统一思想,加强宣传,加大投入,改变会计档案工作长期以来投入不足、设备老化、人员缺乏等状况,全面提高会计档案管理工作的软硬件水平.

2.强化会计档案的规范化和流程化管理.制定会计档案管理标准,做到会计档案完整收集、准确立卷、科学立卷和方便检索.收集工作是档案管理的起点,收集后将会计档案装订成册,保持收集资料和立卷的完整性和关联性,继而按照其内在特点和规律对会计档案进行科学分类,最后规范编制目录,细化为流水登记目录、案卷目录、专题目录等.

3.加强会计档案管理人员专业培训.多层次、多渠道开展会计档案管理人员的专业知识和法律法规培训,使在职在岗培训成为常态,提升会计档案管理人员的职业技能和安全意识,建立相应的考核机制,有效规范会计档案管理人员的行为.

4.建立会计档案信息化管理平台.推进会计电算化和档案管理数字化的有机融合,将会计档案数字化管理作为企事业单位信息化建设的重要组成部分.建立信息化的会计档案管理平台,改善会计档案管理的软硬件环境,借助局域网、互联网来加强各部门及外界的沟通,利用信息技术实现会计档案的高效管理.

5.加强会计档案的内部监管.进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程,定期开展会计档案管理制度落实情况的监督检查,制定严格的审核和借阅制度.

四、结论

会计档案是反映企事业单位财务活动的一面镜子,各单位应积极深化会计档案管理改革,健全各项规章制度,加强专业人员的引导和培训,充分借助数字化技术的优势,多途径管理和利用好会计档案资源,实现会计档案的规范化、科学化管理,最大程度地发挥会计档案在企事业单位经营管理中的价值.