本站原创近年来,江苏省档案工作发展取得了明显成效.与此同时,由于档案数量猛增,一些地方机关和派出所档案室出现的“涨库”问题,已成为制约档案工作发展的新瓶颈,并对档案规范化、信息化建设的深入发展产生了一定影响.而造成档案“涨库”的一个主要原因,就是多年来大量保管期满档案未能正常开展鉴定工作.
虽然江苏省厅早就提出了对各类到期档案开展鉴定工作、不断优化档案信息资源的要求,《江苏省数字档案室建设规范(试行)》也明确规定“历史档案的数字化加工应当与鉴定工作相结合”,但据了解,除少数地方外,多数机关并没有正常开展到期档案鉴定工作.以上情况表明,加强研究、严格规范机关到期档案鉴定(含处置)工作已势在必行.最近,江苏淮安市机关在强化档案基础工作的同时,对保管期满文书档案开展鉴定和处置工作,对此,我们进行了调研.
到期档案鉴定正常化的基本保证
从表面上看,提出到期档案鉴定正常化的问题,好像是为了解决眼前的“涨库”问题.但从长远看,更为重要的是不断优化室藏、坚持和推进档案工作科学发展的问题.
尽快制定切实可行的工作规程,是到期档案鉴定工作步入正常化的基本保证.制定规程需突出以下方面：
(一)明确档案鉴定工作领导和组织
机关应成立档案鉴定工作领导小组,全面领导档案鉴定工作,包括决定到期档案鉴定、存毁等重大事项.由于档案鉴定将涉及工作各个方面,机关主要负责人应担任领导小组组长.同时,各级机关应适时建立到期档案鉴定小组,开展具体工作.根据《机关档案工作条例》规定,到期档案鉴定必须在机关办公室主任主持下,由档案部门(未设立的应配备专、档案员)和有关业务部门组成鉴定小组共同进行.办公室主任应担任鉴定小组组长.
(二)明确鉴定“时限”和计划报拟制度
对到期档案鉴定不宜原则要求“定期”进行,应规定在档案保管期满后1～3年内完成,即鉴定周期不得超过3年.机关档案部门应在档案保管期满当年,统计出到期档案的类别和数量,拟定并提出鉴定工作计划,报机关办公室主任批准后按期组织实施.
(三)明确档案鉴定“三一二”工作程序
即三次鉴审、一会批准、两种处置的工作流程.所谓“三次鉴审”,一鉴,鉴定小组成员按照分工,根据有关规定对到期档案逐卷、逐件进行初次鉴定,提出剔除(销毁)、留存(提升期限)档案的具体意见,并填写鉴定登记审查表、拟写鉴定分析报告等；二鉴,与档案内容有关的业务部门负责人对初审结果进行逐一复审,签署意见；三鉴,鉴定小组全体对一、二次鉴定结果进行会审,取得一致意见后形成综合鉴定工作报告(包括档案留存、销毁清册等).“一会批准”,指机关档案鉴定工作领导小组举行会议,审核并行文批准鉴定小组提出的鉴定工作报告.“两种处置”,指机关档案部门根据领导小组的批准文件,分别对剔除和留存档案实施销毁和提升保管期限的具体处置工作.
(四)明确档案销毁程序
1.拟订方案.档案部门根据销毁档案的种类和数量等情况,按规定要求拟订档案销毁方案.2.实施销毁.办公室主任审批并组织实施档案销毁方案.3.监销汇报.应指定两人负责监销,防止档案遗失或泄密.监销人员确认档案销毁无误后,在销毁清册上签字,并及时向机关负责人汇报情况.
(五)明确鉴定文件归档
所有反映到期档案鉴定与处置工作的文件材料均应签署完备、收集齐全,按规定要求分别归入机关文书档案和全宗卷永久保存,以备查考.
到期档案鉴定的常见情况处置
(一)整卷剔除
1.实施销毁.根据销毁清册,按规定程序予以集中销毁.2.调整案卷目录.在相关条目备注栏标注“销毁”或“销毁×件”印戳；在备考表记录本次销毁档案的依据(批准文件编号)、销毁时间、监销人以及填表人姓名、时间等.3.其他调整.对相关的检索工具,登记、统计等材料作相应的变更.
应该指出的是,案卷目录中因档案销毁或提升期限等出现的“缺号”情况是正常的.短期、长期的案卷目录(纸质)一般应使用到案卷处置完毕后,归人全宗卷保管.
