本站原创摘 要 ：施工企业主要从事建筑安装工程施工,以施工生产活动为中心的供应、施工和工程交点三个主要施工经营过程构成了施工企业基本的经济活动.施工企业作为我国的主流企业之一,内部的管理薄弱与外部的竞争激烈是目前其面临的两大难题.施工企业唯有由内自外的改进自身,方可在目前的社会环境中提高生存、盈利能力.而内部控制制度无疑成为了施工企业加强内部管理的最有效手段之一.本文将从财务预算控制、会计系统控制、公司治理三方面谈论内部控制对施工企业的重要性.
关 键 词 ：施工企业内部控制财务预算控制会计系统控制公司治理
施工企业与其他行业相比,具有周期性长、规模大、投资多、产品多样性和流动性等特点,这些特点决定了其风险的表现形式不同于其他行业,且其存在方式也贯穿于生产经营活动的全过程.施工企业常见的风险有质量与安全风险、工程结算风险、资金风险、成本风险等.在目前建筑市场尚不很规范,机制也有待健全的情况下,施工企业如何提高在市场中抵抗风险的能力,是企业避免失败、赢得成功的关键手段之一.本文将从财务预算控制、会计系统控制、公司治理三方面对内部控制制度进行一些探讨.
一、财务预算控制
企业财务预算是指在预测和决策的基础上,围绕企业的战略目标,对一定时期内企业资金取得和投放、各项收入和支出、企业经营成果及其分配等资金运动所作的具体安排.
财务预算管理作为一种有效的管理手段,因其在企业经营中所发挥的独到作用和功能,越来越受到企业界的重视.对于施工企业来说,由于资金循环周期较长,财务预算则显得更为重要.目前,许多施工企业都将财务预算管理作为深化企业改革,强化内部管理的一项重要工程.
财务预算是企业全面预算体系中一个基本且重要的构成部分,也是现代企业财务管理的重要内容,其在企业内部控制中发挥着十分重要的作用,具体体现在：
1、促进企业经营决策的科学化,使现有资源在各种不同的交替运用中,选出一种最佳的预算方案,减少决策的盲目性,降低决策风险,合理地挖掘现有资源潜力,更进一步地提高企业综合盈利能力.
2、明确工作目标,激发工作积极性.预算的编制过程需要自上而下、自下而上的循环,使企业高层领导者制定的目标以及达到目标所应采取的方法和措施都明晰化,使全体员工(包括高层领导者)都明确自己的工作任务和努力方向.
3、促使各部门的经济活动协调一致.企业财务预算编制与执行将有助于协调各部门、各单位和各环节的业务活动,减少以至消除它们之间可能出现的各种矛盾和冲突,实现以较少的资源占用获取尽可能大的经济效益.
4、促使企业管理中的控制工作进一步强化.预算一经确定,就必须付诸实施,各部门都对实际执行情况进行计量,并将计量结果与预算进行对比,及时揭示实际执行情况脱离预算的差异,分析其原因,以便采取必要措施,保证预定目标的实现.
为了使财务预算控制在企业经营管理过程中发挥积极作用,应该把握住财务预算的关键点,明确财务预算应当遵循的基本思路.首先,应该结合企业实际确定合理的财务预算指标.预算尽管是治理企业的有效手段,但它并非万能的灵丹妙药,不同的企业需要结合自身特点,制定客观、切实可行的财务预算指标.对于施工企业来说,由于其本身具有周期性长、规模不一、投资多的特点,使得财务预算控制尤为重要,必须要做好流量预算、期间费用预算、工程成本预算等方面的工作.其次,规范预算的编制程序并保证预算的完整性.预算的编制一般应遵循“上下结合、分级编制、逐级汇总”的程序进行,在这个过程中,要根据企业目标和发展规划,综合考虑内部和外部因素的影响,客观准确的编制预算.最后,应该对财务预算指标进行适当地分解和具体地落实.财务预算一经批复下达,各预算执行部门就必须认真组织实施,将财务预算指标细化,层层分解,从横向和纵向落实到内部各部门、各环节和各岗位,形成全方位的财务预算执行责任体系.
二、会计系统控制
会计系统是一个企业管理系统的核心之一,一方面它通过记录和报告历史经济业务来反映企业的资产状况、经营成果以及流量,另一方面,这些信息为企业经营决策和与企业利益相关的外部使用者的投资决策提供依据.所谓会计系统控制,是指通过会计及其相关的手段和方法,搜集、加工和输出可靠的信息,保证企业财产物资的安全、实现企业各控制岗位之间的信息沟通,保证各个控制岗位之间能够相互联系和相互制约.内部会计控制制度是指那些对会计业务、会计记录和会计报表的可靠性有直接影响的内部控制.例如,由无权经管和签发支票的第三者每月编制银行存款调节表,就是一种内部会计控制,通过这种控制,可提高交易的会计业务、会计记录和会计报表的可靠性.
