本站原创摘 要：商务信函的写作是日常商务交流中不可缺少的,在写作商务函件的时候,除了要注意语言表述的简明和准确,还要注意礼貌原则的运用,以更好地发挥商务函件对对外贸易的积极作用.
关 键 词：礼貌原则；英文；商务函件；应用
[中图分类号]：H31[文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2012）-21--01
随着国际贸易与交流的日趋频繁,商务往来事务不断增加,商务信函的数量也随之增加,英文商务信函的写作也就成为日常商务工作中不可缺少的部分.在写作英文商务信函的时候,要完整、准确地表达出自己的观点以及要传达的信息,这是最基本的要求.另外,由于商务函件不同于普通信函,一般都带有一定的商务目的和功能,要更好地实现其商务功能和语用功能,礼貌原则是不可忽视的.
由于各国的文化习惯和礼仪、礼貌都存在着一定的差异,我们在写作英文信函的时候,也要注意文化差异和表达习惯的不同,要采用对方能够接受的语言表述方式,以免造成不必要的误解.礼貌、得体的信函表述还可以为商务洽谈赢得有利的机会,对商务纠纷的化解起到积极的作用.
在撰写英文商务函件的时候,首先要有一个正确的定位和态度,要使双方的交流建立在平等互利的基础上,语言要亲切、自然,不要为了讨好对方而显得过分谦卑,避免一些虚伪的客套和奉承,这样更容易赢得对方的理解和信任.另外,要想让商务信函在对外贸易中更好地发挥积极的作用,我们还要注意礼貌语的得体运用以及沟通的技巧.要让对方感受到自己被尊重,适度的赞扬和表示亲近也是很好的表现方式,让对方感到亲切,愿意继续进行贸易上的交流和合作.
一、以亲切温和的语气开篇
一般来说,商务信函的开头语可以用来简要地表明来信的意图,起到提纲挈领的作用,用语要简明扼要、清晰明了.开头部分的语句不能过于生硬,要亲切、自然,给人良好的印象,愿意继续阅读函件,还要考虑到与对方的关系,礼貌、得体地进行表达.根据写信的目的不同,可以运用不同的开篇方式,比如：“Wearepleasedtoinformyouthat等”“Thepurposeofthisletteristoinformyouthat（of）”表达将某事告知对方的意思,这样的句型显得比较正式,让对方有被重视和尊重的感觉,还可以明确写信的意图.
二、注意情感上的沟通
商务函件的主要功能是进行商务交流和沟通,但是我们在撰写商务函件的时候,也不能忽略同对方情感上的沟通,在陈述事实和提出问题的同时,要表达出对对方的关切和体谅.即使是指出对方的错误,也要注意表达的技巧,不能使对方感到面子受损.良好的情感沟通不仅是礼貌和得体的基本要求,更会对贸易往来起到积极的作用,许多不必要的纠纷也可以随之化解.比如,当在贸易往来中发生问题的时候,我们在信件中可以用这样的句型：“wearegrievedtohearof（about）”或者“Toourdeepregretwewereinformedthat（of）”对所获悉的事实表示遗憾,这样的说法会让对方感受到被关心和理解,接下来的事情处理起来也会变得更容易一些.
三、婉转地表示拒绝
有些时候,我们在商务信函中,需要表达拒绝的意思,当对方提出的要求我们不能接受或者意见不能达成一致的时候,我们就要表示拒绝.如何礼貌地拒绝对方,又能得到对方的宽容和理解,就是我们在语言表达时应该考虑的问题.当我们表达拒绝的时候,一定要传达出不得已或者已经尽到努力但却不可改变的意思,这样往往容易得到对方的谅解,言辞也比较委婉,不容易激化矛盾.可以用这样的句子：“Itiostregrettablethatwehetoinformyouthat（of）等”“Itcauseemuchsorrowtohetosaythat等”表达不得已或者很遗憾的心情.
四、表达谢意或者致歉要真诚
如果我们在信函中想要表达对对方的感激之情,或者因为某些原因需要向对方致歉的时候,一定要注意以真诚的态度来叙述,要针对具体的问题,诚恳地表达谢意或歉意.表达谢意是一种很好的传达礼貌的方式,对他人的工作和努力表示谢意和赞赏,会产生积极的作用.比如,可以说：“Pleaseacceptourthanksinadvanceforyourusualkindattention.”或者“Werequestyoutoacceptourwarmestthankortheanticipatedfour.”对对方的帮助表达诚挚的谢意.
适时地表达歉意,赢得对方的体谅,也是一种缓和双方关系,增进感情的好方法.有些事情虽然不大,但极有可能被对方误解,比如发信延迟或者没有及时回应等等,遇到这样的情况,我们最好在信重表示一下歉意,可以说：“Ihopeyouwillexcusemefornothingrepliedtoyouuntiltoday.”其他方面的致歉还可以用“Wewishtocreyourkindforbearanceforthistrouble.”或者“Wetenderyouourapologyfortheinconveniencethiserrormayhecausedyou.”