本站原创中图分类号：F230 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2013）06-000-02
摘 要 1996年,我国在传统手工会计环境的基础上颁布了《会计基础工作规范》,在全国企业内推行资源管理系统,即ERP系统这对于企业管理理念的更新,管理水平的提升一级企业信息化水平的提高都具有十分长远重要的意义.项目管理、财务管理、物资管理、人力资源管理和设备管理是施工企业推行ERP系统最主要五大业务板块.当前许多大施工企业建立了ERP系统来使得自身的管理效率得以提升,但是部分强制性的传统规定使得ERP系统核心地位的会计信息系统不能发挥其灵活性.这些导致企业管理信息化功能不能充分发挥,本文从多个角度对这一现状加以分析研究,对于如何充分利用ERP内部资源共享的优势和ERP系统的充分发挥提出了一些建设性意见和措施.
关 键 词 施工企业 ERP信息系统 管理效率
会计工作是企业发挥其财务管理作用的最基础环节,也是想要提高自身财务管理水平的重要前提.对于当前,施工企业财务管理方面的一个重要任务就是在其企业内部加强ERP系统广泛使用进而使得会计基础工作的规范合理化.
一、引言
通过某些材料我们可以知道,施工企业应用ERP系统的最大特点就是以系统事先设计好的流程作为主要的逻辑线索,促进了企业业务和管理方面的结合,进而事先两者一体化的设计目标,使得资金流、信息流和物流成为一个牢固的一体.通过该过程,能够使得企业会计人员的工作效率得到大大的提升,同时会计信息对于企业管理人员在处理公司问题时候发挥决策、参考作用.但是在实际调查时候,我们会发现对于我国现在大部分施工企业来说,ERP系统集成数据处理能力在给公司会计方面带来了很大的便利,但是一些基础性的方法和规定并不能够充分适应现在ERP系统内在的根本要求,使得原有设计的会计功能不能够很好的发挥.本文从多角度将ERP系统对企业的内在要求加以分析研究,指出了企业信息化过程的不规范、不合理和僵硬化的操作,并根据上述问题提出了一些解决和完善的措施.
二、一些施工企业在ERP环境现在的会计基础工作现状和存在的问题
目前我国用于规范会计基础工作的主要范本是财政部于1996颁布并实施的《会计基础工作规范》（以下简称《规范》）,该规范普遍适用于传统会计环境下的手工会计工作,而在ERP环境下却逐渐暴露出不少问题,如不加以修整,将影响会计信息系统这一核心模块功能的发挥,甚至制约ERP系统的运行和效果[1].
其主要问题有如下几点.
1.ERP系统信息化高度集成的环境要求施工企业在一些财务原始凭证方面必须规范化、严谨化.但是现在企业会计核算的不规范化已经使得某些信息失去了准确性.企业的某些会计人员在一些会计基础核算时候并不能按照原有的规定和要求,主要有两方面,一是企业的记账凭证的填写制度不合理；二是会计人员在一些经济业务方面的处理并不规范.比如一些施工企业出现的不能很好地将摘 要 内容体现在纸质上面,失去了原有的“摘其要点,反应准确”的原有作用和要求.还有就是会计工作人员未能将企业集成凭证和其他相关部门的会计凭证做合适的修改.还有一点就是ERP信息系统的模块固定功能、反记账、凭证冲销功能加以正确的使用,使得财务部门查账和出具报表时候不能够及时.
2.施工企业内部的ERP系统与其原有的内控制度并不能很恰当地结合到一起.相应的大部分企业的内部会计的管理制度也不能有效率的执行.施工企业内部的许多控制点达不到原有设置其岗位的牵制性和审核性作用.实际的工作中,这种系统中的许多流程环节在控制的节点上并不能很好的将施工企业内部的实际情况加以考虑,这严重消弱了ERP管理系统的内部会计监督职能,在一定基础上使得会计核算的效果并没有预想的那么好.
3.在企业现有的ERP环境下,盲目的引入ERP管理系统使得企业在日后的档案方面管理的压力增大.首先施工企业原有的一些会计凭证的种类和形式发生了很大的改变,施工企业的销售、采购、物流、投资等等多个管理部门的会计凭证和大量的管理信息凭证都会汇集到财会人员这里,就不再仅仅是原有的财会人员的单一的FICO凭证.ERP系统在会计档案管理方面对施工企业传统的会计档案管理模式提出了更高的要求,而原有的显然并不适合.这些会计档案的归集、打印和保管范围方面的问题,在ERP系统实施以后都是施工企业不得不面对的.
