本站原创随着学习科学发展观活动的深入,在新时期新形势下,高校干部档案管理工作也随之进入到深层次的探索与发展之中.干部档案是原始档案的重要组成部分,是国家机构、社会、组织在人事管理活动中形成的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现,以个人为单位集中保存下来供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录.高校干部档案肩负着为学校的机构改革、人事制度改革、人才培养提供超前性、参考性信息的重大责任,为干部的档案工资记载、人员出国(出境)政审、职称评定、干部选拔任免、新党员的发展等提供全方位的服务.高校的干部与其他企事业单位的干部相比而言具有鲜明特点,他们通常任职的同时还具有专业技术职称,因此他们的档案材料又相对较为繁琐.陈旧的材料收集模式及管理方式导致高校现有的档案管理滞后甚至脱节,我们急需对这个重要的事业进行调研,总结出科学、创新的工作机制.
一、档案管理创新
档案部门管理的任何一种档案都是非常重要的,都具有很强的技术性、专业性、保密性,但是干部档案与其他档案相比较,更具有特殊性.由于党员队伍质量,关系着党的纯洁和战斗性,关系着党的执政地位,中国时时刻刻建设着这支队伍,时时刻刻改造着这支队伍,使其保持永远的先进性.因此其档案由专门的行政部门来管理是实现这一目的的最重要手段.干部档案不仅要由行政部门专门管理,而且管理者更需要特殊的技术性和专业性,还需要严密的组织性、纪律性等党性,所以就现状而言,干部档案只能由专门的行政部门来管理,而不能由专门的档案部门来管理.干部工作日常管理涉及到干部提拔、任免、年度考核、培训等重要工作,各类材料的收集需要严格、谨慎的态度去完成,同时如果由单位的组织部门来开展此类会事半功倍.以我校为例,干部档案区别于普通人事档案,科级及其以上干部的人事档案由党委组织部进行统一管理,而普通人事档案则由人事处专人负责管理.这样不仅高效便捷,更避免了材料移交中出现的纰漏,使得干部档案的管理工作更加严密.
鉴于干部档案工作的严肃性,我们对档案管理人员的要求也需要与时俱进.档案管理人员要党性强、作风正、有强烈的事业心和责任心,忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利,有主动学习的意识,加强与上级部门的沟通,让档案服务于教学的开展.档案工作是一项专业性很强的工作,档案管理人员业务的熟练来自于长期经验的积累.人员变动频繁,不仅不利于档案工作的收集与管理,也不利于档案工作人员业务水平的提高.因此,可以适当倾斜政策,保证档案管理人员合理的待遇,以吸引人才、留住人才、用好人才,使干部人事档案管理工作更加科学、规范,最大限度地发挥干部人事档案在党的建设、发展经济和干部管理工作中的作用.我们还应该建立档案管理机制、目标责任管理,将档案管理工作的内容纳入到相关人员的年度考核中,不仅可以调动档案管理人员的工作积极性,还可以建立必要的激励和约束机制.
二、档案服务创新
高校规模在不断扩大,基础建设也在逐步加速,诸多工作的开展都必须依赖干部档案信息,档案信息的利用率也越来越高.高校干部档案工作应该以服务教学为中心,以自身建设为主导,以人为本的可持续性发展.长久以来,档案工作缺乏主动的服务意识,一直都是在被动的接收各类信息再进行分类整理,使档案管理人员养成了依赖性和惰性.这个问题应该从管理者的意识上进行培养和改进,化被动为主动努力提高服务水平,使管理者有意识地进行信息的主动收集.积极主动地为领导决策和学校各方面的利用者着想,积极努力创造各种服务的条件,主动提供多种服务；积极创造开发利用的现有的物质条件,提高管理水平.
在干部档案工作中,一方面,我们应该建立档案移交登记册,用文字材料详细记录干部档案材料的交接、录入等信息,必须做到档案的查询、交接都必须由专人进行,并严格按程序签字登记.另一方面,根据现有档案的发展,我们应该建立电子档案信息录入系统.医学院不同于其他高校之一就是它有直属的附属医院,通常附属医院院级领导的干部管理工作由医学院进行,因此学院要加强与附属医院人事组织部门的沟通,并对其进行指导及督促.干部档案材料,按其状态,可分为静态性材料和动态性材料,按其时间可分为前期材料和近期材料,如果把收集的全部信息,不加工,不加区别地归入档案,必然使整个档案变得杂乱无章,丧失其使用价值.因此,对收集到的材料应认真进行去粗取精,去伪存真的加工,予以鉴别、评定、整理.这样,既能缩短档案形成周期,提高工作效率,也能使档案清晰明了,提高其使用价值.过去,干部档案一般是在干部的工作变动或在填写上级布置的各类调查报表时才得到使用,因而,干部档案一直处于被动使用的状态,使用率低,地位不高,得不到应有的重视.现在迫切需要开发和调节大量的人才,这就需要干部档案变被动使用为主动利用,充分发择其特有的作用,当好各级领导干部用人的参谋.因此,建立正常的档案送呈渠道和制度,经常将有成绩、有能力、素质好的干部及有关档案材料推荐给有关领导,是必要、可行的.