本站原创摘 要 ：高职院校的科研档案管理工作是高职院校科研中的重要
组成部分,以科学的态度加强对高职院校科研档案工作的管理非常
重要.
关 键 词 ：高职院校 科研档案管理
高职院校科研档案是科研活动的原载体,指的是在科研过程中逐步形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料.科研档案管理工作是科研管理活动中的重要环节.因此,如何进一步开发并妥善管理科研档案,使档案资源更好地服务于高校和全社会,便成为当前众多高校科研档案管理部门需要深入探究的课题.
1.高职院校科研档案工作管理的重要性及意义
科研成果是科研人员智慧的结晶,需要以档案的形式妥善保存,使之形成科研信息资源储备库,以便更好地服务于社会经济发展.准确、完善是科研档案形成的基本要求,唯有如此,才能真正发挥档案的信息服务确保在科研工作中有效应用.归档时,要确保所有归档资料完整且归档及时,必须保留资料的系统性、准确性、完整性和原始性；在科研档案管理中,科研人员的工作任务是认真记录并妥善保存科研课题的立项申请书、研究计划任务书、说明书、开题报告、工作方案、课题进展报告、课题结题报告、重要会议纪要、国内外调研材料、科研经费的使用情况记录、课题鉴定（验收）报告以及成果报告等文书资料.科研资料及时归档保存是科研档案管理科学化、规范化的第一步.
2.高职院校科研档案工作管理存在的问题
2.1 科研档案管理意识薄弱,科研档案材料收集不全
高校的领导者以及科研、档案管理等部门普遍缺乏档案管理意识,对科研档案管理的重要性认识不足,这在一定程度上阻碍了科研档案的发展进程.具体体现在四方面：
①目前,一些科研工作者在科研档案管理的认识上片面化,将档案管理工作孤立起来,认为档案管理仅仅是单个部门或个人的职责,只关注科研经费和科研成果,这使得科研档案从形成的初始阶段就偏离了服务社会的本质；
②在科研文献、资料的形成过程中,科研管理部门未严格把关,管理制度不严谨,致使档案管理始终滞后于科研进度,严重阻碍了建档与科研的“四同步”.“四同步”,即下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步.
③档案管理部门没有全程跟踪检查科研档案的收集和管理工作,工作进度严重滞后.档案收集是档案管理工作中相当重要的一环,有的科研人员一味的埋头搞科研而容易忽视建档保存工作,对其他部门组织的科研材料,基本上处于你交多少、我管多少的情况.
2.2 科研档案管理机构不健全,人才队伍无保障
由于部分高校教育资金有限,软、硬件设施配备不完善,致使校内科研管理部及其各个系部都未设立专职科研档案管理机构,尚未形成一套相对健全的科研档案管理机制和相关的实施细则,目前的科研档案管理工作都以《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》为依据来贯彻执行.没有明确制定科研管理人员的岗位职责,科研档案管理人员也多为,没有接受过系统的档案专业理论知识和技术培训,难以胜任本职工作,有的挂职档案管理员“在其位而不谋其政”,对档案管理工作兼而不管,必然影响科研档案管理的工作进展.
2.3 科研档案管理服务市场意识不强,利用率低
高校中的全体教研职工经过长年累月的钻研和积累,才构建了如今比较完备的科研档案资料库.当前市场经济条件下,数字信息技术迅速以其简便、强大的技术优势被广泛应用于社会经济的各个领域.作为颇具前瞻性的高职教育更应该首当其冲,积极应用数字信息技术来完善教研管理.但是就当前形势而言,仍有部分高校一直沿用传统的教研模式,只对科研资料进行简单的搜集、整理和归档保存,并不注重其利用价值和社会经济效益,高校科研档案管理服务于社会经济的职能无法体现出来.现阶段,大部分高校开展科研档案管理的目的除了应付上级检查以外,就是科研工作者用来申报职称的途径.科研成果的后期转化过程鲜有科研人员参与,科研档案无法重新编研或进行深加工,以进一步提升其科研价值,使其更好的服务社会.
3.高职院校科研档案工作管理方法探讨
3.1 加强宣传,提高各级人员档案意识
为了提高高校各部门及相关人员对科研档案管理重要性的认识,首先要从宣传着手,针对全体师生和科研人员开展档案管理知识及相关法律法规的宣传活动,采取多元化的方法手段积极宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《科学技术研究档案管理暂行规定》,使各级管理部门和科研工作者充分认识到档案管理也寓于科研工作之中,从而支持并广泛参与科研档案管理工作,进一步明确科研人员的职责和义务,从而提高其思想觉悟,主动收集、积累科研档案资料,并积极推进科研档案管理的科学规范化.
3.2 建立健全科研档案管理制度,依法制档
根据《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》以及各级地方政府制定的档案管理条例,基于现阶段高校科研档案管理实际,着力完善科研档案管理机制,档案管理员要合理分工,坚持完善各项工作流程,以促进科研档案管理工作顺利开展.此外,要注重档案管理机制建设,推行科学规范的管理流程,切实将科研档案管理工作纳入到学院整体工作中,实行集中统一管理,项目完成后的2个月内,所有项目资料一律建档保存,任何个人不得归为己有.
3.3 加强科研档案管理人才队伍建设,提升业务知识
科研档案管理属于政策管理的范畴,且对管理员的专业素质和技术水平要求较为严格,所以必须认真贯彻落实“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的工作要求,针对各个梯度水平的档案管理人员开展技能培训再教育活动,掌握现代科研档案管理的技术要领,不断提高管理人员的政治素质、业务素质和职业道德修养.科研管理人员要坚持理论学习,特别是交叉学科的融合交流,以进一步拓宽知识面,更好地适应新形势下的档案工作.
3.4 加快科研档案信息化建设,实现科研成果最大效益
现阶段,大多数高职院校已建成校园网络系统,教研管理模式也逐步向数字信息转型.科研档案是衡量一所高校科研实力的主要因素.就目前来看,大部分科研档案仍以纸质形式保存,现代信息技术在科研档案管理中的应用仍处于初级阶段,档案管理网络化程度低,致使档案利用效率一直维持在一个较低的水平.现代科研档案管理除了沿袭传统的管理模式（也就是将科研资料分类汇总,然后归档保存）之外,更为注重档案资源的再利用,以及如何将科研成果转化成实际的经济效益.在科研项目的深入研究以及科研成果的推广应用过程中,科学、规范的档案管理往往能给予其足够的技术支持,从而实现科研成果向经济效益的转化.
高职院校科研档案管理工作是档案工作和科研工作的结合点,如何创新高校科研档案管理理念和方法,将档案工作与科研工作紧密结合起来,将是高校科研管理部门需要不断探索和实践的问题.