民营企业内部控制问题

摘 要:随着改革的发展,民营企业已成为国民经济增长的重要力量,内部控制在企业发展中的作用也越来越重要.文章从内部控制要素方面分析了民营企业目前内部控制中存在的问题,并就如何建立和健全科学内部控制制度进行实务方面的探讨.

关 键 词 :民营企业 内部控制 问题 建立健全

中图分类号:F270文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)03-273-02

随着我国改革的深入发展及国有企业改制的不断推进,民营企业已成为国民经济增长的重要力量和推动经济市场化改革的重要动力.据全国工商联统计,2008年民营企业已占中国法人企业的60%以上,民营经济占我国GDP比重已超过65%,占出口总额的68%,我国经济增量的70%～80%来自民营经济.

值得注意的是,大多数民营企业在管理体制等方面存在不足,尤其是企业的内部控制方面.企业内部控制,是指企业为了保证业务活动的有效进行和资产的安全、完整,防止、发现和纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策、措施及程序.内部控制作为企业自我调节和约束的内在机制,处于企业中枢神经系统的重要位置.其根本目的在于加强企业管理,提高经济效益,基础是企业内部分工,核心是一系列具有控制职能的方式、措施及程序.它是由企业治理层、管理层和员工共同实施,旨在对企业经营的效果和效率、财务报告的真实可靠、经营管理合法合规等控制目标的实现提供合理保证的过程.内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五个要素.

一、民营企业内部控制的缺陷

(一)内控环境基础薄弱

控制环境构成一个单位的氛围,是影响单位内部人员控制其他成分的基础,也是直接造成各企业内部控制形式和内容差异的根本原因.具体包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策和企业文化等.

1.治理层内部控制意识薄弱.很多民营企业重生产经营、重开发轻内部管理.没意识到内部控制对于一个企业的重要意义,甚至将内部控制仅仅看成是财务部门的工作职能,未将内部控制放在企业经营管理的战略高度来考虑,所以未能制订完善的内控制度.即使已经制订了相应的内控制度,相当一部分企业也没有很好地贯彻落实.

2.不具备严格意义上的公司治理结构.大多数民营企业中,董事长或总经理由最大的股东担任,且董事长和总经理合一的占多数,少有外来的职业经理人专门负责企业的经营管理.企业治理是形式上的分权,实质上仍然处于所有权与经营权两权合一的集权状态.家族式民营企业的创立者或继承者更是形成了“一股独大”现象,不符合所有权与经营权有效分离、合理制衡的现代企业制度要求.

3.人力资源政策不合理.人力资源政策是影响企业内部环境的关键因素,它所包括的雇佣、培训、评价、考核、晋升、奖惩等业务向员工传达着有关诚信、道德行为和胜任能力的期望水平方面的信息.一个好的人力资源政策,能有效促进内部控制在企业中的顺利实施,并保证实施的质量.

多数民营企业缺乏规范的激励与约束机制,对职工没有形成一套完整的关于培训、待遇、业绩考评及晋升的制度.家族式民营企业更是存在任人唯亲的现象,似乎对外来的资源和活力有一种排斥思想.相当部分的雇佣人员没有经过严格的考核,而是凭关系挤入企业.由于较少吸收外部优秀人才,企业更高层次的发展受到限制.

4.管理层综合素质有待提高.由于“一股独大”及“家长制”的管理往往使领导者变得自负.领导者有时凭主观判断代替科学分析,以个人喜好作出决策,由于个人才能和经验的不足有时会作出不利于企业发展的决策.

5.企业文化建设没有引起足够的重视.企业文化是企业的经营理念、经营制度依存于企业而存在的共同价值观念的组合.哈佛大学教授约翰科特指出:“企业文化已经成为决定企业长期中兴衰的关键因素”.企业内部控制制度的贯彻执行有赖于企业文化建设的支持和维护.

民营企业文化的权威性太重,不管你对不对,也不管事情的大小,经常是老板自己一两个人说了算.领导和职工少有真正平等的沟通,人际关系较淡漠,人与人之间的团队协作意识不强,企业的部分资源消耗在不必要的内部竞争中.

(二)内部控制活动效果不尽如人意

控制活动是确保管理指令得到贯彻执行的企业的政策和程序.具体包括:不相容职务相分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等.

1.不相容职务相分离控制不到位.企业应合理设置工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡的机制.核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或联系,并受其监督和制约.

但很多民营企业在这一基本内部控制上做的并不到位,尤其是家族式民营企业.由于处于重要岗位、关键岗位的多为高层的心腹或具有裙带关系,因而分离控制流于形式,甚至对一些不合法不合理的行为不加抵制,从而使这一控制失去作用.

