本站原创【摘 要 】
当今时代科学技术飞速发展,信息技术已经成为促进企业发展的重要力量,尤其是在进行相关的数据的建立、保存和处理方面信息技术更是具有无可比拟的可靠性,自然也就成为企业档案建立的首选.文章通过对信息化企业档案的建设进行全方面分析,找出当前企业档案信息化建设中出现的问题和不足并就强化企业档案的信息化建设提出了一定的建议.
【关 键 词 】
档案信息,信息化,建议
信息化社会的到来以及电子扫描等技术的发展,为我们的企业档案建设和管理提供了非常大的便利.企业档案的信息化作为企业信息化管理的重要组成部分,也是我国的档案建设事业与时代接轨的一项重要内容.企业档案的信息化管理不仅给我们的企业档案管理工作提供了巨大的便利性而且还把以往的一些保存难度较大的档案文件进行信息化处理,从而使其可以长久的进行保存.这势必会给我们企业的档案管理工作提供巨大的便利.但是,由于企业档案的信息化管理还处在一个初级阶段,各方面的发展还有待成熟,在企业档案的信息化过程中势必会出现各种问题,这为企业档案的信息化制造了一定的阻力.也正是因为如此,文章希望通过对于企业档案的信息化管理中出现的问题进行并提出解决意见,希望对于企业档案信息化提供一定帮助.
一、档案管理的现状
受到保密性、隐私性以及其他种种原因的影响,档案一直是作为机密来进行封存的,这在客观上对于档案资料的利用起到了很大的影响.直到目前仍然还有很多的单位,采用这种方式来进行档案的管理,这毫无疑问与其他各项工作的信息化、现代化是格格不入的.由于档案部门自身的种种原因,其很难收到相关领导的重视,导致档案管理部门的人员素质和收入都相对较低,因此导致档案管理工作人员的积极性不高.这对于档案的管理无疑是相当不利的,而且这种传统的档案管理方式也已近不适合当今时代的发展迫切需要改革.
(一)档案资料的保存介质单一,一旦损坏将无法复原
受到传统的理念以及技术条件、惯例习惯等因素的影响,我们的档案保存都是采用纸张作为保存的介质,纸张的最大缺点就是容易收到外界因素的影响,比如纸张如果保存时间过长就会变黄,而且纸张本身也会变的非常脆弱,一些字迹也会因为时间或者受潮等因素变的模糊不清,这无疑是十分的不利于档案盒资料的保存的,如果一旦发生火灾这些文献资料将会永远不可能修复,这势必会带来难以估量的损失.
(二)档案管理的手段落后
传统的档案管理、归档、检索以及保存都是采用纯手工的方式进行,时行的电脑档案管理也只是把档案的录入和查询检索采用电脑的方式,并非是真正的信息化管理.这种传统的手段存在明显的弊端,它导致很多企业无法把一些积累多年的资料通过信息资料库的方式来进行保存,这对于档案的保存和管理产生了巨大的消极影响使档案资料无法获得有效的利用,这对于更好的发挥档案资料的价值也是不利的.
(三)档案的利用率低
当前我国很多企业进行档案的查阅主要是使用人工的方式,这种非常单调的检索方式,给档案使用者带来了巨大的不便,而且由于传统的档案都只保存一份,如果同时两个人想要调阅档案时就会产生极大的不便,这就导致了档案的分享率低下.由于串通的档案采用纸质材料记载,查阅人在进行查阅的时候只能进行直接翻阅的方式,在这个过程中很可能会给档案资料造成损害或者丢失.因此,传信息（四）档案管理的相关人才水平较低
传统的档案管理给人的印象只是建立、保存和查阅,因此对于人才方面就显得比较随意.一般就是随便从某个部门进行抽调或者招聘,要求比较低,但是事实上正是因为这种对于档案管理工作的不重视才导致人们对于档案只重视保存不重视利用的方式.由于档案自身的特殊性,档案的管理人员一般更加注重对于档案的保存,使档案资料在很多时候都不能进行有效的利用.当前我们管理档案的手段和存储档案的设备还都处于一个较为落后的阶段,这与档案管理人才的缺乏也有着非常大的关系.