对于现代施工企业而言,建立内部会计控制制度是非常有必要的.首先,完善的内部会计控制制度可帮助企业提高自身管理水平和管理效益,是企业赖以生存和发展的有效管理工具.其次,建立内部会计控制是确保国家有关会计法律法规贯彻执行的要求.最后,我国加入世界贸易组织以来,企业面临着国际舞台的竞争,机遇与挑战并存.然而我国施工企业的整体管理水平与世界先进企业相比还存在较大差距,在这种情况下,建立内部会计控制制度无疑成为了与国际接轨的重要手段之一.只有加强企业内部会计控制建设,提高管理水平,才能更好地抓住机遇,迎接挑战.
要想实现内部会计系统的控制目标,企业应当从以下几个方面着手：
1、会计凭证控制.会计凭证包括原始凭证和记账凭证,是用来记录经济业务,明确经济责任,实现内部控制的具有法律效力的文件.在内部控制特别是货币资金内部控制中,会计凭证起着特别重要的作用,它不仅是记账的依据,而且是收付款项的依据.为了满足内部控制的要求,企业应当在发生或完成各种经济业务时都要填制或取得会计凭证,所有凭证都应当连续编号和一次复写,所有业务经办人员都要在凭证上签字或盖章,所有的凭证都应当及时入账,并做到账实相符.
2、会计账簿控制.会计账簿按详细程度分为总账和明细账,在登记过程中,不能由一人同时登记总账和明细账.企业应当在日常会计处理过程中及时进行对账,将会计账簿记录与实物资产、会计凭证、往来单位或者个人进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符,确保会计记录的数字真实、内容完整、计算准确、依据充分、时间适当.
3、内部牵制控制.内部控制制度是以事务分管为核心的自检系统,通过职责分工和作业程序的适当安排,使各项业务活动能自动地被其他作业人员查证核对的一种管理制度.在会计系统控制流程中按机构分离、职务分离、钱账分离、账物分离、票章分离等设置流程将不相容职务分离原则固化在系统中,必定对会计系统控制产生重大作用.
4、授权批准控制.明确规定涉及会计及相关工作的职能部门授权批准范围、权限、程序、责任等内容,保证权责分明,管理科学.各职能部门必须在授权的范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内业务.
5、预算控制.要求企业对业务收入、业务成本、期间费用、流量等项目建立预算标准,对预算执行的差异进行控制,确保预算的执行.
三、公司治理
公司治理与内部控制是密不可分的两个概念,两者是制度环境与内部管理监控系统的关系.公司治理所要解决的是通过契约关系的制度安排来确保企业所有者的权益不被侵害,而内部控制作为管理当局为履行诸多管理目标而建立的一系列规则、政策和组织实施程序,两者的最终目的是一致的,都是为了维护企业所有者的权益.良好的内部控制是公司法人主体正确处理各利益相关者关系、实现公司治理目标的重要保证.
从内部控制基本规范的角度来看,公司治理是内部控制的环境要素,是内部控制有效实施的基础,推动内部控制的有效实施.而从公司治理的角度讲,内部控制既是公司治理的组成部分,又对公司治理执行情况起着监督和评价作用.可见,两者之间存在相互影响、相互促进的关系.
因此,要使企业更好的发展,就应当将公司治理与内部控制结合起来考虑,使两者的作用在成本效益原则下发挥到最大.针对目前施工企业的情况,笔者就如何完善公司治理、加强内部控制提出以下建议.
1、建立健全企业组织机构,明确责任.目前国内的施工企业,特别是一些比较年轻的施工企业,都将工作重心放在了项目本身,着重于项目建设、项目服务等.此做法有利于增强项目团队与公司的凝聚力,使其更好的为公司谋利,但却带来了一个更为严重的问题――公司各职能部门不能明确自身的工作权责并各司其职,导致项目出现问题时各部门相互推脱责任,给项目和公司都带来很大的麻烦和损失.在此情况下,由于缺乏健全的组织机构,内部控制将形同虚设.因此要加强内部控制,首要工作就是改善公司治理环境,加强管理工作.具体而言,就是要确定各机构、各岗位及各经办人员的职责及相互关系,科学地进行分工,详细地确定彼此之间的权责关系,各负其责,协调运转.
