本站原创文献按加工层次通常划分为：零次文献、一次文献、二次文献、三次文献.所谓二次文献是指：按照一定的原则、方法对一次文献(即首次发表的原始文献)进行加工、整理而成的、用于揭示和报道一次文献的文献.比如常见的书目、题录、索引、文摘及专题汇编等.二次文献更便于查找、利用一次文献,具有工具性、检索性和报道性的特点.
高校图书馆和院系资料室除了充分利用公开出版发行的各种二次文献外,应该根据本校学科专业设置和科研方向等的特点和需要,大力开发二次文献,提高图书馆、资料室的服务层次.
一、开展二次文献服务的必要性
1 从文献信息的作用和特征方面分析
首先,从文献信息的社会作用方面分析.当人类跨入信息时代,信息与物质、能源构成现代社会发展的基本资源体系,劳动生产率的提高,不再是凭体力、靠能源,而主要是依赖人所掌握的知识和信息.信息作为一种新型资源,在现代社会越来越成为一种战略资源不仅对社会生产要素有优化作用,对社会生产资源有替代作用(即通过节约人力、资金、物质和能源的消耗),而且对国民经济财富还有增值作用.文献作为信息的一种表现形式,同样具有上述属性.
其次,从文献信息生产、流通过程中的某些特征方面分析.首先,文献信息生产具有无穷尽性.由于技术手段的不断提升,现代文献信息的生产周期大大缩短,造成社会文献信息资源数量庞大、内容复杂甚至是“信息泛滥”的程度.而同时,文献信息流通又具有易传输性.现代技术推动了通信、交通业的发展,使文献信息的流通速度提快,信息的传输和庞杂让人们“应接不暇”.这就增加了人们选择文献信息的难度,影响着人们对文献信息资源的开发利用.
总之,现代社会人们一方面对信息的依赖性增强,另一方面,信息的增长速度和流转速度远远超过个人处理信息的能力,这就需要专门的机构、专门的人才对信息进行选择、处理,剔除无用的部分,使无序的信息流变成有序信息流,而图书馆及其馆员首当其冲.
2 从高校图书馆的特殊职能分析
高校图书馆是高校文献信息中心,是为教学、科研服务的技术机构,对文献信息的流转中承担着传递职能,对读者承担着教育职能,在教学科研方面承担着情报服务职能.其中,文献信息的传递、流转方式更是图书馆的重要环节之一.只有开发深层次的文献信息加工工作,有计划地从庞杂的文献信息中选择精萃,向教学、科研人员和学生提供高层次的成果,才能名副其实地成为高校文献信息中心.所以,开发二次文献信息服务是图书馆及其馆员义不容辞的义务.
3 从对信息需求的角度分析
信息化社会形成人们对信息的依赖性,人们只要参加某种实践活动,就需要利用特定的信息,并成为其解决各种实际问题的重要资源.同时信息需求又随着实践活动不断发展和变化.信息帮助人们解决在实践中遇到的各种问题,只要有新的问题产生,就会有新的信息需求,各种实际问题的变化,信息也跟着变化,实际问题在发展,信息需要也跟着发展.
图书馆馆员作为文献信息的提供者,承担着满足信息用户对信息需求的任务.而且,在信息服务过程中,密切关注并促使信息用户的潜在需求向现实需求转化.面对信息用户的现实需求,需要有针对性地开展二次文献服务,以满足用户对信息的,帮助用户解决现实问题.
二、如何开展二次文献服务
1 开展二次文献服务对图书馆馆员的素质要求
首先,是对馆员学科专业知识的要求.要从大量文献信息中选择所要求的文献,要求馆员在文献检索中具备文献识别、评价能力.因此,对学科专业知识的了解程度直接影响文献选择质量.为教学、科研服务,不了解学科专业知识是不行的,否则,不能认知、判别文献信息的价值,直接影响提供文献信息的质量.因为馆员对学科专业了解甚少而提供低水平、甚至无用的文献信息,只能是无效的信息服务过程.因此,馆员对学科专业知识不应只满足于初步了解,而是要通过学习要由基本了解到深入了解.已具备某一学科专业知识的馆员,要尽可能了解相关学科的专业知识.图书馆在人员结构上尽可能照顾到各学科专业.
其次,对馆员图书馆专业素质的要求.开展二次文献信息服务,馆员应具备三种基本技能：(1)检索能力,熟知检索工具,能熟练使用检索工具.(2)编目技能,按文献编目规范要求编制目录、题录、索引等.(3)文字表达能力,能按照用户要求编写文摘、述评、综述等.
2 开展二次文献信息服务具体步骤
(1)调查用户：二次文献信息服务要有指向性,目的要明确,不能盲目、随意.根据高校教师、学生、领导管理人员及教学、科研、管理等不同层次的服务对象的不同要求的调查,开展指向性明确的文献开发工作.从而做到想读者所想,急读者所急,变被动服务为主动服务.
(2)搜集文献信息.在调查基础上,确定了服务对象及其要解决的问题后,根据用户重要,在庞杂的文献信息中寻找、选择相关文献信息加以汇集.这是开展二次文献信息服务的重要环节.搜集文献信息过程要掌握目的性、系统性、及时性、可靠性等原则.因此,不能只看书名、题名,而要一篇一篇地阅读,在阅读过程中选择最有价值的文献信息.
(3)整序.在搜集文献信息后,根据用户要求,确定二次文献的表达形式,将杂乱无序的文献信息按照表达形式的规范要求,用一定的标准和一定的方法、手段整理为有序状态,或分类、或主题、或目录、或文摘、或题录、或综述、或专题汇编等.整序的目的就是克服或减少文献信息的混乱度,便于管理和使用.经过整序后的文献便可直接向用户提供服务.
(4)对二次文献信息服务的评价.即对二次文献产品及服务过程的评价.二次文献就像一种“粘合剂”,粘合的程度不仅反映文献信息产品的质量,也反映服务过程的服务质量.通过服务回访等形式,由用户对二次文献产品、使用价值、所产生的效果作出评价.评价的结果既反映图书馆馆员与信息用户之间的密切程度,又是对二次文献生产者的劳动予以认可的根据,是作为考核、任职的一项重要参照.
3 图书馆组织实施二次文献信息服务工作的具体方式
笔者认为,具体组织实施二次文献信息服务可分为三种方式：
第一种方式：将由图书馆或二级院系领导下达的,根据教学、科研和管理的需要确定的二次文献服务项目作为工作任务,确定有关人员必须完成.
第二种方式：由馆员根据教学、科研和管理的需要,提出选题,经相关领导批准立项.这种方式虽具有自愿请求的前提,但是,一经批准就具有约束力,就成为工作任务,必须有服务结果.
第三种方式：馆员自主选题、立项.即馆员根据自己专业特长和对某一特长和对某一学科领域了解深度,确立某种形式的二次文献表达方式,为一定范围用户服务的情形.这种方式,开始可能没有非常明确的目的,服务对象也有不确定性.但是,随着时间的推移,会逐步引起某些读者的注意.这些读者会主动与文献提供者发生联系,促使文献提供者再深化服务,再提高二次文献的质量,渐渐成为一种服务“品牌”.
无论采取哪种方式,开展二次文献服务,从信息服务方式上尽可能追求：单向主动服务、专项委托服务、定向服务、定题服务.