三、针对当前ERP系统对企业的要求和出现的问题制定的措施
(一)企业的一些会计岗位的设置和职责分工
ERP系统环境下对企业的岗位设置和责任分工要求更加严格.但《规范》中要求企业设置会计机构负责人、出纳、财产物资核算、工资核算、成本核算、财务成果核算、资金核算、往来结算、总账报表、稽核和档案管理等的规定并不完全适合ERP的运行环境和管理需要；上述分工多数是基于工作过程的性质相似性和方便人工处理和监督来设计的,而在ERP环境下的工作思路是业务流程固化后的完整执行,从会计数据的确认和采集到各种项目（科目）的统计（归集）和输出完全是一个数据流程的整体行动,不可能将系统割裂开来而各管一段[2].因此,我们可以清楚知道,类似施工企业的会计部门负责人、安全运行负责人、数据的采集输出岗位和内部审计岗等等的岗位设置都必须以企业的责任权力分立、内部牵制的原则来指导企业的岗位设置,将企业的ERP系统和岗位人员职责紧密的结合到一起.
(二)会计工作分期制
根据《会计基础工作规范》等制度规定,一般情况下会计年度是将一月到十二月每一个月份分为十二个会计周期.但是,ERP系统一般应该设置多余十二个会计周期,这也是为了能够整体的组织和调整信息.这里的问题是《会计基础工作规范》等应该明确提出ERP环境下的用户可依据企业实际需要设置相应会计期间数,同时与税务制度等进行全面沟通,避免目前做法处于灰色地带,连税务检查时都无法解释清楚的状态.当然,灵活划分多个会计期间,并不是将会计年度随意分割,当提供符合会计分期假设的会计信息时,可依据准则制度的规定合并整理相关信息,上述做法完全是出于ERP系统的内在要求和集成化思想而方便整理和传递信息的现实需要[3]. （三）会计记账凭证类型
收款凭证、付款凭证和转账凭证是目前施工企业在记账时候采取的最为常见的几种方式,这三种已经能够将公司的会计核算软件对于一般情况的记账凭证处理加以解决,施工企业的会计的分类、汇总和查询也能得倒满足.但是新的ERP系统是将会计和业务系统有序的结合到了一起,这表明ERP系统的集成化程度很高,实现了高度的财务业务一体化目标,普通的记账凭证不再是最主要的,其作用慢慢简化,甚至成为了整个流程的普通环节.因此我们可以得知,在ERP系统环境下,原有的“收付转”三大类记账凭证会演变出十几种多的表现形式.所以,施工企业不仅应该将传统的会计记账凭证的分类加以改变,还应该允许会计人员根据ERP系统的需要来灵活的掌握设置会计凭证的种类.
(四)施工企业的会计档案的管理
ERP系统本身就是一个比较精细的管理系统,因此企业会计信息和后台信息必须更加明晰化才可以.企业如果原来使用手工合并凭证的传统方式,那么必须提供详细的核算管理信息,进而企业的记账凭证系统必须跟得上才可以.ERP系统将公司内部的会计方面的数据进一步的电子化、无纸化.《会计基础工作规范》要求在保存电子数据档案的同时打印记账凭证和账簿并装订保存,这些打印的成本和工作量对于施工企业来说是一个很大的负担.因此,企业可以尝试允许部分用户将会计档案的格式和规模根基实际需要来划分,并且ERP系统下原来的庞大的数据资料有一些电子资料即可,但是企业应该注意做好相应的安全措施.
四、结语
综上所述,传统条件下长期形成的所谓会计基础工作规范,大多在表面上发挥某种形式的控制作用,当这种常态规定无法持续运转甚至阻碍会计信息化的功能和发展时,则需要建立基于运行系统的内控机制,从系统结构和功能逻辑上嵌入有效的控制手段来代替传统制度形式 [4].企业在发展自我时候也可以将眼前一些表面合理但是实际上没有效果的“基础规范”抛弃,交给ERP系统本身去实现,这对于施工企业在会计处理流程和业务处理流程方面高度的一体化和集成化.这对于施工企业的长远发展具有很大的意义.