基于ERP系统再造企业会计业务流程

[摘 要]伴随着我国社会主义市场经济体制的不断完善以及“以信息化带动工业化,以工业化促进信息化,实现跨越式发展”战略的制定,作为企业管理的重要组成――企业会计业务流程随之发生了较大的变革.本文基于ERP系统与企业之间的关系及传统业务流程中的缺陷,对ERP系统下企业会计业务流程进行分析与探究.

[关 键 词 ]ERP系统 企业会计业务流程 特点

一、ERP系统与企业之间的关系

(一)ERP系统的涵义简单地讲,ERP系统就是建立在信息技术基础之上的一种先进管理平台,即ERP等于IT技术+先进的管理思想.ERP更多的体现的是一种先进的管理思想,IT作为其技术基础,使得这种先进的管理思想成为可能.ERP 以“企业资源计划”为内核,其内涵是指通过对物料资源、人力资源及资金等企业资源的合理计划与配置,来实现对企业资源的合理有效安排.ERP没有脱离“企业(enterprise)――资源(resource)――计划(planning)”三个主要方面:企业是进行各种经济活动的主体,资源是企业进行经济活动所要借助的资金和物料以及劳动等要素,计划是企业进行经济活动之前用于指导具体化的经济活动所实行的制度安排,主要涵盖了活动目标和活动预算以及活动步骤等方面.

(二) ERP系统对企业的影响基于ERP系统的内核来看,可以从思想观念、业务流程及组织结构三个方面分析ERP系统对企业的影响.首先,在思想观念方面,我国一些企业的管理思想还停留在过去传统的劳动分工的理论基础之上,并没有随着市场经济的逐步深入而做到与时俱进.ERP系统的实施,则打破这一传统,首先实现的是对旧的企业管理观念的改造.使企业意识到,若要在信息经济时代有所作为,就必须改进企业思想观念,改革传统的企业管理方式,使之与国际发展接轨,为企业的发展注入新的活力,不断提升企业的竞争力.其次,企业的业务流程是一系列结构化的、可测量的活动集合,为特定的市场、顾客产生特定的信息输出.当前,一些企业的业务流程依旧沿用工业时代的流程,使得经济业务、会计业务及管理业务之间不能紧密的合作.ERP系统本身是一套先进的管理思想,突破传统分工理论的思想体系,强调以下三种观念的变革:首先,变职能观念为流程观念.即提倡以顾客为导向、员工授权及准确运用信息技术,摆脱传统的组织分工理论的束缚,以达到适应瞬息万变的市场经济环境的目的,其次,秉持绩效第一的观念,通过业务流程、组织结构及工作方式的创新,以实现组织绩效的大幅度提升,再次,坚持重新设计观念.即对企业中已暴露的陈旧的观念,进行重新的设计,并形成和与之适应的行为规范.

二、基于ERP系统再造企业会计业务流程

(一)ERP系统下会计数据的采集方式――系统自动收集原始数据的收集是会计业务流程所必须进行的一项基础性工作.传统会计业务流程下的会计业务数据采集如图1.所示.图1.传统会计业务流程下的会计数据的采集在传统会计业务流程中,会计部门与其他部门之间未构成一个有机的整体,而是一个较为孤立的信息系统,这种业务流程致使经济业务发生的财务数据在会计部门、业务部门及管理部门之间重复录入.同时,财务数据通常由会计人员在经济活动发生之后通过手工方式进行,只能为信息使用者提供事后监控的信息.而ERP系统下的会计业务流程主要针对传统会计业务流程中的数据重复性录入、信息提供不及时及财务信息共享化程度低等弊端构建.其基本的原理是在充分发挥信息技术优势的前提下,基于企业局域网,将会计信息系统与其他子系统进行集成,当经济业务发生时,各部门将原始数据按照一定编码录入信息系统,并将其存入共享的数据库中.这样就可以使信息使用者从共享资源库中调取所需要的信息资料.ERP系统下的会计业务流程下的会计数据的采集运用网络化的技术来实现会计数据的系统化采集,不仅可以减轻财务人员的劳动强度,还能够实现企业会计业务数据在数量、效率及采集范围上得到较大程度的提高.同时,共享化的资源管理还可以实现会计业务的实时监控,进而保证财务监控的强度与力度.