2.会计系统控制存在一些不合理的现象.会计系统控制是内部控制的重要手段,包括会计机构的设置、会计岗位责任制的建立、会计人员素质的保持与提高等.

民营企业中,作为承担内部控制重要职能的会计部门存在一些不合理的现象.主要表现在:财务管理职能与会计职能混淆.财务管理的服务对象是企业的所有者,它的具体运作是企业内部事务,而会计的服务对象则包括了企业内、外部利害关系人,提供的公开会计信息必须符合“真实公允”的原则.通常民营企业会计部门既进行财务管理又进行会计信息处理,职能混淆,难以完全保证会计信息的真实性.会计人员素质参差不齐,独立性较差.民营企业尤其是家族式民营企业,往往使用具有血缘关系或纽带关系的人员担任会计,而不外聘专业的独立会计人员.从而使外部人士对企业会计报表的真实性和公允性产生疑问,比如怀疑会计为迎合企业需要而制造虚假会计信息,侵害他方合法利益.

3.绩效评价控制未能与企业战略相结合.有效的绩效评价体系,其评价指标应该是战略目标实施计划的分解,评价指标很好的完成了也就能保证战略目标计划的完成.民营企业绩效评价常见的问题是各部门根据各自工作内容制定评价指标而不是根据企业的整体战略逐层分解确定评价指标.于是经常出现年底各部门评价指标完成的都很好,但企业整体绩效却不理想的情况.比如合同部门重点关注一年内签订的合同数量,较少关注合同的执行情况.

(三)内部审计未得到足够的重视

内部审计是内部控制的重要组成部分.内部审计应帮助组织评价重要的风险因素、改进风险管理和控制体系,评价控制的效率和效果、促进控制的不断改善,以此来帮助组织保持有效的控制,评价并改进机构的治理程序,为组织的治理做贡献.

内部审计与公司治理之间存在着交互渗透关系,内部审计的发展离不开公司治理的推动,公司治理的优化也离不开有效的内部审计作支撑.建立、加强内部审计制度是民营企业优化公司治理和内部控制的双重内在需要.民营企业的内部审计有以下常见问题:

1.对内部审计的重要性认识不够.有些民营企业,尤其是规模较小的民营企业认为,审计是会计师事务所及注册会计师的事,企业无须再配备专门人员,设置内审机构.因此,内部审计的自觉自愿性不够.

2.独立性不够.独立性是审计工作的灵魂,也是内部审计工作的前提条件.内部审计要发挥好监督、评价、控制和服务职能,最重要的是保持独立性.大多数民营企业的内审机构是在经理层的领导下开展工作,而企业各职能部门都是在经理层的指挥下开展工作的,其各项经营行为尤其是重大行为多是在经理层的授权下进行的,是经理层意志的直接体现.因此内审机构在地位上无法独立,工作范围大大受限,很难赢得威信.

3.轻事前、事中监督.内部审计是为了适应企业的内在需要设立的,它能帮助企业加强管理,提高经济效益.民营企业内部审计往往强调“事后监督”的多,提倡“事前、事中监督”的少.甚至有些内部审计人员由于工作不好开展就当好人,使得内部审计形同虚设,一些风险的漏洞越来越大,影响、阻碍了企业的发展.

4.对内部审计的定位仍停留在财务与合法性审计上,缺乏与现代市场经济相一致的风险管理及经营审计理念.一些民营企业认为,既然会计系统一定程度上能防范错弊的发生,再由内部审计完成财务与合法性审计岂不重复由于这种内部审计理念的错位,对内部审计在风险管理方面的作用认识不足.

二、完善民营企业内部控制的方法

(一)完善内部控制环境

1.完善民营企业产权结构.产权结构是现代企业制度的核心内容,它直接决定着企业法人治理结构及管理体系的形成,是企业增强竞争力和提高经营绩效的首要条件.

2.完善以董事会为核心的企业治理结构.企业治理结构中包括股东会、董事会、监事会和经理层四个机构,其中董事会拥有独一无二的权利和责任,例如,检查经理层的业绩,决定对他们的解聘与否.这些权力和责任使董事们责任重大.董事会不但要把企业经理层行使权力的过程纳入内部控制的监控范围,而且要将其作为内部控制的监控重点,使企业治理结构中决策系统、管理系统和监督系统各司其职、协调运转、有效制衡,保障所有者的利益,同时赋予经营者充分的经营权.

股东会、董事会、监事会和经理层四者关系如图.

