本站原创每个学年的报表,需要统计一年中学生增加和减少的数据,并将名单上报.要想把一年内几千人中的这种流动变化情况搞清,实在是个令人纠结的事情.其实我们可以利用Word中的比较与合并文档功能,把年初和年末的学生数据进行精确比较,标出增加和删除的学生,然后再把数据粘贴到Excel中,利用其自动筛选功能删除掉没有变化的学生.再按规定格式进行处理,就会圆满地完成统计上报任务.
数据文件准备
首先,为了比较精准,必须把从教育平台中导出的学年初和学年末的Excel数据,严格按着相同的字段、相同的条件各自进行排序.其次,把两个文件中需要比较的数据分别粘贴到Word中.粘贴的方法：点选菜单栏中的“编辑→选择性粘贴→无格式文本”.最后把两个文件进行保存,文件名分别为“年初数据”和“年末数据”.
进行数据比对
为了能清楚地看出增加和被删除了的学生,需对“审阅”工具栏进行部分设置.
添加“审阅”工具栏.方法为：打开“年初数据”文件,点选菜单栏中的“视图→工具栏→审阅”,添加“审阅”工具栏.
设置去掉“批注框”,用双下划线标注增加的学生.方法为：点击“审阅→显示→选项”打开修订界面,在修订界面中,将“使用批注框”选择为“从不”,在“插入内容”右侧选择“双下划线”.然后点“确定”退出（图1）.
设置完成后,开始比较.点选菜单栏里的“工具→比较和合并文档”,出现“比较和合并文档”对话框.在对话框中去掉“查找格式”前的小钩,在“精确比较”前选上钩,接着选择需要比较的文件“年末数据”,最后点“比较”按钮.
这时就可以看到比较的结果了（带删除线的是减少的学生,带双下划线的是增加的学生）.为了以后使用方便,把文件保存为“比较后数据”.
生成流动学生上报名单
打开Excel,在新工作表中依据数据内容建立相应的列标题学号、姓名、性别、出生年月.把标题字的颜色设为红色,以方便后面的筛选.将“比较后数据”文件的内容粘贴到刚建好的新工作表中.
使用Excel的“替换”功能,用字母A替换掉没有变化的学生信息以方便下一步操作（这个字母可随意选择）.方法为：点选菜单栏中的“编辑→替换”,出现“查找和替换”对话框,在这个对话框中,首先点选“选项”按钮展开选项内容,接着点选“查找内容”后的“格式”按钮,出现“查找格式”对话框,点选此对话框左下角的“从单元格选择格式”按钮,然后在工作表中用鼠标拖动选择任意一名没有变动的学生的信息（字体为黑色）,包括学号、姓名、性别、出生年月.选择好后界面将自动返回到“查找和替换”对话框.最后在“替换为”后的文本框中填上字母A.点击“确定”按钮,此时所有没有变化的学生的信息都被替换为A.
用Excel的“自动筛选”功能选出“姓名”列中含有字母A的内容后,全部选中进行删除行操作,完成后取消自动筛选.
增加“流动形式”列并将带删除线的学生标注为“减少”,将带双下划线的学生标注为“增加”,删除文件中的下划线和删除线,并将文字的颜色改为“黑色”.方法为：选中工作表中所有数据,点选菜单栏中的“格式→单元格”,出现“单元格格式”对话框.在对话框中点选“字体”选项卡,在“下划线”处选择“无”,在“颜色”处选择“自动”,去掉“删除线”前面的钩,然后点“确定”退出（图2）.
将最终处理好的文件保存为“流动学生名单.xls”文件,用以打印上报.