本站原创【摘 要】电算化会计信息系统对传统的会计理论和实践产生了巨大的影响,与手工会计信息系统相比,二者既有共同之处,又有诸多变化,掌握两者的异同之处,了解电算化会计信息系统的优势,有助于我们从一个全新的角度去理解会计信息系统.
【关 键 词 】会计信息系统；科目；账务处理；管理模型
会计工作过程构成一个有秩序的信息输入、处理、存储和信息输出的过程.这一过程可分为若干部分,每一部分都有各自的任务,所有部分互相联系、互相配合、服从于一个统一的目标,形成一个会计活动的有机整体,这个有机整体就构成了会计信息系统.从理论上讲,完全靠手工方式,对会计信息进行采集、存储、处理及传送,完成会计任务的系统,也可称为手工会计信息系统.而采用计算机和网络信息处理技术的会计信息系统通常称为计算机会计信息系统或电算化会计信息系统.
一、会计信息系统的发展
会计信息系统的发展历程是不断发展,不断完善的过程.从数据处理技术上看,会计信息系统的发展可分为如下三个阶段：
1、手工会计信息系统.手工会计信息系统阶段是指财会人员以纸、笔、算盘等为工具,实现对会计数据的记录、计算、分类、汇总,并编制会计报表,这一阶段历史漫长,直至今天,仍有很多企业停留在手工阶段.
2、机械会计信息系统.20世纪初,随着科学管理理论与实务的发展和应用,会计更加受到重视,出现了相应的改进,对会计数据提出了更高的要求,因而,不得不用机械化核算代替手工操作.财会人员借助穿孔机、卡片分类及、机械式计算机、机械制表机等机械设备实现会计信息的记录、计算、分类、汇总和编报工作.
3、电算化会计信息系统.计算机的产生为会计数据处理带来根本性的变革,采用计算机进行会计数据处理后,会计数据的主要处理过程全部由计算机系统自动完成.电算化会计信息系统的产生和广泛应用,使广大的会计人员从繁琐的劳动中解脱出来,有更多的精力和时间深入了解会计准则,进一步强化分析和管理工作.
二、手工会计信系统与电算化会计信息系统的联系
1、信息来源相同.无论是手工会计信息系统,还是电算化会计信息系统,其信息源均始于同一会计主体所发生经济业务的原始数据.也就是说,两者所依据的原始资料是相同的.
2、系统目标一致.两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,加强经营管理,提高企业经济效益.
3、遵守相同的会计规范.企业财务会计规范是企业财务会计工作所遵循的规定、准则和要求.手工会计信息系统和电算化会计信息系统都必须严格遵守.
4、数据处理流程相似.手工会计信息系统和电算化会计信息系统数据处理一般流程均为收集会计原始数据、会计数据存储、会计数据处理和会计数据报告,会计核算过程均遵循凭证、账簿、报表这一基本模式.
5.都要保存会计档案.作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询.
三、手工会计信系统与电算化会计信息系统的区别
1、平行登账上存在差异.在手工会计信息系统登账时,总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证,或科目汇总表,或汇总记账凭证进行登录,明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录,月末校验两者是否相等.由于两名会计在登录时有可能发生错误,因此平行登账可以检查错误.但是在电算化会计信息系统中,总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证,计算机按照登录总账和明细账的程序命令,将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库,而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的,所以在电算化会计信息系统中总账金额恒等于明细账金额.因此,平行登账的校验功能在电算化会计信息系统中已失去了其原先的作用.
2、科目的设置和使用上存在差异.在手工会计信息系统中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目.而在电算化会计信息系统中,计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软件将科目的级崐数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示.
3、账务处理程序上存在差异.手工会计信息系统根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法,通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错.而在电算化会计信息系统中,一般要根据文件的设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法.
4、会计报表的编制形式上存在明显差异.会计报表是企业会计核算中一项重要的事项,在手工会计信息系统中,报表的编制是最复杂的一项工作,报表编制人应了解各种报表的结构,报表中各个数据的来源渠道,若数据来自账上的,还应弄清是发生额还是余额,通过何种运算关系取得；若数据来自本报表或外报表中某项目的,应懂得其各种运算关系；同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及数据的对应关系,这样才能开始编制报表.而在电算化会计信息系统中,各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作,则作为报表子系统初始化设置的内容,在正式编制报表前可预先设置好,尔后在月末编制报表时,操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键,系统即自动根据数据的取数公式取得数据,在短则几秒,长则十几分钟的时间内快速生成报表,并且能自动较验报表数据的各种内在关系,此外,还能使不同账套、或上下级公司之间的同名报表即时合并.
5、在能否使会计发展为管理型方面存在根本性的区别.在手工会计信息系统中,由于手工会计核算的复杂性,使会计人员耗时耗力,穷于应付手工的记账、算账、结账、报账,使企业会计停留在会计核算上,对会计向管理型发展受到了很大的约束.而实行电算化会计信息系统后,会计核算工作已由计算机高效而精确地完成,使企业会计向管理型发展.电算化会计可以发展为以会计核心的信息管理系统,可以形成会计分析预测系统、会计决策支持系统和会计专家系统,使会计的职能得以转变和发展.
四、电算化会计信息系统的优势
1、数据的准确性显著提高.由于计算机具有高精度、高准确性、逻辑判断的特点,使得数据的准确性有了明显提高,减少人为因素造成的错误,提高了会计核算的质量.
2、数据的处理速度明显提高.电算化会计信息系统利用计算机自动处理会计数据,数据处理速度大大提高,增加了系统的及时性.同时,电算化会计信息系统使广大财会人员从繁杂的数据抄写和计算中解脱出来,减轻了财会人员的劳动强度.
3、提供信息的系统性、全面性、共享性大大增加.随着计算机网络技术的发展,改变了会计信息传输的方式,并通过计算机网络,实现部门之间、城市之间、国家之间的适时联通.
4、各种管理模型和决策方法的引入,使系统增加了智能性,大大提高了预测和决策能力.在电算化会计信息系统中,管理人员可以利用计算机管理模型迅速地存储、传递及取出大量会计核算信息和资料,并代脑进行各种复杂的数据分析、规划、模拟,大大提高了管理、预测和决策的及时性和科学性.