三、实施档案信息化管理的对策
(一)领导要给予足够重视并且给予硬件设施的支持
随着科学技术的不断进步以及互联网技术的不断推进,企业的信息化建设已经达到了一个较为发达的阶段,传统的档案的建立和管理的方式已经无法适应企业的信息化发展,要想使档案的建立和管理能够适应当前的企业发展个管理的要求,就必须要对于现行的档案管理手段进行革新,进行企业档案的信息化建设可谓是势在必行.首先,作为企业的领导应该对于档案的信息化管理有一个较为客观的了解,并且引起足够的重视,随之制定一系列的措施来保证企业档案的信息化建设,并且给予档案建设管理部门足够的硬件技术的支持.第二,建立相关的监督领导机制,把企业档案建设和管理作为企业管理的日常内容来进行管理,促使企业档案的信息化管理水平从根本上提高.
(二)建设一支高素质的档案管理人才队伍
无论在哪个行业,人才永远是最为关键也是最为重要的.具体到档案的信息化管理方面,它对于人才的基本要求是既要懂得信息化资料的处理又要懂得数字化档案的相关管理.档案管理实际上是一门具有非常高要求的工作门类,它不仅需要相关的理论而且其本身具有非常强的科学性.具体的应该做好以下几点：
1.定期邀请相关的专家学者,对于企业档案的管理人员进行相关培训以提高他们的基本素质和业务能力.
2.要求企业档案管理人员能够熟练的运用计算机,并且能够熟练的把纸质档案通过扫面方式进行入库,具有较强的档案数据
的处理和收集水平,为档案资料的服务平台建设提供档案数据支持.
3.能够及时的进行相关新技术和设备的应用技术进行掌握,提高档案管理者的应用水平.
4.完善人才制度,并制定和实行有效的人才激励制度,通过多种方法来提高档案管理人员的基本素质和业务能力为档案的信息化管理提供人才保障.
(三)实现档案资料的电子化管理
基于相关档案管理的具体要求,应用这些现代化设备,以扫描及其他的电子化手段处理,把那些原本为纸质的档案资料及数据等转化为电子文件或电子图片资料,再利用这些信息技术手段（如数据库技术、数据压缩技术等）,根据相关要求、标准,把档案信息库建立起来,这样就可把原本为手工操作的档案资料管理转变成全面的档案信息化管理.此外,还必须及时更新基础系列信息数据,增进与其他部门的协作,及时进行这些相关部门资料的汇集,以此来加快建设基础信息数据库,以便所形成的电子文档,不仅方便查阅,而且方便调取和使用.
(四)进一步健全档案资料的检索系统
开发档案检索的相关体系,这是促使档案查准率、查全率提高的有效途径,完善好用的检索工具,不仅有有效提供档案信息,而且还可充分发挥档案信息的作用,这就需要档案部门进一步完善档案检索体系,在此基础上再把既实用又严谨的检索工具设计出来.实践表明,进行目录检索数据库的建立,并开发出与系统相适应的档案目录检索工具,这是快速实现档案管理信息化建设的重要途径.
四、结束语
要想从根本上把目前这种落后的档案管理方式进行革新,就必须要大力推进档案的信息化建设与信息化管理,并且最终建立实用、便利的档案管理系统.大力提高档案管理的相关水平,是用户可以更加便利的使用档案,从而为用户提供良好的用户体验.随着科学技术水平的不断发展,互联网技术作为一种新兴技术,其应用将对档案数字化管理产生深远影响.因此,在生产实践中,就企业档案信息建设进行深入思考和探索,这不仅对于企业档案信息利用率的提高,促进我国档案事业的持续快速发展均具有重要的作用.