数字时代档案信息资源的开发利用

摘 要：科技的进步推动了互联网技术和数字资源传播技术的发展,加速了档案信息资源的传播,对档案信息资源的开发和利用提出了新的问题.如何运用新技术对档案信息资源进行挖掘、开发和利用,成为信息资源开发者和信息资源利用者共同关心的问题.

关 键 词 ：数字时代 档案管理 信息资源

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2013）004-080-02

信息的快速发展,时代的飞速前进,档案的信息资料的开发利用也用上了科技的手段,通过科技的手段对档案进行深层次的整理处理,将档案进行数字化的管理,进一步挖掘信息档案资源中的有价值的能够为社会提供信息服务的资源,真正做到为需求者挖掘宝藏.在信息化时代,在数字化发展的今天,技术的发展日新月异,人们对于信息的需求也随着增加,那么对于档案信息的开发就显得尤为重要,本文通过对数字信息的概念,数字时代信息档案的开发利用等方面做进一步的浅述.

1.数字时代档案信息资源

信息档案资源,传统的档案就是文本音像资料的档案的资源,在数字时代,这些资源加上信息化的手段进行进一步的开发利用,是在传统资源的基础上加上信息时代的金属进行档案的利用开发.在数字时代的档案意义上,是需要用信息的时代对信息的整理加工后的再利用.相对传统的档案信息,数字时代的档案信息就是传统档案信息的利用再管理的过程,是对传统的补充升级,传统的档案信息管理中的检索单一,功能少,效率低,对于档案管理以及用户服务意识不强,缺乏竞争力.在信息化数字时代下的档案信息,具有高效,用户体验,全员参与等特点,让枯燥的档案管理在信息化时代绽放光彩,档案信息的利用开发更具前景.

2.数字时发利用档案

信息资源目前的几种形式主要是根据不同的划分进行分类的.档案信息资源的利用,目前来看全国的各级档案管理部门都不同程度的开展了网上信息资源建立的工作,都在利用信息化的手段进行档案的存储管理工作.目前主要分以下几类：

2.1 档案目录信息

档案的信息管理工作,其中包括档案的目录信息,还有就是档案的文件分类目录信息.档案目录信息的数据库的建立,是档案信息数字化管理的第一步,也是信息档案管理的基础,在档案藏馆的每个档案信息都是独立的数据文件,在每个档案馆中是必不可缺少的,通过档案信息目录的检索可以方便的查询到档案藏馆的基本情况,可以找到所需要的每一份档案.

2.2 全文档案信息

档案信息的文本全文信息管理,信息化的归类主要是数字信息的管理,包括全文的电子档案,数据图文档案,电子文件和扫描文档等等,在数字档案数字信息化管理的浸提,数字信息技术与档案的信息管理是密不可分的,能够通过数字互联的管理方式进行全方面的管理.数字化的信息时代都是通过信息化的手段将传统的档案管理进行有计划的分类管理,将原有纸质的档案转换成数字信息档案.

2.3 多媒体档案信息

关于多媒体的档案信息就是通过利用计算机技术对传统的档案进行转换成,数字文档、图像文档、视频文档、音频文档,并通过互联网进行全方位进行数字信息档案的管理利用.

2.4 专题档案信息

档案的信息分类除了具有档案信息管理的特点外,还具有特定主题档案的分类,是对同一主题的档案不同形式的文档进行归类的过程,建立一个同一的专题数据库.在信息化快速进程的今天,不同的时期,不同的研究类型进行相关的信息分类,以便于日后的查阅研究.

3.数字时代档案的拓展

档案信息的数字化过程是档案进程中的重要产物,信息资源的数字化过程中的拓展开发过程是信息资源的组成,对此相关的部门需要重视档案信息的拓展开发利用工作.如何在信息化时代进行档案的信息开发利用,如何优化档案的信息结构提高档案信息利用的效率,意识创新是数字时代档案拓展的重要因素.

