本站原创摘 要：在现代的信用社内部控制实施中,信息管理系统是其中重要的组成部分,对于信用社提升自身的内部管理水平以及降低管理成本有着重要的意义.主要从信用社信息管理的重要性出发,结合信用社信息管理系统的组成要素,提出了关于改进信用社信息管理提升内部控制效果的合理建议.
关 键 词 ：信用社 信息管理 内部控制
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）003-079-021 信用社信息管理的重要性
在当前的信用社管理中,信息是内部控制的基础,利用各种信息的相互交换,来实现各种信息的监测、反馈和调节,最终达到内部控制的目的.总的来说,信用社的经营管理过程其实就是各种信息的流动过程,而信用社开展信息管理的目的就是为了建立一整套信用社信息的搜集、整理、储存、加工和传递的管理控制系统.
信用社内部控制体系作为一个完整的系统,应该具备必要的开放式的特点,也就是说,信用社内部控制系统应该根据外部反馈的信息不断进行内部的控制和调节,从而使整个信用社内部控制系统更好的运转和工作.而各种及时、可靠的内外部信息都可以看做是外部对信用社内部控制体系的一种正常反馈,只有这种反馈机制处于一种正常顺利的情况下,信用社内部控制体系才能够正常的形式其功能和作用.
2.构成信用社信息管理系统的基本要素
通常来讲,信用社信息管理系统是由会计信息系统、管理信息系统、信息传递系统组成的.信用社的会计信息系统是建立在信用社的经营管理基础上的,通过对信用社经营过程中的各类事项进行确认、计量、计算、报告等,从而为相关的管理层或相关职能部门提供必要的经济信息.管理信息系统主要面向的是信用社的管理层,为管理者提供必要的经济信息.会计信息以及决策信息等.信息传递系统主要是指信用社通过各种先进的计算机技术或组织职能等手段,将信用社内部的各种会计、管理等信息在信用社内部进行相互间的传递和交流.
信用社信息管理系统组成的三个要素之间相关联系、不可分割.其中会计信息系统是三者的基础和条件,它是信用社财务状况真实反映的基础,没有会计信息系统就不可能存在管理信息系统.而管理信息系统则是整个信息管理系统的中心部分,其信息来源有会计信息系统和外部信息,所获得的信息较之会计信息系统更为全面和深奥,并通过这些全面信息的获得、处理和加工来为管理层的决策、控制等进行调节和影响.信息传递系统就像是会计信息系统和管理信息系统之间的桥梁,没有信息传递系统,其他二者之间就无法进行正常的交流和沟通,更谈不上二者功能的实现.
3.改进信用社信息管理系统提升内部控制效果的建议
3.1 加强信息交流渠道的建设
在信用社的经营过程中,各种内部控制制度的实施以及相关信息的反馈都需要信息的交流,因此,加强信用社信息交流渠道的建设对于信用社的经营管理和内部控制有着重要的作用.
(1)在信用社的经营过程中,应该重视相关信息渠道的建设,从而更加完善管理信息系统中信息获得的有效、准确、畅通.不断强化全体信用社员工对内部控制的重视程度,加强信用社不同层次员工之间的信息交流和沟通,强化部门间信息的流通和交流.
(2)信用社应该建立相关的定期报告和重大事件快速报告制度.在一定的时间内,各个信用社组成部门应该想上级管理层进行相关工作的进展报告,对于一些重大事件、存在经营风险的事件建立相应的直接报告制度,保证其快速有效的通知管理层.
(3)加强信息反馈制度的建设.信用社的各个组成部门应该加强相关监管工作的报告制度,从横向和纵向上,对部门中的各种监管工作和制度建设进行交流,加强不同部门间的相互合作交流.
(4)注重基层员工意见的倾听.信用社的管理层应该积极主动的听取基层员工的意见和建议.因为他们有更多的机会了解信用社具体工作的开展情况,对各种业务的熟悉程度更高,所以管理者应该更加注意鼓励基层员工参与到内部控制中来,将他们的以及和建议进行细致的思考,积极采纳有效的意见,并对相应员工进行奖励,激发他们参与的热情.
