本站原创建设工程项目档案作为建设工程的重要组成部分,是工程建设过程的直接记录,是建设工程的技术成果,它承载着建设者的智慧与结晶,是历史的真实见证.在工程建设项目逐年增多、规模不断扩大、基础设施建设和技术改造项目如火如荼进行的社会经济快速发展的新时期,如何管理好、使用好建设工程项目档案,发挥建设工程项目档案对工程建设质量的控制作用尤为重要.
一、建设工程项目档案管理理念
建设工程项目档案是从项目立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字材料、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录.项目档案主要包括立项文件（可行性研究、任务书）、设计文件、项目管理文件（包括招投标文件）、施工文件、监理文件、工艺设备文件、财务文件和竣工文件等,它是一个有机载体,其特点主要有三：（1）成套性.它记载和反映建设活动的全过程和成果,与总体的基建程序和专业内容衔接,构成项目完整的成套性整体；（2）专业性.不论是生产性建设项目档案,还是国防性建设项目档案或是民用工程,它都是专业技术活动的真实记录,包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、监理、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性.它具有较强的现实使用性,是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节,是竣工验收的依据,是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据.
二、建设工程项目档案管理现状
法制观念淡薄,对档案工作不够重视.有些单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主,项目档案管理工作可有可无,项目档案的收集、整理工作是档案部门的事,与己无关；一方面由于管理的不到位,另一方面档案意识的缺乏,导致项目档案工作没有领导负责,组织机构不健全,管理制度不落实,档案人员变动频繁,档案资料无人收集、整理和保管.当建设项目工程竣工进入验收时,才突击进行资料补收工作.由于平常不注意资料积累和收集,只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”,严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性和完整性.
档案产权归属关系模糊,管理责任主体不明确.有的单位对项目档案工作缺乏统一管理,对设计、施工、监理等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导.而是错误地认为,档案工作是上级档案部门的事,甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后,建设、施工和监理单位都要撤场,人员要转移到新的项目去工作,竣工文件资料要全部移交到接管维护单位.在这种思想支配下,有的建设单位既没有配备档案管理机构和档案人员,也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备,而是将竣工文件资料随便堆放在一起,档案资料保管工作存在着极大的安全隐患.
档案整理工作薄弱.不少单位的档案工作纯粹停留在收与管的层面,档案的整理工作难以提升,档案没有在项目建设中得到很好的利用.当前不少单位的档案主体观念存在偏差,影响了档案工作管理水平.不少单位几乎把人事档案当成了本单位档案的全部,而忽略了自身发展所形成的真正能确定命运的颇有价值的“主体”档案,直接影响了档案的开发利用和单位的发展.这是导致档案工作者在有的单位没有地位,可有可无的最主要的原因.
建设、监理和施工单位档案人员素质不高,未经过档案专业培训.目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员,而是由一些非专业的人员来做档案工作.因没有经过档案专业培训,缺乏专业知识,只是依葫芦画瓢,盲目照搬其他单位档案管理中的做法,外加自己主观的臆想.这样整理出来的档案案卷质量不高,存在较多的个人习惯,缺乏通用性,难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性.
三、加强建工程设项目档案管理主要措施
建设工程项目档案是工程建设的客观真实记录,它不仅能静态反映项目建设的全貌,而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况,是工程质量的直接反映.为贯彻国家档案局的规定,做好建设项目档案的归档工作,我们应做出以下方面的尝试和努力：
加强档案工作的组织领导.工程项目从立项开始,主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作；成立建设工程项目档案管理工作领导小组,建立项目档案工作人员网络体系,明确工作职责.
制定符合实际情况的档案管理规章制度.首先要加强对建设工程项目档案工作的组织领导.根据建设工程项目的规模、特点和需要,合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次要加强建设工程项目档案管理制度,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序,建设方与施工方、监理方签定合同时,要把档案管理规章制度纳入合同管理中,将档案收交质量纳入年度考核并与奖惩挂钩.俗话说“没有规矩,难成方圆”,建设项目由于规模大、工期长、形成资料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化,仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的.因此,依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序,就成为做好建设工程项目档案管理工作的根本保障.第三要坚持做到“四同步”即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完整同步.
强化建设工程项目档案工作标准化、信息化建设.建设工程项目档案工作信息化,是促进信息资源全面收集、整合、开发的重要基础,通过建设工程项目档案信息化建设,能够实现对信息资源的集中管理,成千上万倍地提高利用效率,全方位地支持领导者的决策和各级信息服务,潜在的经济和社会效益难以估算.而建设工程项目档案信息化的基础是工作的标准化,没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化,因此,档案管理部门要认真学习有关档案工作标准,研究档案工作业务规范,提高档案管理的标准化水平,为建设工程项目档案工作信息化创造条件.
定期开展资料整理、检查与监督.由于档案管理是一项琐碎的工作,不直接产生经济效益,建设项目施工现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付,如不认真进行督导检查,到最后很可能一塌糊涂,甚至会有大量资料流失,所以要定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议,对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比,汇报项目档案工作进度,安排部署下步工作.
严格把好竣工验收关.档案是竣工验收必不可少的内容,一个项目要通过验收,必须先通过档案验收.档案部门在工程档案验收工作中,要把工作的重点放在档案初验阶段,要切实做到“图实相符”、签字手续完备,对初验中发现的问题,要求相关部门及时解决.在掌握验收标准上,要坚持高标准、严要求、不马虎迁就,以确保项目档案的质量.
四、结束语
科学的档案工作流程既包括档案的整理方法,也涵盖档案的安全保管和利用.在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索,及时总结,不断创新,更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验,少走弯路,在工作中不断发现新问题,找出新方法,适应发展与变化,才能更加科学地管理好档案,提高专业水平,为单位的科研、生产、管理服务.
（作者单位：湖南省核工业地质局三O三大队）