本站原创中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2013）08-000-01
摘 要 企事业单位会计电算化系统的建立和应用,加快了会计信息处理的速度与质量,增加了会计电算化系统内部质量控制风险.创新和完善计算机会计信息系统的内部控制制度已刻不容缓.本文通过对电算化会计环境下如何实施内部控制,从几个方面提出了建议,从而加强了对企业内部控制的管理并提高了会计信息质量以及信息的及时性和准确性.
关 键 词 电算化会计环境 内部控制 制度
一、电算化会计处理系统下 内部控制的转变
随着社会竞争的激烈,要谋求发展,离不开有力的制约机制,内部控制制度是企事业单位加强内部管理的有效机制.
1.由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存.
手工操作下的一些内部控制,如编制科目、凭证汇总表,总账、明细账的核对,在电算化中没有了存在的必要性,其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内,如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能.
2.电算化会计系统的应用使会计业务处理程序发生了变化.
在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化,例如：会计信息的储存方式和储存媒介、反映会计和财务处理过程的各种原始凭证等资料减少甚至消失、电子商务的推行等,每一笔相关业务的信息均由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、 单据及审批程序被部分地取消了, 原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成.
3.计算机电算化改变了会计核算的环境.
会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务, 还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源规划等.
二、加强电算化系统内部控制制度一些措施
1、系统开发发展控制.其一,授权领导认可,计算机会计系统的开发项目对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统数据的安全可靠,因此必须得到授权和领导认可；其二,符合标准和规范,计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范；其三,人员培训,计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的使用等等.
2、管理控制.管理控制是指企事业建立起一整套内部控制制度,管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等.其中,组织机构设置是指企事业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求.企事业可以按会计数据的不同形态及会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位；职责划分是指内部控制的关键点就在于不相容职务的分离,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时还应建立起职务轮换制度；档案管理是指计算机会计系统有关的资料应及时存档.企事业应建立起完善的档案制度,加强档案管理,包括配备合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等.除此之外,还应有定期对所有档案进行备份的措施,及时保管好这些备份.
3、日常控制.日常控制是指企事业计算机会计系统运行过程中的经常性控制.日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、 数据通讯控制、 数据处理控制等.业务发生控制又称“ 程序检查”,主要目的是采用相应的控制程序,甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务；数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关内部控制部门检查,其次,应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验；数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制；数据输出控制是企事业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施；为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被准确、及时地储存, 便于调用、更新和检索,企事业应当对储存数据的各种设备做好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应做好登记,计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查.
4、加强内部控制稽核.内部稽核既是内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.在会计电算化中,由于“人机”对话的特殊形态对内部稽核提出了更高、更严格的要求,包括：对会计资料定期进行稽核；审计机内数据与书面资料的一致性,对不妥或错误的报表处理后应及时调整；监督数据保存方式的安全、合法性.防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞；提高会计人员,内审人员的素质.
5、加强系统的安全控制.这项控制是为了保证计算机系统的正常运行,做到一人一机,专机专用,避免因外部环境因素导致系统运行错误等不安全隐患.
6、操作人员的职业道德的建设.会计电算化的实施,还是需要人来操作,因此,道德规范,行为准则,能力素质的建设应纳入内部控制制度之中.企事业的管理者应重视对财务人员的职业道德的教育.
三、结论
综上所述,要保证会计信息的质量,关键在于完善和加强会计电算化的内部控制制度,各个企事业应在其财务工作和经营管理中必须认真考虑的一个问题,并且内部控制的好坏将直接影响到企业的管理水平和经济效益.