本站原创使用Word编辑文档时,实际上有不少的工作可以交由Word自动完成,从而提高编辑效率.这不,以下就是让Word2013自动为我们完成工作的几个实例.
段首自动空两格
国人书写时有空两格的习惯,所谓空两格,即在段首空两个汉字的位置.虽然Word是大家普遍使用的字处理软件,但默认情况下,要空两格仍需要大家进行设置,或者在段首直接键入空格键.其实,在Word2013中,我们可将其设置为为每个新建文档自动在段首空两格,具体设置方法如下.
Step1：在“开始”选项卡单击“段落”组的对话框启动器.
Step2：单击“缩进和间距”选项卡,然后在“缩进”标题下单击“特殊格式”下的列表框中的“首行缩进”,在“缩进”下的框中将首行的缩进间距量调整为“2字符”,最后单击“设为默认值”按钮.
Step3：在弹出的对话框中,单击以选中“所有基于Normal.dotm模板的文档”复选钮（如图1）,单击“确定”按钮.
之后,当使用Word创建新文档时,该文档就具有自动空两格书写的功能了.
关闭时自动保存
编辑Word文档时,不知你是否遇到过这样的尴尬情况：在尚未保存编辑工作的情况下,你关闭了Word,此时Word会弹出一个对话框,询问是否保存更改.本应单击“是”按钮,然而你却鬼使神差地单击了“否”按钮,结果你辛辛苦苦几个小时的工作成果顷刻间化为乌有.痛心疾首了吧?其实,你可以创建一个能够在关闭Word时对文档进行保存操作的自动宏,即可防止这种意外事故.
Word的自动宏
在Word中,宏是一系列命令和指令的组合,可以作为单个命令执行来自动完成某项任务.在创建宏时,通过为一个宏赋予某个特殊的名称,就可在执行某项操作（例如启动Word或打开文档）时自动运行宏.Word将下表所示名称识别为自动宏.
为使宏自动运行,它必须位于活动文档的Normal模板中或活动文档选用的模板中.唯一例外的是AutoExec宏,它只有存储于以下位置时才可自动运行：Normal模板、通过“模板和加载项”对话框全局加载的模板,或由“Startup”文件夹指定的文件夹中的全局模板.在命名冲突的情况下（多个自动宏名相同）,Word将运行最近的上下文中的自动宏.例如,如果同时在文档及其附加的模板中创建了AutoClose宏,则仅执行文档中的自动宏.如果在Normal模板中创建了AutoNew宏,只有当文档或其附加的模板中没有名为AutoNew的宏时,该自动宏才能运行.
录制自动保存宏
根据上表所示的自动宏名称可知,AutoClose宏会在关闭文档时自动运行,以下我们录一个AutoClose宏,并赋予该宏保存文档的功能.
Step1：打开一篇已存在的Word文档.
Step2：在“视图”选项卡单击“宏”组中“宏”下的三角箭头,然后单击“录制宏”.
Step3：在“宏名”框中键入宏名称“AutoClose”；在“将宏保存在”框中单击“所有文档（Normal.dotm）”；在“说明”框中键入对该宏的描述,比如“关闭时对文档进行保存”（如图2）；单击“确定”按钮,开始录制宏.
Step4：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮.
Step5：在“视图”选项卡单击“宏”组中“宏”下的三角箭头,然后单击“停止录制”.
之后,当使用Word编辑文档,每次关闭文档或退出Word时,AutoClose宏会自动运行,对文档进行保存操作.如果是尚未命名的新文档,将弹出“另存为”对话框,以便你为文档命名.
编辑AutoClose宏
以上录制宏的操作是假设Word的Normal.dotm模板中尚不存在AutoClose宏,如果该宏已经存在,那么你可以对该宏进行编辑,在其中加上保存文档的代码即可,具体操作如下.
Step1：在“视图”选项卡,单击“宏”组中“宏”下的三角箭头,然后单击“查看宏”.
Step2：在“宏的位置”列表中选择“所有的活动模板和文档”,在“宏名”列表中单击“AutoClose”,然后单击“编辑”按钮.
Step3：代码窗口加上以下代码：
ActiveDocument.Se（如图3）
Step4：单击工具栏中的“保存”按钮,然后单击“文件”菜单中的“关闭并返回到Microsoft Word”按钮.
删除AutoClose宏
或许一段时间之后,你又不再需要这个AutoClose宏了,以下的操作可将该宏删除：在“视图”选项卡单击“宏”组中“宏”下的三角箭头,单击“查看宏”,然后在“宏名”列表中选择要删除的“AutoClose”宏,单击“删除”按钮（如图4）,再单击“是”按钮即可.
启用文档中的宏
或许,你虽然已经按上述进行了操作,但在关闭Word时AutoClose宏却并没有运行,这是因为你的Word设置为禁用宏的缘故,以下的操作可以启用宏.
Step1：击“文件”选项卡,单击“选项”.
Step2：依次单击“信任中心”、“信任中心设置”和“宏设置”.
Step3：选中“启用所有宏（不推荐,可能会运行有潜在危险的代码）”复选钮（如图5）.
Step4：依次单击“确定”按钮,关闭各对话框.
表格内自动求和
大凡Excel用户对其提供的“自动求和”按钮可谓是喜爱有加,要是Word表格也有这个“自动求和”功能该多好啊!你别说,你的这个愿望还真能变为现实.以下就是为Word2013快速访问工具栏添加“求和”按钮的操作过程.
Step1：在“文件”选项卡单击“选项”.
Step2：单击“自定义”功能区,在“从下列位置选择命令”框中单击“不在功能区中的命令”,再在下面的命令列表中,找到并单击“求和”,单击“添加”按钮（如图6）.
Step3：击“确定”按钮.
至此,“求和”按钮就出现在快速访问工具栏中了.现在,把插入点置于需要存放合计数的Word表格的单元格之中,单击快速访问工具栏中的“求和”按钮,Word将计算并显示插入点所在的单元格上方或左方单元格中数值的总和.当上方和左方都有数据时,上方求和优先.如果以后不需要这个“求和”按钮了,可以右键单击该按钮,然后从弹出的快捷菜单中单击“从快速访问工具栏删除”,将其删除.
打印前自动重算
在编辑Word表格时,有时或许需要进行一些简单的计算.这项工作你可以使用“表格工具”的“布局”选项卡“数据”组中的“公式”来完成.与Excel能够在更改了单元格数据后自动重新计算结果不同,在更改了Word表格中的数据后,引用这些数据的单元格中的数值并不会自动计算并更新.这是因为Word中的“公式”是以域的形式存在于文档之中的,而Word并不会自动更新域,但我们可以设置让Word在打印前自动更新域,方法如下.
Step1：在“文件”选项卡单击“选项”.
Step2：单击“显示”,在“打印选项”标题下选中“打印前更新域”复选框（如图7）.
Step3：击“确定”按钮.
经过以上设置,在打印文档前,Word将会自动更新文档中所有的域,从而保证打印出最新的正确计算结果.