本站原创【摘 要】目的更好地保护和利用医院声像档案,发挥最大效益.方法加大档案宣传教育力度,提高全员档案意识,健全完善档案管理制度,严格管理,发挥档案专职人员作用,加强分类指导和监督管理,妥善管理,有效利用.结果保证了医院声像档案的真实性和完整性,档案效益得到较大发挥.
【关 键 词】档案管理,声像档案
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录.随着社会的发展和科技的进步,医院在日常管理和诊疗活动中形成了大量声像材料,声像档案已成为医院档案的重要组成部分.现实工作中,由于对声像档案重要性的认识不足,管理措施没有及时跟上,导致大量声像档案分散流失,或是被科室和个人据为己有,没有发挥出声像档案的综合效益.为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现对加强医院声像档案的管理谈几点体会.
1加强宣传、提高意识
加大档案工作宣传力度,提高全民档案意识,积极主动争取各级领导对档案工作的重视,是做好档案管理工作的基础和前提条件,做好声像档案管理工作更是如此.要提高员工的档案意识,就必须营造一种良好的档案工作氛围,要让大家都能认识到搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各科室乃至每个人的事.
2严格制度、加强管理
要改变声像档案目前管理混乱的现状,必须制定一套切实可行的管理办法,建立健全各项规章制度,并严格付诸实施.从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档案室统一保管,以及日常保管、借阅、利用等,都必须要有一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有.建立健全制度后,必须狠抓落实,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道.
3分类指导、加强监督
要使医院的声像档案完整地保存下来,并发挥它的作用,除了建立健全相应的管理制度外,还应有专职档案管理人员参与其中,以确保声像档案的真实性和完整性.医院档案室要加大对声像档案的监督指导力度,并把它作为医院综合目标管理、年终检查的重点内容之一.同时,要针对各科室不同的具体情况,采取不同方式进行分类指导,力争提高整体水平.对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的科室,应着重在依法管理、建章立制上加强指导和监督.对有设备,人员不专业的科室,重点是加强摄录人员、档案人员的专业知识水平和业务技能培训.对声像档案的整理一定要按照《DB216189声相档案管理规范》进行整理归档,统一管理,方便各方面利用.
4妥善保管、有效利用
从长久保护和有效利用的角度考虑,声像档案要求有控湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等措施,而目前声像档案保管条件普遍不符合上述要求,要设立专门的声像档案室显然不现实,那么怎么办结合多年的档案管理经验,笔者认为声像档案独立成卷,使用声像档案专柜或密闭铁柜、木柜单独存放,电子档案应配备防磁柜,严格控制库房温湿度,避光,远离磁场,定期倒带,定期检查等,这些是能够做到的.
收集、整理、保管声像档案的目的,一方面是记录历史的真实原貌,更重要的是提供利用,为医院各项工作服务.档案工作的目的和任务就是服务.因此,做好声像档案管理的各项工作,保管保护好声像档案,积极主动提供利用,发挥最大效益,是每一个档案工作者义不容辞的责任.