本站原创会计档案管理是现代企业财务管理和会计事务管理的重要内容.活跃而有序的市场经济要求企业的经济活动在各项规范所允许的范围进行,任何违法违规活动都为成熟的市场经济所不容.为了促进企业财务管理的合理化、现代化,达到建立现代企业制度的根本目的,必须实行有效的会计档案管理,规范会计工作,打击违法活动,保证会计档案资料的质量,为投资者、债权人、社会公众及政府宏观调控部门提供真实、准确的会计资料,为维护市场经济服务.因而,现代企业制度离不开会计档案管理,加强会计档案管理是建立现代企业制度的一个重要保障.
一、企业会计档案管理中存在的问题及原因
但是,近年来诸多企业的会计档案管理日趋弱化,归档的会计资料信息大量失真,对企业进行有效的财务管理和成功建立现代企业制度产生了极为不利的影响.究其原因,主要有以下几方面：
(一)经营机制不完善,会计档案管理法规不健全
企业经营机制不断转换,经营方式不断更新,新情况、新问题不断出现,而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全,缺乏相应的监管机制和监管办法.目前,我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》,而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合,没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范.在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下,这显然不能满足推进企业经济体制改革和实现建立现代企业制度的要求.
(二)社会监督体系不完善,影响了对会计档案的合法、合规的监督
目前,企业财务会计制度改革的总体目标有一条就是“社会监督”,新会计法突出了这方面的内容,其内涵在于要求由原来的各级经济管理部门直接管理和监督企业为主转为主要依靠社会机构进行社会监督.改革实施以后,财政和经济管理部门对企业财务活动的管理相对放松,财务自主权在企业中得到进一步扩大和落实；有关部门对企业会计档案监管的力度势必弱化,会计档案管理将更趋向完全以企业自身为主体.但是,目前会计机构和注册会计师并未被明确赋予监管企业会计档案的职能,更没有专门对企业会计档案进行监管的社会机构,除企业自身以外,没有任何组织和个人对企业会计档案的合法性和合规性负责.
(三)会计档案管理人员的权利能力与行为能力不一致
随着法人财产制度的逐步确立,现代企业制度下的企业具有高度的独立性和排他性,极大地强化了企业经管当局的权利.而从对企业会计档案的管理来看,基本上只是体现所有权人的利益要求,因此尽管会计档案管理人员可依法对会计资料进行归集、整理、使用和管理,但其行为都必须秉承企业经营当局的意志,必须符合企业的主观利益,这就必然造成会计档案管理人员权利能力与行为能力的不一致,难以保证会计档案资料信息的真实性和完整性,难以发挥会计档案应有的监督作用.
(四)会计档案管理人员素质不高,造成管理弱化
人员素质不高主要体现在：一是思想觉悟低,过于看重私利,法制观念、公众观念、国家利益观念淡薄；二是业务素质低,难以有效地辨别会计资料的质量,缺乏职业敏感性和分析能力,从而导致归入会计档案的资料信息失真,所反映的经济活动失实.
二、强化会计档案管理的途径及方法
针对上述问题,笔者认为强化会计档案管理的途径应是在科学分析现代企业制度的权责结构的基础上立起与之相适应的会计档案监管机制.
(一)健全和完善与新形势要求相适应的三位一体的会计档案监管体系.企业内部会计档案管理应突出内部控制和内部约束机制,强化企业负责人的会计责任,加强会计档案管理人员的职业道德约束意识；由有关政府部门行使的国家监督,应当明确主体,权责统一,发挥注册会计师及会计师事务所在维护会计档案质量方面的作用,政府部门应加强对注册会计师及事务所的监督,同时发挥社会公众的监督作用.
(二)强化企业法人治理结构的会计档案管理责任.新《会计法》规定：任何单位或个人不得以任何方式授意、指使、强令会计人员伪造变造会计凭证、簿和其他会计资料,提供虚假财务报告；单位负责人对本单位的会计工作、会计资料的真实性、完整性负责.这些规定,将有力地约束会计档案管理工作,形成会计活动主体与会计资料相一致的完整的责任主体,有利于消除当前在建立现代企业制度过程中权利与行为不一致所导致的责任界定不清,相互之间推诿,而影响会计档案监管职能难以实现的现象.