(二) ERP系统下会计数据的处理方式――事件驱动传统会计业务流程是以会计凭证作为数据入口,没有充分的发挥信息技术优势实现事前预算、事中控制及事后评价这一全过程的管理,而仅仅致力于企业的事后反映.ERP系统下会计数据是以事件驱动为处理方式.在事件驱动的形势下,将信息使用者所需要的信息按照动机的不同划分为若干事件,设计相应的“过程程序”模型,当决策者需要某种信息时,根据不同事件驱动相应“过程”处理程序,进而得到所需要的信息.当业务事项发生时,与之相关的业务数据便由各项业务部门进行数据的采集,并依据一定的编码将业务事件通过企业的局域网络传递到数据库加以保存.数据库中的数据仅仅经过初步的源数据加工,当信息使用者想要从数据库中获取所要使用的信息时,就可以输入信息使用代码,系统会启动相应的信息处理程序,对数据库中的信息进行加工处理,将信息结果反馈给信息使用者.ERP系统下的基于事件驱动的会计业务流程与传统的会计业务流程对数据的处理方式不同,由于ERP系统下的会计业务流程是事件驱动的,因此,会计凭证不是都由会计人员填制.事件驱动的会计信息系统能够更好的满足信息使用者的不同需求,为企业的发展创造更大的收益.

(三)ERP系统下会计信息的输出方式――实时报告传统会计业务流程最显着的缺陷:传递给使用者的会计信息如财务账、财务报告等都要经过加工之后才能形成, 而不是将业务活动发生时的会计信息直接反馈给信息使用者.这一业务流程就使得会计信息的使用失去了实时性特点.ERP系统下会计信息的实时报告是指在信息技术环境中,通过使用网络化的数据库、会计软件等技术手段,来实现对企业经营活动的实时性分析及对比,为信息使用者提供实时的会计报告信息.

(四)ERP系统下会计业务流程的特点基于以上与传统的企业会计业务流程的对比与分析, ERP系统下再造的会计业务流程,直接关注实际业务流程,通过网络技术将财会人员的工作环境有财务部门延伸至各个业务部门,有助于财会人员通过会计实时信息处理系统准确、及时的获取信息,实现企业财务管理的实时性与动态化.ERP系统下的会计业务流程具有以下特点:一实现了会计核算从事后向实时的转变.通过网络将业务数据传递到会计部门进行处理,并及时传递给信息使用者,二实现了会计业务流程由静态向动态的转变.ERP系统下会计业务流程实现了实时监控、实施决策及会计部门的同步化管理,做到了财务管理、销售管理及人事管理等各项业务流程的集成,三会计数据有传统的纸质页面数据、磁盘数据到网络数据,实现了网上采购、网上支付及远程报账,极大地增强了会计数据能力,提高信息的价值,四扩展了会计信息的内涵与外延,提供的会计信息更加全面,五在网络环境下,实现了信息流与物流的同步,减少资金占用,降低管理成本,提高效益.


三、总结随着新形势下世界经济的快速发展,现代企业财务管理改革已变的势不可挡

ERP在会计中的应用促进了传统会计模式向新模式的转变,实现会计工作重心的转移,即从对数自己的记录与计量,向对经济信息的深层加工转变.当再造企业会计业务流程时,还应预防再造的过程中可能产生的问题.首先,业务流程再造可能使企业原来的内部控制与措施不再适用,而给业务流程管理引入新的风险,因此再造业务流程时,企业必须结合内部控制的要求运行,其次,基于企业组织结构再造会计业务流程.在传统的企业会计业务流程下,其组织是由“金字塔”型的职能部门组成,进行业务流程应打破企业内部的局限,建立流程性群体,组织结构呈现扁平化趋势,使部门之间的界限分工逐渐趋于融合.

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