本站原创【摘 要】随着信息化时代的到来,海量的信息开始涌入各个企业,大量的纸质或电子文件使企业的档案管理工作面临新的挑战.如何解决信息化时代带来的档案问题,使档案管理跟上时代的步伐.
【关 键 词】企业档案管理信息化
随着经济和信息社会的迅猛发展,档案管理信息化必将是档案事业发展的必然趋势.企业档案作为一种重要的信息资源,对企业的生存和发展具有难以估量的价值,加快企业档案信息系统化建设,运用网络管理和信息化的技术,对档案资源进行数字化管理和提供利用,使企业档案更好地为企业生产、经营和管理服务.
一、企业档案信息化的基本内容
就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术,以网络作为基本平台,对档案信息资源进行处置、管理和开发,实现档案工作为企业生产,经营和管理提供优质高效服务的过程.企业档案的信息化可以实现通过计算机及网络技术及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务,真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务.
二、档案管理信息化现存的问题
1.档案工作未得到应有的重视.这种现象在一些中小型企业尤为明显,为节约成本,他们未设有专门的部门和人员来管理档案,更别谈档案管理信息化了,即便有人兼管档案,也只是形式上的.兼管人员平时只作一些简单的收集和分类,因人员专业水平有限及责任心不强,加上又未设有专门的库房,或库房安全性较差,导致企业档案因管理不善流失严重.
2.企业档案信息化发展水平参差不齐.相当多的传统企业,由于受传统思维和信息化技术落后等因素的影响,档案管理工作还是以手工操作为主,对电子文件及其存在的技术环境存在质疑,导致企业发展创新水平滞后；与此相比,一些新兴的企业却很肯下本钱,他们把档案信息看成资本,视为企业生存发展基础.他们投入大量的人力物力,广学博采,接纳多方面信息,提高网络运用技能及档案资源开发运用技能.
3.档案管理人员的知识结构老化.档案管理队伍存在着知识结构老化,运用信息技能差,服务方式跟不上时代的发展等状况,直接影响着档案信息开发的力度和深度,目前,多数档案信息的开发只停留在简单介绍、汇编和保管等方式,难以满足企业档案信息化高层次建设的要求.
三、推进企业档案管理信息化的重要性和必要性
1.适应社会发展的需要.随着信息化成为当今世界经济和社会发展的主题,人们对各种时效性强,高价值的档案信息的需求量越来越大,要求利用网络对实现档案资源共享的呼声也越来越高,而传统的档案管理模式已很难适应市场经济发展的需要,企业档案信息化管理势在必行.
2.提升档案管理水平的需要.由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,有必要运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平.
3.确保企业可持续发展的需要.档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为企业发展服务,而且在减轻工作人员劳动强度的同时,也大大提高了工作效率,通过计算机快速高效地处理档案资料,使档案资源得到更加充分的开发和利用.
四、加强企业档案信息化管理的优势
1.减轻工作人员的劳动强度,档案人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力.实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化.数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率.
2.检索查询快捷方便.信息技术发展日新月异,对于数据的处理能力不断提高,而传统的检索方式是,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案,然后再根据记录到库房查找,费时又费力,利用计算机检索,可大大较高信息的查全率和查准率,减轻管理者的劳动强度,为企业赢得市场竞争优势.
3.提高工作效率.传统档案存在着人工工作效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等缺点,更为重要的是,档案因保存时间长,很容易造成纸张受损、变质、发黄；档案资料在查阅中容易将原件损坏或丢失等问题.显然,这种落后的档案管理方式,已无法适应和满足人们对信息的需求.实施档案管理信息化后,档案管理人员可从繁重的手工劳动中解脱出来,更好地从事档案的收集和编撰工作,提高职能部门的工作效率.
4.便于安全和保密性工作.企业档案作为一种重要的信息资源,对企业的生存和发展具有难以估量的价值,企业档案资料一旦泄露将严重损害企业的利益.档案信息化的管理更有利于企业档案资料的保密.无纸化的信息录入可以随时检查信息是否缺失,相对于过去的纸质保存,其保密工作更加便捷.计算机管理企业的档案资料,可以轻松控制查看资料的人员,通过加密的方式,可以避免资料遭窃取或外泄,档案的安全性和保密性得到了有效的保证.
总之,将现代信息技术融入企业的档案管理工作中,不仅可以提高档案管理工作的效率,同时也可以极大地简化档案管理工作内容,提高档案资料的保密性.实行档案资源管理信息化,为企业的生产、管理、决策提供更高质量的档案利用服务.
【参考文献】
[1]王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究.北京交通大学硕士学位论文,2009.
[2]许媚.学校档案管理信息化建设的思考.广东档案,2010（6）.
[3]何燕宁.浅谈企业档案信息化管理.经济与社会发展,2010（8）.