3.1 树立用户至上的理念

传统的档案管理传统的管理部门,相对都是比较封闭的,都是坐等用户上门的服务模式.信息档案的管理利用的效率和开发的程度相对都是比较低的,传统的档案信息的管理模式已经不能够适应快速发展的时代需求,在传统信息管理保障效率不高的情况下,已经远远被时代的发展抛在了后面,不能满足大量的信息发展的要求.传统模式下的信息资源的单一利用率,很难实现信息的共享利用和多元利用的模式.档案信息的有效利用很难适应目前快速发展的信息需求,传统的档案管理中技术落后,管理跟不上,理念不强,不能形成以用户为中心的管理理念.时代的发展对于信息档案的需求加大,档案信息管理部门也随着进行了相关的调整,逐渐意识到了用户在信息档案中的重要性.档案信息的管理需要首先加强管理部门的管理理念,理念的转变是对管理的指导意义,是对于信息档案中的信息技术的服务意义,从用户的角度,管理的角度和技术的角度同时进行的管理理念,是符合市场发展和部门管理的需求.在数字化信息档案的处理过程中需要尽量的简化用户的信息管理手续,建立高效有序的规范体系,提高档案信息的利用率,多层次多方位的满足用户的信息档案需求.

3.2 完善档案信息库的建立

档案的信息库是整个档案信息管理中的大脑,数据库的建立是大脑丰富的过程.什么样的数据库是一个高质量的档案数据库,需要有完整多样的档案信息,需要能够准确描述档案信息的目录内容,需要规范的档案信息资料,这一系列的规范才能建立一个高质量的档案数据库.数据库的建立是一项长期而艰巨的任务.档案信息的管理部门要在充分调研的基础上,结合用户的需求进行数据库的规范建立工作.需要在数据库的建立中,分清数据库需要建立那些目录,建立几级目录,分清数据库的建立的优先顺序,合理优化数据录入人员的工作安排.在数据库的建立过程中要严格把关数据库的质量和数量,建立良好的数据库质量控制体系,在数据的校对工作中,充分使用先进的软件进行把控,保证数据的准确性,建立数据库纠错机制,能够发现问题及时解决,保证数据库的整体的质量.

数据库的信息来源主要有几个方面：（1）电子档案的归档工作.这是数据库的基础.电子文件的整理归类工作,需要进行科学有效的管理规范流程,需要保证电子数据的准确安全,需要保证电子数据的完整有效.电子文档的收集,需要大量的人力物力,需要动员全单位的人员进行相关的工作,以保证电子文档收集的及时有效性.（2）档案文档工作的数字化工作.对于原有档案文档的处理,特别是一些珍贵文档的处理,需要专门的工作人员,进行重点有计划的进行,甚至需要专业的技术指导进行相关信息的处理工作,以便于信息数字化的完整有效性.对于档案信息的数字化的要求完整有效.（3）对于特色文档的数字化,四是平时日常管理的文档收集工作.

4.创新模式提高效率

传统的档案管理模式的影响深远,一时还不能适应新理念的档案管理要求.档案的管理工作都是处于被动工作状态,以不能适应快速发展的要求.并且数据的分析不能形成良好的互动,对于档案的管理工作仅限于上门服务,以自我为中心的传统的低效率的管理模式.这些档案的管理模式在现在都是落后的需要淘汰的,这就需要有更好的更高效的创新的管理模式以代替.在创新模式之初,需要上下统一意识,树立以客户为中心的管理理念,通过技术快速实现档案信息的数字化时代,提高服务意识,扩充服务的形式内容,创新服务手段,通过全方面多形式的改革进行档案信息管理的改变.档案的信息管理工作的改变对于档案管理中的工作问题就会得到很大的提升,也能在模式的运行过程中发现不足及时纠正,能够捕捉到信息管理中的亮点,进行创新,让档案信息管理工作能够真正为经济的发展,科技的发展,教育的研究提供有效高效的信息管理服务工作.