本站原创数字信息时代即将到来,深刻影响了档案缩微工作.数字信息就是用计算机语言二进制的0和1两个数字编码来表达和传输的信息,其文字、数字或图像等信息由基本单元――比特构成,表现为数字0或1的不同编码组合,并通过磁性载体的磁性,或者光载体的凹变化在磁盘或光盘等载体上来记录内容.数字信息在档案部门表现为电子文件和电子档案,目前数字档案馆和光盘技术的研究也正进行得如火如荼.档案缩微存在诸多优点,但是与数字信息的归档、存储和利用比较,也存在许多不足之处,而数字信息却表现出较强的生命力.
(1)缩微设备投资大,缩微技术使用复杂.一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元,缩微技术还涉及光、电、机械、电子以及化学和各种材料的一种综合技术.因此在学好档案学的基础上,还必须具备有物理、化学、生物、机械等许多科目的知识.
(2)缩微品保护条件苛刻.缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内,还要定期卷片,防止发生粘连.
(3)缩微品检索慢.现在部分档案馆对缩微品的检索还停留在手工阶段,检索效率低.数字信息检索快速、准确,而且输出灵活、方便.利用计算机可以在几秒钟之内,对几万数据进行查询.在查询中,可进行模糊检索,使检索变得更加灵活、方便.
档案缩微面临光盘技术的挑战.随着现代计算机技术日新月异的发展,光盘技术也逐步应用于档案管理.光盘技术具有强大的优越性,能满足档案工作的现代化管理要求.光盘可实现档案信息的海量存储；检索快,可实现模糊检索；利用方便,可进行网际交流和远距离传输；可对档案实行原文管理,且在页码上也和原档案一致；光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质,能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理；可加大开发和利用档案信息的广度和深度.
档案缩微要经受数字档案馆的考验.数字档案馆即将出现,电子文件和电子档案将逐渐取代传统文件模式,数字信息长期可存取性问题也会逐渐被解决,那时还有必要进行档案缩微化吗 总之,数字信息技术是一种很有发展前途的信息存储和利用技术,它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景,也给档案缩微工作带来很大影响.
档案缩微发展方向
档案缩微优点很明显：从存储角度考虑,缩微品节约空间；从安全和利用角度出发,档案原件应有复制品；从利用角度考虑,有利于保护档案原件；从凭证和法律效力看,缩微品具有法律效力,可作凭证用；与数字信息技术比较,缩微技术成熟；与光盘技术比较,存储寿命长,但无法缩微满足档案管理现代化的要求.数字信息技术的优越性是缩微技术无法比拟的.数字信息时代,缩微事业如何发展呢
1．继续加强档案缩微工作
虽然缩微工作在我国已发展多年,研究的也比较透彻了,但是实际工作仍有许多缺陷.缩微的制作过程、提供利用和保管等方面都存在问题.笔者针对目前存在的问题,提出以下几点建议：
(1)领导要重视缩微工作,加大投入,加强指导；(2)加强人才培养,缩微工作涉及化学、物理、机械、档案等很多知识,还要有丰富的实践经验,所以要注重人才的培养；(3)严格按照国家要求对档案进行缩微.如1986年国家档案局发布的《16毫米缩微卷片复制档案暂行规定》；(4)将缩微胶片存放在符合要求的环境中,切实执行《档案缩微品保管规范》；(5)提高档案缩微品的利用率,《档案法实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供利用的档案,应当逐步实现以缩微品代替原件.等”但是现在各级档案馆利用原件的现象比较普遍.
只有切实加强档案缩微的拍摄、管理和利用工作,档案缩微工作的优越性才能充分体现出来,档案缩微工作才能更具活力,才能更好地为档案管理现代化服务.
2．注重档案缩微工作与数字信息技术结合
实现档案管理现代化,不可能仅依靠缩微技术的独立发展,它必须要通过数字信息技术、计算机技术、光盘技术等现代化技术发展而得以实现.缩微技术与数字信息技术结合是档案缩微化的客观要求,两者结合才能相得益彰,实现“双赢”.