(二)整卷留存(案卷号按年度编制)
根据留存档案清册,对其进行提升期限的处置.1.确定案卷新档号.按照新的保管期限(一般比原期限高一档),将其接排在同一年度案卷的最后,依次编号即可.2.案卷整理.在案卷相关位置上(进行技术处理)标记新的档号和保管期限；在卷内备考表记载提升期限的依据,原期限和档号,以及整理人姓名、日期等.3.相关调整.对有关的案卷目录,文件级、全宗级检索工具,登记、统计材料以及档案排架等进行相应变更.
其中关于案卷目录的调整,是指统一对留存档案提升期限前、后所在的两个目录进行对应调整,具体包括：1.调整相关案卷条目,并在其备注栏标注“本卷(或×份文件)移至(来自)×号目录×号卷”.2.填写备考表,记录该批次留存(移进)档案的依据以及档案实体和目录整理人的姓名、时间等.
(三)整卷留存(案卷号跨年度编制)
1 视情况选择案卷号编制方法.一是并卷法,将留存档案文件并入同期限、同年度的一个或数个相关案卷中,采用此法不产生新卷号.二是插队法,即通过设置分册号,解决提升期限案卷按年度“插队”的编号问题,例如,需要在123号卷之后插入一个案卷,可将123号卷调整为123-1,“插队”的案卷号则编为123-2.三是新建一个案卷目录,专门用于接纳提升期限的档案.后两种方法建议慎用.2.案卷整理.采用并卷法的,其案卷应按有关规定作必要的整理,如续编页号、卷内目录,调整案卷封面有关项目,并卷情况记入备考表等.采取其他方法的案卷整理同“(二)整卷留存(案卷号按年度编制)”.3.相关调整参考“(二)整卷留存(案卷号按年度编制)”.
(四)卷内文件有“留”有“毁”
1.将剔除文件与整卷剔除的一起集中销毁.其他调整参考“(一)整卷剔除”并作统筹处理.2.对留存文件采取“并卷法”处理,具体操作参考“(三)整卷留存(案卷号跨年度编制)”.
以上情况与处置只是列举,处置工作应严谨细致、有条不紊、逐项进行、统筹兼顾.若有不慎则会造成“账物不符”“账账不平”以及文件材料无法查找等问题.
对年度文件归档工作的启示
其一,对难以确定保管期限的归档文件,宜遵循“就低不就高”的原则.对各种归档文件划分保管期限时,即使我们有比较详细的保管期限表,实际上还会遇到许多难以确定的文件材料.以前遇到这种情况,为保险起见往往是“就高不就低”.这样操作的结果,一是无形中增加了永久、长期保管的档案数量,二是影响了永久保存的档案的价值.如果在初次划分期限时遵循“就低不就高”的原则,等到再次鉴定时,它们的价值经过长期、短期(或定期)的时间沉淀,我们再用历史、全面、发展的眼光来研究判别这些文件材料,将会更加客观、准确,被确定为仍有保存价值的档案可以说是“沙里淘金”.这样,我们最终保存的档案才真正具有永久珍藏的价值.
其二,正确理解8号令给文书档案保管期限划分方法带来的改革.各级机关档案部门在贯彻执行8号令过程中,应从档案鉴定工作需要和长期性出发,全面理解改革给归档文件鉴定带来的影响和变化,准确掌握新的鉴定标准和方法,合理编制、完善归档范围和文书档案保管期限表.在实际操作中,应力争做到：永久的鉴定无误,定期的区分有据,为现时管理和今后的档案鉴定提供有利条件.
最后,归档文件整理,应坚持贯彻“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”的要求.由于以“件”为单位的整理方法,打破了以前立卷归档时“分类组合”的要求,以及计算机著录归档、管理和检索的便捷,许多档案人员在操作中往往忽略了(《归档文件整理规则》中关于“成套性文件”的排列要求,这将给今后到期档案的鉴定带来困难.因为有些成套性文件形成的时间跨度可能比较大,如果不把它们排列在一起,到归档文件保管期满(10年或30年)再进行鉴定时,就有可能由于时间紧、工作量大或者对以往工作缺乏了解等因素,对这些成套性文件的有机联系认识不到、考虑不周,而使它们无法被完整地保留下来,造成历史的缺失.