3.按照公平、公正的原则引入优秀的管理人员.企业吸纳外部人才进入经理层,会带来新的思想,新的管理观念和风格,有助于形成公平的内部竞争机制,促进企业更快的发展.特别是家族式民营企业中也要按照公平竞争原则,能力较低的家族成员应该将职位转移给优秀的社会经理人.家族企业成员要担任企业领导职务,也应该和普通员工一样,靠自身的管理能力和专业才能,而不是凭借血缘关系.

当然,企业应该谨慎地引进人才,特别是高级经理人员.从外部引进的经理人,要按照管理岗位和信息的机密程度逐步任命,先“知”后“用”.这样既可以让新来的经理人熟悉企业的环境,同时企业也可以对他进行观察和考核,合格后再予以重用.

4.经常了解企业员工的想法,加强培训,把内部控制工作落到实处.第一,经常了解企业员工的想法.违法违纪,必然有动机.管理层应该定期了解重点岗位员工的想法,并采取相应的措施.第二,加强职业道德教育和业务培训.职业道德教育可以从正反两方面加强法律法规和企业规章制度的教育,增强员工自我约束能力,使其能自觉执行各项规章制度,廉洁自律.业务培训则可以提高员工工作能力,减少业务差错.

5.重构企业文化.企业文化的培养和塑造应注重内涵,要把企业文化建设作为企业内部控制的基础性工作.

(二)改进内部控制活动效果

1.健全不相容职务相分离控制.业务时,必须明确业务处理权限和所承担的责任.一般业务要经过复核,重要业务实行双签制,禁止同一部门或者个人独立处理业务的全过程.对涉及和重要资产的业务要特别重视,安排好人员配置,在业务的过程中相互监督.

2.改变会计系统控制中的不合理现象.财务管理职能与会计处理职能分设岗位,并采取高薪养廉与违法严惩相结合的会计系统内部激励机制.会计人员专业素质要求高、承担的社会责任较大,并且会计信息处理过程中的主观估计、判断、会计政策的可选择性及利害关系者的人为干扰等,又增加了会计工作的风险程度.因此企业应对会计人员予以较高的待遇,薪水水平与工作质量挂钩.同时对、导致会计信息虚假的会计人员,按造成的损失进行经济处罚,严重的追究刑事责任.

3.建立有效的、与企业整体发展战略紧密结合的绩效评价体系.绩效考核目标应根据企业的整体发展战略,从上往下,层层分解.由企业高级管理人员牵头,各部门管理者参与,建立绩效评价委员会.下设各绩效评价小组,由各部门管理人员组成,具体负责本部门的绩效评价.为避免职能部门过度追求短期效益,有损企业长期发展潜能,绩效评价指标宜长短期并重,以不断提高企业整体的可持续发展能力.

(三)完善内部审计,提高内部审计的权威性、独立性和效果

1.在组织模式的选择上应充分考虑内部审计的权威性和独立性.企业应设立由非经理人员组成并能有效制约经理层的内审机构,归属董事会领导,赋予其直接向董事会报告的权力,以提高内部审计的权威性和独立性.规模小的民营企业,股东人数不多,决策机制比较灵活,内审机构可以直接隶属股东会领导.大型民营企业可以建立审计委员会,审计委员会直接对董事会负责,对企业的财务报告和经营活动进行独立的评价,并对经理层进行有效监督,以达到有效控制人的目的.审计委员会使原来的内审机构由隶属于经理层转变为董事会领导下的重要机构,强化了审计功能.同时审计委员会可以获得有关企业经营与财务活动的信息,从而有效地帮助董事会作出决策.

2.提高审计人员的专业胜任能力.企业应多渠道地培训审计人员,改进内审队伍的整体知识结构.同时重视内审人员的继续教育,加强内审队伍的廉政建设及纪律约束.

3.内部审计的范围应该由单一的财务与合法性审计向管理审计和经济效益审计扩展.在做好传统的财务与合法性审计,确保企业组织规范运行、内部控制系统的信息传递真实有效的基础上,重视发挥内部审计的管理职责,实施管理审计和经济效益审计,真正把内部审计往为企业战略服务的方向上发展.

三、民营企业内部控制的发展方向

随着企业规模的不断扩大和外部环境的迅速变化,企业的内部控制也需要不断地完善.中国的民营企业完全可以通过改革,使民营企业管理在保持其原有高效特点的基础上,吸取规范的现代企业管理中有序、稳定的管理要素,探索出一个合适、有效的内部控制体制,通过预防和控制风险,帮助企业实现价值最大化.