(1)档案缩微与数字信息技术结合
档案馆开展了“缩微胶片影像数字化转换及应用研究”,成果显著,缩微胶片影像数字化转换在各级馆相继展开.缩微数字影像技术就是通过缩微胶片扫描系统使胶片上的模拟影像转换成数字影像的技术.该项技术需要设备及相应的软件,现在市场上有较多的品牌,如美能达、柯达、佳能等.缩微数字影像技术充分利用缩微工作现有的基础,创造性地运用了计算机技术,缩微数字影像技术将缩微技术和计算机技术有机地结合在一起.节约了馆藏档案数字化成本,节约了时间、人力、物力和财力,也减少了再次扫描对档案原件的损伤,可谓一举多得.
扫描后的图像文件是以CCIITYGrouP4压缩后的TIFF格式存储的.图像质量主要依赖于胶片信息质量状况,如果缩微品上信息质量差,在缩微胶片扫描时参数调整合适,程序设置科学,形成的图像质量也不会令人满意.所以一定要注重缩微品质量的提高,从源头把好质量关.
若扫描缩微胶片后,图像模糊、不完整,可利用扫描仪进行补充扫描.无论是扫描缩微品,还是扫描原件,形成的图像都要进行严格的质量检查,否则不能进入全文数据库,也不能进行刻盘工作.简单过程可用图1表示.
(2)数字信息技术与档案缩微结合
数字信息载体(光盘和磁盘)目前作为档案信息的载体还存在许多问题：软硬件更新换代、存储格式过时、迁移信息丢失等等,在数字信息载体发展不成熟时期,档案部门就必须选择一种模拟信息载体承担使命,缩微胶片就又一次被推上了历史舞台.
如何将数字信息转换成模拟信息存储在缩微胶片上呢COM系统可以将数字信息转移到缩微胶片上,以缩微胶片的形式保存.COM是Computer Output Mi-crofilm(计算机输出缩微胶片)、Computer Output Micro－form(缩微品)、ComputerOutputMicrofilmer(缩微胶片装置)等英文名称的缩写.COM系统主要是由COM主机、冲洗机、拷贝机、阅读器、阅读复印机等设备组成的.COM系统的结构主要可以分为输入部分、字符发生及显示部分、成像及显影部分和控制部分等.过程和原理如下：①将磁盘、光盘的数字信息经输入部分输入机内；②转换成0和1的数字编码；③通过字符发生器将其转换为文字、数字或图形等人读信息,并显示在阴极射线管上；④摄影机控制部分根据指令部分的信息,控制摄影机的动作,由字符发生装置产生的文字、图形等信息,高速记录在感光胶片上.简单过程如图2所示.
目前有的档案部门,为了数字信息的安全,实行“双轨制”,即将数字信息打印到纸张上.但是这种方法与缩微胶片相比,有许多缺点：浪费馆藏空间、打印速度慢、使用不方便等.所以笔者认为将数字信息转换成模拟信息保存在载体上,需要选择合适的载体,最安全、最节约、最可靠的载体是缩微胶片.
模拟信息真实可靠、不可随意更改、信息稳定可靠、对设备依赖性小、可长期存取；电子档案信息的非人工识读性和对系统的依赖性,要求电子档案必须要寻找模拟信息载体进行存储；模拟信息的这些优点,使得档案缩微工作不会穷途末路.数字信息时代,模拟信息又不能完全满足档案管理现代化的要求,数字信息管理和利用方便、快捷、高效.两种矛盾交叉运动,就促使了缩微技术与数字信息技术的结合.模拟信息和数字信息的互相转换,表面上看起来有点矛盾,其实不然,模拟信息和数字信息共同存在相辅相成是时代的产物.可以预见：在相当长时间内,档案缩微仍将具有强大的生命力,并显示出勃勃生机.
(作者单位：第兵档案馆 100085)