本站原创【摘 要】：招投标档案是企业档案不可分割的一部分,是在工程项目建设和生产管理活动等过程中形成的,是具有法律依据和保存价值的原始凭证.火电企业招投档案是指电厂在勘测、设计、施工、监理、调试、服务、生产以及设备、材料采购等过程中形成的具有查考利用价值的历史记录.要想做好火电企业招投标档案的管理工作,必须明确其归档范围、归档要求、整理方法和注意事项,这样才能保证招投标档案的齐全和完整,才能做好招投标档案的查考利用工作.
【关 键 词】：火电；施工企业；档案管理
目前,大多数电力施工企业已经走上了市场经济之路,自行投标获取工程,因为电源建设的重点已经转移到全国各大发电集团公司,而不在电网公司.他们根据市场要求,通过投标获得各发电企业投资的电厂工程建设任务.因此火电施工企业因此除了要管好本单位的科技、文书、会计、声象等档案外,还应做好招投标文件的归档工作.对施工企业来讲,工程招投标资料的搜集、分析与处理对投标报价有举足轻重的作用.
一、招投标档案的归档范围
招标申请报表及批复文件、招标公告、投标资格预审联系函、投标资格预审文件、投标邀请函.招标文件、招标修改文件、招标补充及答疑文件、招标文件出售登记表.投标文件、资质材料、履约类保函、委托授权书以及投标澄清文件、修正文件、投标报价及修正报价.开标议程、开标大会签字表、评标专家签到表、评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告、评分表、评标总结.招标领导小组会议纪要、上级定标批复文件.招投标领导小组名、资格审查小组成员名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单.中标通知书及回复、未中标通知书.公证机关的关于招投标过程的公证书.招投标电子文件.开标会、评标会声像资料.其它应当归档招投标文件.
二、招投标档案归档的基本要求
1.质量要求
归档的招投标文件材料必须是原件；招投标文件的内容必须真实、准确；招投标文件必须字迹清楚,签字盖章规范,手续完备；书写材料应用碳素笔或蓝黑笔等书写,不得使用铅笔或圆珠笔等不耐久的书写材料；归档的招投标文件必须按招标顺序经过系统整理,并填写文件材料归档移交清单.
2.归档时间
基建项目的招投标文件应在合同签订后一个月内,及时整理归档.不针对工程项目的招投标档案,一般按年代归入文书档案,本年度的招投标文件应在第二年上半年之前归档完毕.
3.归档份数
形成的招投标文件归档两套.
4.招投标档案的整理方法
根据《电力工业企业档案分类规则》的规定,火电企业档案分类设置了十个一级类目,即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、电力生产、科学技术研究、基本建设、设备.新建电厂在基建活动中形成的招投标文件应归入“基本建设”类目中整理、立卷,电厂在生产过程中形成的招投标文件应归入“经营管理”和“生产技术管理”类目中整理、组卷.招投标过程中形成的电子文件、声像资料按专门档案的要求进行整理存档.
三、新建或扩建电厂基建过程中招投标档案的整理方法
火电企业在新建或扩建活动中形成的招投标文件归入“基本建设”类,分类号为8032,采用案卷级立卷方法整理立卷.招投标文件一般由设备部门和计划部门负责整理归档,设备部门形成设备招投标文件和材料招投标文件等,计划部门形成工程招投标文件（设计、施工、监理、调试等）.档案室按问题依照归档时间进行整理归档.
四、电厂投产后招投标档案的整理方法
电厂投产后的招投标文件归入“经营管理”和“生产技术管理”类,作为文书档案整理存档,即以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒.电力企业在物资供应和施工队伍选择活动中产生许多招投标文件,如：备品备件采购、低值易耗及办公用品采购、劳保用品采购、零星设备采购、燃料采购、材料采购、生产改造施工队伍选择、技术服务队伍选择等.这些招投标文件按问题分类分别归入“经营管理”类和“生产技术管理”类.“生产技术管理”类的“勘测设计管理”和“工程概算定额管理规定及外包管理”中有设计招投标文件和外包队伍招投标文件等,这些招投标文件主要是指在电力生产活动中零星项目建设过程中形成的,要和“基本建设”类中招投标文件区别开来.
五、招投标档案整理立卷应注意的问题
1、不中标的投标文件也应作为档案整理归档,不能作为资料保存.目前大多数电力企业将未中标的投标文件作为资料保存,这种做法是不正确的.《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中明确规定,投标书应归档保存,并且保管期限是永久期限,并未仅指中标文件,所以未中标的投标文件也应作为档案整理归档,只是保管期限长短可根据每个企业的实际情况来确定.
2、招投标档案保密工作档案人员要做好招投标文件的保密工作.投标厂商的投标文件和报价资料对于其它投标厂商可以说是重要的商业机密,如果泄秘可能严重损害其它投标厂商的重大经济利益,所以档案人员应在招投标活动中切实做好档案资料的保密工作.
结束语：
综上所述,招投标资料积累工作不仅仅是原始资料的搜集,还必须经过加工、整理.为保证招投标资料的真实性、合理性,必须对收集的资料进行分析对比,去粗取精,去伪存真,最终形成具有竞争力的投标报价.招投标文件是工程建设中一个重要环节,也是贯彻全过程的一项持续性的基础工作.因此,我们应进一步提高认识,有责任把招投标文件的归档工作做好,使其发挥更大的作用.