本站原创一、工程档案的作用
工程档案是生产、建设和科研的必要条件,做好档案的利用工作,是发挥档案作用,实现档案工作的一个重要手段.档案的利用工作,在一定意义上体现着档案工作的社会效益和发展水平.在档案工作的各个环节之间,利用工作占重要的地位.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、仅仅是手段,其目的在于档案的利用,在利用过程中能充分检验档案是否完整、准确、系统,反映出各个环节的好坏,而在这些环节中,档案的收集工作又起着及其重要的作用,档案收集的是否完整、准确、系统、可靠充分反映出其档案的价值所在,而一套不完整、不准确可靠的档案在利用过程中无多大意义,故档案的收集工作是档案管理的基础和关键环节.我公司二期改建工程档案工作,从立项开始就扎扎实实地做好档案的收集归档工作,保证了档案的完整、准确、系统、严格按火电企业档案的分类,系统地进行整理、分类、立卷、编目、开展计算机的档案管理工作,使计算机在档案的管理中发挥极大的作用,提高了档案管理的工作水平、工作质量,使档案工作标准化、规范化、现代化.采用科学的管理体制和管理方法,开展档案的信息资源,提供高质量、高效率的档案服务,使我公司的档案工作跟上改革开放的步伐,适应新形势的需要.
二、档案收集工作的几点经验
（1）各级领导的高度重视.各级领导的高度重视是重点建设工程档案收集工作得以顺利开展,是档案资料得以完整、准确地被收集、整理的重要保证.在阳电公司二期改建中,从设计到具体的施工单位的负责人,都对阳电公司的改建提出了要求.由于工程建设的过程和成就最终是从现状和档案来反映的,所以档案资料的收集、整理、提供利用就显得十分重要.因而从上到下的领导对阳电公司二期工程改建的档案资料管理工作也极为重视,特派档案人员参加设备开箱,收集第一手资料,编好设备开箱记录,及时复制,建立设备档案卡片.在工程开工后的不同阶段,召开竣工资料编制的会议,召集设计、施工、建设单位的有关人员参加,对在实际工作中遇到的问题进行讨论和解决.施工单位也专门指派技术人员,负责该单位的竣工文件的编制工作,从而很好的把握了施工过程中形成的各类原始资料的情况,确保了原始资料得以完整、齐全地被收集起来.（2）将档案工作纳入企业发展规划和年度计划.重点建设工程档案的管理同样要遵循集中统一管理的基本原则,阳电公司二期建设中存在着组织管理的专业分工,原始资料呈分散状态,这就要求施工单位十分注重科技文件材料的积累,要求加强对该工作的管理和监督,要求将科技档案工作纳入生产、管理工作,纳入各项管理制度,纳入统一的生产指挥系统当中.同时,作为工程的设计、施工、建设几方必须在管理上进行协调统一,这是档案资料最终达到完整、齐全、准确的重要条件,也是收集工作得以顺利开展的基础.从阳电公司二期改建中各个阶段时间的档案资料收集、整理情况来看,还存在一些问题,因为科技档案的重要特点就是成套性、现实性,而阳电建设的不同阶段形成不同的成套档案材料,在建设前期,初步设计阶段,技术设计阶段和施工阶段,作为档案的形成部门的设计单位向有关部门的工作开展,该部门的档案由于不齐全使档案的提供利用受到了很大的限制,无法充分发挥档案的优势,此外在建设中还存在一个比较麻烦的问题是,边发现问题,边修改,边施工这一事实的存在,在一定程度上打乱了档案形成的阶段性,作为档案部门和施工部门应协调好这一方面的关系,以保证该归的档案原始资料得到收集和保管.在竣工资料方面,阳电公司及时与施工单位协商提出竣工图编制的要求,严格按《电力工业企业档案分类规则》进行分类、整理、组卷,以确保原始资料收集的完整性,以保证竣工文件的完整、准确、系统.（3）组织有力、得力、管理严格、有序.只要组织有力、得力、管理严格、有序,该单位的竣工资料的编制工作就开展得十分有效,不仅质量高,而且工作进度快.相反,则表现为工作进度迟缓,要稍微差一些.由于领导的重视、统一的协调指挥.各个施工单位都指派专人负责竣工文件的编制,形成一个自上而下的责任保证体系和监督管理网络,对原始资料的积累十分注重,同时对编制工作的进度和速度都做了具体的安排,专门抽调有经验和比较了解工程的人员组成竣工文件编制队伍,以保证编制工作的顺利开展.与此同时,施工单位及时与接管单位沟通信息,频繁咨询,确保在工作中遇到问题能及时解决.施工单位的上级机关档案部门也参加到管理工作中,对施工单位进行指导、监督,大大的促进了工作的开展.在阳宗海改建二期工程中,各个施工单位在编制竣工资料的工作中都形成了各有特色的管理制度和组织模式,有始终集中统一的,有分散协调的,还有先分散协调,后集中统一的,都结合了自身的实际情况,并且效果都不错,取得了很好的成绩.体现了竣工资料编制负责人的管理水平与具体工作人员的良好素质的工作能力.
由以上三条可以看出,在重点建设工程的档案管理中,在档案的收集工作方面已取得了很好的成绩.只要有了档案资料收集完整、准确的基础,就一定能在档案的保管、检索、信息开发、提供利用方面做的更好,使一套完整、准确、齐全的重点工程建设档案发挥出它应有的作用,产生更大的社会效益和经济效益,为现代化建设服务.