一、认真做好房地产测绘档案的收集整理
房地产测绘档案包括纸质档案和电子档案,应根据不同类型做好收集整理工作.
1.纸质档案的收集整理
(1)收集整理原则
按照测绘档案形成的特点和规律,保持测绘档案各文件之间的历史联系,使测绘档案能反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用.
(2)收集整理内容
根据房产测绘、地籍测绘、工程测量等测绘类型的不同,单独收集整理,形成资料卷.
①测绘项目委托材料,如申请书、测绘合同等材料.
②测绘任务书、技术设计书或房产面积测算项目策划书等技术文件.
③测绘过程中使用的仪器设备检定证明材料.
④测绘过程中产生的原始数据和记录资料及相关说明.
⑤委托单位及第三方提供的与测绘有关的基础资料.
⑥测绘成果、成图资料.
⑦测绘技术总结.
⑧测绘成果检查报告、质量验收报告等资料.
⑨收费凭证.
⑩其他有必要保存的资料.
房产测绘项目中,申请单位提供的作为测绘要件的施工图纸与资料卷一并归档保存.
(3)整理归档要求
①归档的测绘成果及相关资料,内容必须完整、真实,项目名称及其他必要的名称必须确切、统一,标识清楚、齐全.
②归档的施工图纸,图幅规格应符合标准;计算资料应页码齐全;建档目录应字迹工整、格式一致.
③测绘成果移交后应立即归档,对于完成周期长或分批次完成的测绘项目,可将测绘成果按完成的先后顺序分阶段归档.
④立卷归档过程中,应对资料卷中保存的全部资料编制页码并建立归档文件目录,新归档的图纸卷也需编制页码.
⑤测绘成果及相关资料立卷归档一般一式一份,比较重要和利用频繁的成果资料可以复制,适当增加归档份数.
⑥对已出具的测绘成果进行修改的,修改后的测绘成果及其他有必要保存的资料(如修改说明、外业记录等)应在原资料卷之后添加,合并保存.
2.电子档案的收集整理
(1)电子版测绘档案保存内容
商品房类房产测绘项目保存内容包括:房产测量师软件生成的以楼号命名的所有文件、SHP数据文件、“分层分户图”文件、“转件数据”文件以及其他有必要保存的资料.
非商品房类房产测绘项目保存内容包括:非商品房登记测量报告书文件、分丘图文件、外业数据解算文件、SHP数据文件以及其他有必要保存的资料.
土地测绘项目保存内容包括:土地测绘成果报告书文件、成果图文件、SHP数据文件、现场采集数据及软件处理的过程数据、图形编绘时采用的原始数据、第三方提供的测绘资料以及其他有必要保存的资料.
其他类型的测绘项目,根据测绘类型的相关要求进行保存.
(2)电子版测绘档案归档要求
①必须与纸质档案同步立卷保存.电子版测绘档案应按照测绘类别和行政区域存放于“成果资料服务器”中.
②必须与纸质档案进行一致性审查.上传电子版测绘档案至服务器之前,应对其与纸质档案的一致性进行审查.
③必须严格按照规定修改.上传至服务器的电子版档案任何人不得随意修改.对于需要续档的项目,只允许在原电子版档案的基础上附加新的电子版档案并作出明确标识.
④必须定期进行数据备份.档案管理部门应安排专人定期对保存的电子档案进行备份,以确保测绘档案安全.
3.测绘档案整理归档流程
(1)档案移交
接收测绘成果及相关资料时,要认真查看各项测绘要件和建筑施工图纸是否齐全,确认无误后签字接收.同时将电子档案按照测绘类型和行政区域存放至服务器.
(2)整理列目
按照规定对纸质测绘档案进行排列、编号、整理、装订,形成资料卷.对随附图纸按顺序编号保存.
(3)建立检索数据库
按照系统要求将测绘项目的编号字段等录入系统,便于检索和调阅.
(4)档案进库
纸质测绘档案归档立卷后,将整个项目的各卷按照一定顺序归入库房.
二、加强测绘档案保密管理
1.档案管理部门及相关人员要严格遵守《保密法》、《档案法》有关规定,严格按照《测绘法》对涉密测绘资料(包括纸质和电子介质)进行整理、保存、利用和销毁.
2.档案管理人员不得向无关人员谈论或泄露所管理的涉密测绘资料的任何内容.
3.严禁非涉密人员管理、查阅或调阅涉密测绘档案.
4.利用涉密测绘档案必须严格执行《保密法》、《测绘法》相关制度,妥善保管所借档案和有关资料,严禁向无关人员泄露涉密测绘数据信息.
5.利用后归还的涉密测绘档案资料,应立即放入保密柜内保存,防止丢失和泄密.
6.销毁涉密测绘档案或资料时必须到指定部门监销.
7.存储涉密测绘档案和资料的计算机必须与非涉密计算机及其网络实行物理隔离.
三、严格房地产测绘档案鉴定与销毁
1.测绘档案鉴定原则
认真贯彻“审查从细,留存从宽”原则,按照测绘档案管理的有关规定,坚持既考虑历史发展的需要,又服务于现实工作需要,严格掌握,慎重从事.
2.测绘档案保存期限
凡具有重要凭证作用和长久需要查考、利用的测绘档案应永久保存.
房产、土地等类别的测绘档案,一般的资料卷在相当长时期内(15-50年)具有查考、利用、凭证作用,应长期保存.
房产测绘档案的图纸卷短期内(15年以内)具有查考、利用、凭证作用,一般在房屋登记测量完成满15年后销毁.
3.测绘档案鉴定方法
采取直接鉴定法,以案卷为单位,根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定.
4.测绘档案的销毁
(1)测绘档案销毁准备
对经鉴定后确已失去保存价值需要销毁的测绘档案(包括房产测绘项目的图纸卷),应登记造册,编制销毁清册,经档案管理部门审查、单位领导批准后,再行销毁.在条件允许的情况下,测绘档案被销毁之前,可对其实施信息化处理,保存其电子版档案,以备查考.
(2)测绘档案销毁方法
待销毁的测绘档案与销毁清册登记内容核对无误后,到指定地点销毁或用碎纸机自行粉碎,销毁工作应由两人以上(含两人)监督核销,监销人在销毁清册审批表上签字.
(3)测绘档案鉴定销毁总结
鉴定销毁工作结束后,应出具鉴定销毁总结报告,将鉴定销毁工作中的机构、参加人员、鉴定销毁测绘档案的内容、数量、密级以及其它需要说明的情况,如实记载,以备查考.
四、认真做好房地产测绘档案服务利用
1.测绘档案利用的原则
对公原则,只对单位,不对个人;保密原则,严格执行《保密法》和《测绘法》有关规定;有限服务原则,在国家规定范围内提供有限服务.
2.测绘档案的服务利用范围
根据测绘项目申请单位申请,可提供测绘成果成图资料复制件,申请测绘时提供的施工图纸等要件资料复制件.
根据业务需要,可向司法机关、国土房管系统内部相关部门提供已归档测绘档案成果成图复制件.禁止直接打印测绘成果电子档案后对外提供.
3.测绘档案的服务利用程序
(1)单位申请
测绘项目单位要求提供测绘成果成图复制件的,应出具书面申请.司法机关需出具司法协执通知.
(2)领导批准
档案管理部门经审核同意后报主管领导批准.
(3)调档复制
档案管理部门按照主管领导批准意见调取相关案卷进行复制,加盖印章后提供给申请单位或司法机关.
陈品禄/实习编辑