(三)以“认证”为突破口,突出企业一把手的会计档案管理责任.在强化法人治理结构的会计档案管理责任的同时,还应突出一把手的责任.目前有关部门已经出台《企业档案管理认证工作办法》,为健全企业会计档案管理提供了重要依据.必须使企业一把手认识到,企业会计档案管理认证工作是会计工作达标升级活动的深化,是企业内部管理的重要组成部分,也是提高企业财务诚信和社会信誉的重要手段.有了这种认识,一把手自然能从思想上重视起来,自觉地加强会计档案软、硬件建设.
(四)完善社会监督机制,发挥社会机构的作用.新的《会计法》进一步规范了会计监督制度,确立了企业内部监督、社会监督和政府监督三位一体的会计监督体系,这一体系自然适用于会计档案的监督.当前,应充分发挥会计师事务所、税务师事务所等经济机构的作用,以法律或法规的形式明确赋予其对企业会计档案进行监管的职能,探索改革机构现行体制的有效途径,营造一种经济机构能严格按照《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》以及有关的行业自律法律、法规的规定,并坚守独立、客观、公正原则的执业环境.同时,财政部门要加强对会计师事务所等经济机构的再监督,建立必要的对机构出具的会计档案鉴定结论进行抽查的制度,以确保会计档案资料信息的真实、准确.
(五)提高企业会计档案管理人员的综合素质.会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质,又包括职业道德.作为会计档案管理人员,首先必须做到严格自律、廉洁奉公,保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次要加强素质培训,除要搞好关于会计和档案的岗位培训外,还要搞好后续教育.主要是通过每年的轮训学习更新知识,一方面提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面提高业务水平,使企业会计档案的管理和监督职能更加有效,更加科学,更加适应建立现代企业制度的要求.此外,会计档案管理人员必须有能力正确行使四个权力：一是依法执行权.依照《会计法》、《档案法》等法律、法规监督企业的财务会计活动；二是审核权.把好四关：凭证真假关、资料数据关、归档合理关、手续完备关；三是监督检查权.对财务会计活动的事前、事中、事后监督,协助企业经管当局和财务负责人及时发现问题并加以解决；四是决策参与权.对事关企业发展、涉及财产资金盈利分配、税利上缴、费用开支等的重大事项,会计档案管理人员必须能够充分掌握和利用档案资料,为企业决策者提供参考并积极反馈意见.
(六)为企业提供多样化的信息服务.现代企业建立以后,首先会计档案工作在服务对象上发生了变化,完善的公司制企业管理机构由股东大会、董事会、监事会等组成.由于管理机构变化,会计档案部门就应根据企业所有权、经营权相分离的 ;原则向所有者、决策者和经营者等有关各方提供准确性、超前性、多样性的财务会计资料信息；其次,由于横向经济技术交流的发展,会计档案部门服务对象领域也相应拓宽：它不仅要为企业经营当局服务,还要为各部门的生产、经营和管理服务,更要面向社会公众为社会服务,这就要求会计档案管理人员积极了解和参与企业的各项管理,充分利用手中的信息资源,搞好深层次、综合性的开发,提供最有效的服务,以适应向现代企业制度转型的企业生产经营和经济发展的需要.
(七)促进会计档案管理职能部门间的协调,完善督导机制.企业会计档案工作与企业其他经营管理活动一样离不开国家有关职能部门的宏观管理,地方财政和档案主管部门还对企业会计档案工作既有指导的义务又有监督的权利,必须促进各部门的协调配合,才能加大现代企业制度下的会计档案管理的力度,比如联合行文、共同办会、联手督查等.财政和档案主管部门还应与企业主管部门密切合作,主动与企业主管部门取得联系,使其充分发挥管理职能,督促企业按照建立现代企业制度的要求,转换经营机制,不断加大对企业会计、档案工作的支持力度.
(作者单位：山东省汶上县财政局272501)