本站原创信息化时代下,会计档案作为重要的信息资源不仅关系到医院的生存发展,而且关系到维护医患双方的合法权益,对于构建和谐的医患关系具有重要意义.本文从档案会计信息化的内涵出发,对档案会计信息化的作用及对策进行了研究,以期有助于我国医院档案会计信息化工作顺利开展.
一、档案信息化的内容
档案信息化主要包括档案的目录管理、档案的全文数字化两个基本步骤.档案的目录管理是计算机在档案管理中应用得较早的一个方面,该技术已较为成熟,其核心是对存储在计算机数据库中的目录数据进行整理和快速检索；档案的全文数字化手段是对档案实现全文存储,在档案信息管理系统中把全文信息、图像信息及浏览功能集成于目录数据中进行管理,以目录数据为检索人口,从而实现档案图文信息的全文检索.
二、实行医院会计档案信息化的作用
第一,促进会计体制、方法和制度改革.信息时代下,人们利用计算机进行信息交流的数量和频率不断增加,信息量急剧增长,促使现代医院高度重视会计档案信息化.从20世纪90年始.国内许多医院已经广泛应用计算机,形成包括会计档案信息化在内的电算化会计系统,并通过互联实现信息共享,成为医院管理信息系统的一个重要组成部分,从而打破了传统的会计人员分工和岗位设置,使会计处理的程序、会计数据的处理、会计信息的搜集、加工、存储和传递及会计人员的职责、会计机构的设置、会计部门的内部控制和会计档案管理制度等方面都发生了巨大变化.
会计档案信息系统完全废除了人工会计处理程序.在手工处理阶段,所有的会计数据、信息都被记录在纸质账页上,形成有形的记录,并经过装订成册、妥善保管,成为完整的会计档案,但存在印刷费用昂贵.建档空间大,成本高等缺陷.会计档案信息系统建立之后,所有的会计数据和信息都可以转换成为电脑可以辨识的形式存放在电脑的磁性介质上,成为看不见、摸不着的无形记录.历年的会计档案都可以存储在体积很小的电脑磁性介质上,因而大大节省了建档的印刷费用、存档的空间和成本.会计档案信息系统还把传统手工系统中的分散数据采用集中收集、统一处理、数据共享的方式加以处理,并要求会计系统的岗位重新分工,使会计档案信息的利用更能适应现代化管理的需要.
第二,加强医院经营管理.由于会计可以传递管理规划、控制和决策过程中所发生的医院经营管理信息,而同医院自身经营有关的信息中大约有70％来自会计档案.如果财会部门不能真实、完整、及时地提供会计信息,会计档案虚假不实,传递失灵,医院领导就不能及时掌握医院经营管理的真实情况,不能准确找出存在的问题、进行科学预测并进行科学决策.而依据错误信息作出的经营管理决策会出现失误,致使医院蒙受损失.实现会计档案信息化以后,可以充分利用计算机快速、准确的特点解决手工会计处理中难以解决的错账、漏账、会计报表编制费时费力等问题,迅速准确地提供医院经营管理决策所需要的各种会计信息,提高会计工作质量.会计信息的真实性和完整性得到了技术保障,会计部门可以随时快速、准确地提供会计档案信息,保证医院领导从实际出发,根据所掌握的准确的会计信息进行科学的经营预测和决策,在医疗服务市场竞争中掌握主动权.另外,会计档案信息具有综合性强、涉及面广、辐射及渗透性强等特点,其实现不仅可使会计信息得到共享,而且可为医院管理提供现代化的管理手段,从而带动和促使医院现代化经营管理水平提高.
三、实行医院会计档案信息化的建议
一是认真转变观念,增强服务意识.首先,利用档案,实现档案的作用和价值是保存会计档案并开展档案工作的最终目的.必须转变会计档案只保管、不利用,重保管、轻利用的观念.其次,服务性是档案工作得以存在和发展的前提,只有树立为公众服务和为病人服务的理念,认真贯彻“开放档案”的政策,改变保管、保密为主的意识,会计档案工作才能跟上时展的步伐.再次,医院会计档案作为医疗服务活动最原始的记录,在全社会“共享信息资源”的浪潮中,医院领导和广大医务工作者、病人及其家属和社会公众对医院会计档案信息利用的要求越来越高.为此,医院必须深化信息服务改革,遵循广泛与专门相结合的原则,认真做好会计档案信息化工作,真正为医院领导决策、社会公众行使知情权服务.
二是切实加强领导、讲求实际效果.实现医院会计档案现代化、推广使用会计信息系统需要投入大量的人力、物力和资金.随着会计信息系统的使用和开发的不断深入,需要根据会计档案的特点对原手工系统的某些处理过程进行改动,进而实现会计信息系统和医院管理信息系统的互联.为保证以上关系会计档案信息化发展的问题得以解决,必须切实加强医院领导重视、讲求会计档案信息化的实际效果.
三是加强会计档案人员专业素质和职业道德培训工作.技术进步、组织管理的变革及人员素质的提高是实现会计档案信息化的关键要素.因此应高度重视会计档案人员专业技术的学习培训工作,鼓励现有会计人员参加在职培训,不断学习新知识,吸取新技术,努力掌握会计档案、计算机等方面的综合知识.此外还要高度重视会计档案人员的职业道德建设.会计人员必须严格遵循会计法律、法规、制度和行为准则,坚持实事求是、客观公正、诚信为本、操守为重,禁止弄虚作假.
四是加强医院基建档案的会计信息化管理.基建档案是医院档案中的重要组成部分.医院基建档案的完整、规范、正确和妥善保管及有效开发利用,对确保建设项目的安全使用和正常运行,促进医院建设、规划、施工管理以及解决产权、经济纠纷等活动具有重要意义.基建档案的会汁信息化管理直接影响到工程项目今后的维修、改造、扩建.因此,应制定健全的档案收集、整理、保管等制度,严抓制度落实,认真贯彻执行《档案法》、建设工程质量管理条例等国家有关法律、法规,在医院形成一个有法必依、依法办事的良好氛围,以促进医院基建档案管理科学化、信息化.
总之,医院档案会计信息化对现代医院的发展有着重要的作用和意义,医院采取有效措施来完善档案会计信息化工作,是目前我国医院所必须考虑的重要问题.