2、建立健全内部控制机制.所谓内部控制,简而言之就是公司内部的一种管理工作.既然内部控制是公司管理工作的一部分,那就必须要形成明确、有效的制度才能真正起到管理控制的作用.然而对于大多数施工企业而言,特别是中小型施工企业,即使出台了一些内部管理控制办法,但并未形成制度体系,缺乏管理控制力度,无法普及到公司各个层面,致使公司在治理方面出现诸多障碍.笔者认为要解决这一问题,应当设立一个内部管理控制机构,该机构应根据企业经营特点,建立适合自身的内部管理控制制度,并将该制度通过组织学习等方式普及到公司各个层面,用制度约束人,最终达到自我约束、自觉遵守的目的.值得一提的是,内部控制制度作为一个制度体系,并不是一蹴而就的,它需要在实际的管理应用中不断改进完善,因此,内部控制机构不应独断专行、生搬硬套,而应在内部控制过程中,汲取各个层面的意见,不断思考、完善内部控制制度,使其对公司治理起到更好的监督作用.
3、实行内部牵制制度.在前文的会计系统控制中,已谈及过内部牵制控制,实际上内部牵制制度不仅仅是应用在会计系统控制中,在整个公司的大范围内更应该得到广泛的应用.对于施工企业而言,内部牵制制度尤为重要.由于施工企业本身的行业特点,使得“项目”成为公司的核心,很多部门的职责都直接或间接地与“项目”挂钩,致使有时出现分工不明确、单个员工包揽多份工作等问题,大大增加了公司的经营风险.为此,企业应当始终坚持不相容职务相分离的原则,明文规定各个职能部门的职责与权限,严禁在未经授权的情况下越权业务,各职能部门间分工明确、相互制约,形成一个良好的工作流程循环.
4、完善内部监督体系.目前很多施工企业的内部监督体系并不健全,各职能部门之间、各岗位之间缺乏必要的监督,导致各职能部门自成体系、各自为政.有些施工企业尚未建立内部审计制度；有些施工企业虽然建立了内部审计制度,但审计工作得不到重视,内部审计机构并未发挥应有的作用.在施工企业中建立内部审计机构是非常必要的,一方面它通过审核企业会计业务、会计账目,可以帮助企业更好的控制成本,利用有限的资源实现最大的利润；另一方面它能稽查、评价内部控制制度是否完善,内部控制机构人员是否尽职尽责工作,企业各职能部门执行指定职能的完成情况及效率,在此基础之上,向企业管理层提出报告和建议.为此,施工企业应当设置内部审计机构,定期对公司的项目成本情况、内部控制实行情况等方面进行审计,为公司解决内部问题、制定发展策略提供依据与意见.
5、强化对经营管理者的激励和监督.无论何种制度,都是由经营管理者来制定并组织实施的,因此,经营管理者在公司治理和内部控制方面都扮演着重要的角色.然而,由于企业经营管理者与所有者之间利益的不一致性,经营管理者追求自身利益最大化,而企业所有者追求股东权益最大化,这样便容易出现经营管理者为追求自身利益而损害股东利益的风险的情况,加之内部控制制度本身也将会对企业经营管理者的权利和利益产生一定的限制,所以经营管理者很可能误入歧途,作出有损公司利益的决策.特别是施工企业的项目多,利益来源广,经营管理者受利益影响的潜在风险更大,为此,强化对经营管理者的激励和监督非常重要.笔者认为可以从以下两方面来提高经营管理人员的素质、遏制管理腐败行为：一是将经营管理者的利益与企业利益挂钩,例如将经营管理者的薪酬与公司业绩挂钩或者为其配股,这样就可使得经营管理者在作出决策的时候更多地从公司角度考虑,更加支持内部控制的工作,为公司治理付出更多的精力.二是以内部审计为基础,建立严格的业绩考核机制,定期对经营管理者的工作进行审查,功必奖过必惩.此外,还应提高员工内部控制的意识,创造良好的内部控制文化氛围.如此方可降低企业经营风险和内部控制风险,提高内部控制的效率和效果.
四、结束语
内部控制制度是现代施工企业管理的重要手段.很多施工企业经营的失败、会计信息失真、违法经营等情况的发生,在很大程度上都可以归结为施工企业内部控制制度的缺失或失效.因此,建立适合自身情况的内部控制制度,并在实际应用中不断完善此内部控制制度,对于施工企业有效控制资金、保证会计信息质量、完善公司治理结构和信息披露制度、保护投资者合法权益等方面均具有非常重要的意义.
（作者单位：成都建工装饰装修有限公司）