3.2 不断完善信用社会计内部控制制度
(1)从信用社会计操作的规范流程出发,严格按照相关的会计准则和制度的要求,对信用社的会计业务操作进行统一规范化的制度管理.这一制度管理应该细化到会计业务操作中的各个细节,实现精细化的业务操作管理制度,使相关人员在进行工作时都能够在精神高度集中的状态下,业务操作流程化,工作方式定型化.此外,相关的会计人员在进行会计操作时严格按照相关的规定和流程进行,保证会计工作的操作流程化.
(2)严格按照岗位分工和授权分责的制度.在信用社会计业务工作中,应该对工作进行精细的岗位分工,根据岗位的不同,制定这一岗位的具体工作职责和权限,并由特定人员进行特定岗位的工作.在进行会计业务处理时,更应该实行岗位分工制度,严禁一个人完成整个业务流程的现象出现,应该定期对岗位进行调整,实现人员的岗位轮换.在进行会计业务处理时,会计人员应该实行逐级授权制,每一项操作都应该在取得授权的条件下进行,超出授权范围的应该由上一级进行审批操作,而且上级授权需要按照相关的授权流程进行,取得相应的授权手续后方可进行.
(3)在信用社会计业务中实行内部牵制制度.这一制度应该包括职务牵制、实物牵制等多方面.在会计账务处理中,一些必要的有效依据比方说专用章、空白凭证等都要设置专人进行看管,需要使用时,需要严格按照相关规定进行控制.此外,信用社内部的资金和实物应该进行单独的核算管理,会计人员对空白凭证等重要单证应该在规定的使用登记条件下,设立单独的使用登记记录,和实物等需要由专门的管理部门进行管理.
(4)不断强化信用社会计业务处理中的监管力度.对信用社会计账务的处理过程应该实行全面的监管,在业务受理时,除业务受力人员外,相近的其他业务人员应该对业务的真实、合法性进行审查,而且对于凭证的传递过程应该严格按照记账的顺序进行,保证手续的准确和及时.在会计对业务进行处理时,各种相关的凭证、数据等都需要进行仔细的复核审查,对于那些较为重大的业务应该由会计的主管进行复核审查.此外,在会计业务处理完成后,还应该对业务的重点部分如会计凭证的要素、处理手续、综合核算等进行最后的审查监管,需要指出的是,业务完成后的审查应该与柜台业务处理想分离,时间、地点以及人员都要进行严格的分离审查.
3.3 加强电子化建设
(1)信用社要充分利用计算机,实现信息采集、处理、传输的自动化,实现信息资源的共享.要通过建立数据库、模型库、方法库,实行准确、快速的分析和预测,为内部控制提供信息来源和决策支持.加强内部控制软件的开发,并改善计算机风险内部控制.
(2)充分应用计算机技术为加强会计内控服务.计算机技术改变一些原会计制度的基本规定,减少相应操作程序,变实时复核监督为事后集中监督,变制度规定软约束为按部就班操作的硬约束.要加强计算机安全管理,明确程序开发员、系统管理员和会计操作员三者之间的权利和责任,禁止程序员直接上机操作,所有会计业务操作都应记录日志文件.
(3)利用电子技术,优化内控方式.具体来说,一是实施电子化监控方式.对一线网点业务人员的操作行为实行电子录像监控,依靠设计的电脑程序自动拒绝非法违规操作,将操作的每一笔业务通过电子网络输送到幕后进行监督.二是实施集中远程监控方式,依靠电子网络将事后监督、审贷分离、现场稽核等传统的分散的监控转变为集中监控,通过电子网络的程序,实行远距离集中监控.
总之,在当前信用社的经营管理过程中,信息管理对于信用社的经营和管理有着重要的作用和意义,加强信息管理水平可以有效的提升信用社的管理水平和内部控制制度建设,对于信用社的长就发展有着重要的推动作用.因此,信息管理系统建设应该充分的引起信用社管理者的重视.