本站原创[摘 要]随着信息技术的进步,会计处理方式发生了质的飞跃,传统手工操作的会计模式已经逐渐被电算化会计所取代.同时,也引发企业内部控制制度的新问题,提出了新要求.本文就是在这样的背景下对会计电算化内部控制带来的影响进行了分析和研究,并就如何进行控制进行了探讨.
[关 键 词 ]会计电算化 内部控制
时代越发展,会计电算化越普及,愈加显示出其提高企业财务工作效率的作用.然而会计电算化下的企业内部控制度也产生了些新的问题,并对新时期的会计工作提出了新要求,成为会计电算化发展的瓶颈.
一、会计电算化带来的影响
1.计算机的应用已经大大改变了企业会计核算的环境
企业实施会计电算化后,会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的人员组成和组织设置较之手工条件下都发生了极大的改变.会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成.这些改变使得电算化下内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更为广泛,更为复杂.
2.会计电算化改变了存储和交易授权模式
在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征.但是,电算化系统下原来纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上,是肉眼不可见的,很容易被删除或篡改,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹.另外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险.授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制.在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,自然形成了层层复核、道道把关,具有严格的审核复查机制.但在电算化会计信息系统中,大部分处理由计算机完成,审查、复核等控制被削弱,甚至消失了.
3.内容控制的范围发展发生了变化,且控制难度加大
计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大,因此,电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制的计算机技术手段.传统的内容控制主要针对交易处理.计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施.
4.财务网络化导致了新的问题的出现
近年来,随着计算机技术和网络通讯技术的发展,网络化会计信息系统的日趋普及,网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足,使电算化会计系统的内部控制更加完善,同时也带来了新问题.目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催帐、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而加大了会计系统安全控制的难度.
二、会计电算化内部控制的改进措施
1.会计电算化从业人员素质有待加强
会计电算化内部控制能否起到应有的作用,很大程度上取决于会计人员的质素.会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构.
2.建立和加强计算机环境的安全控制
在会计电算化中,主要财务数据都保存在计算机中,一旦计算机遭到损坏,将使计算机中保存的会计资料永久丢失.因此要建立计算机的环境保护制度,主要包括:机房环境保护,保护性设备配备,安全供电系统的安装,正版杀毒软件及防火墙的安装,装有财务数据的微机不能同时上互联网等.
3.加强安全的程序控制
为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,保障会计资料的安全、准确、完整,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现.上机守则主要是对电脑机房内工作所作的一般性规定.操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等.
4.建立和健全档案管理制度
为了最大限度地减小会计电算化对企业内部控制的不良影响,要进一步优化会计档案管理制度:实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,确保会计凭证绝对安全,全套会计电算化系统文档视同会计文档保管,保管期限截止至该系统停止使用或有重大修改后的若干年,妥善保管存有会计信息的磁性(光)介质或其他介质的措施.如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等,科学规定会计档案的有关权限,如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等.
5.加大对内部控制的审计力度
审计人员必须通过调查信息系统的内部控制和实施依据性试验来查明会计控制和管理控制是否有效地发挥作用,并对内部控制的可靠程度进行评价.审计人员在询证经办人员和负责人,观察运行状况,查询、研究有关系统和程序的文件等内部控制情况时,都应有记录.在编写审计工作底稿时,还应利用系统流程图和特制的“内部控制情况问卷”.在对被审单位的内部控制进行最终评定之前,要实施符合性测试.
三、结束语
总之,会计电算化下的内部控制是一项重要的会计制度,为此,我们要高度重视电算化人才的开发与培养,建立健全一整套完善的、有别于手工条件下的内部控制制度,为建立完善的、符合实际的,具有可操作性的电算化会计信息系统环境下的内部控制制度提供必要的保证.