本站原创[摘 要]
当前电大档案管理仍存在诸多问题,与普通高校相比,其档案管理无论是管理方法、管理基础设施,都远远落后,也不能适应电大本身发展的需要.因此,提高电大的档案工作管理水平,适应时展需要,是电大面临的一项重要任务.
[关 键 词]电大；档案管理；思考
档案管理工作为高校的一项重要工作,它曾经为电大的发展发挥了积极的作用.但随着现代信息技术的发展,档案管理工作进入了自动化与网络化的时代,与普通高校相比,电大的档案管理无论是管理方法、管理基础设施,都远远落后,也不能适应电大本身发展的需要.因此,提高电大的档案工作管理水平,适应电大开放教育事业发展的需要,是摆在电大人面前的一项重要任务.
一、电大档案管理的现状及存在问题
1、档案管理工作被忽视.档案管理本来是学校管理中一项重要的基础性工作,但是随着当前电大的发展步入了多元化的阶段,繁忙的工作加上有限的人力物力,使电大无暇顾及档案管理工作,学校领导极少过问,资金投入,设施更新,人力配置,培训提高等更无从谈起.
2、档案管理手段滞后.当前,信息化、科技化档案管理段已被高校、企事业单位普遍使用.然而电大系统仍在使用落后的人工管理手段,档案从收集到整理、立案、归档等工作,都由手工操作来完成,效率低,不规范,不全面.
3、档案管理缺乏统一部署.目前,电大办学形式越来越多样化,既有由电大、省电大开设、管理的学科专业,还有网络学院远程教育,以及与相关普通高校联合办学的学科专业,其档案由各部门的人员管理,档案资料分散,难以查找,也容易丢失.
4、档案的服务功能部分缺失.当前在电大,档案除了满是记录学生考试情况,学生毕业手续之外,其它的服务功能如教学、育人、管理以及电大发展服务的功能,已基本被忽略,很少被人问津.
5、档案管理人员素质较低.由于电大档案管理人员往往都是各部门安排的,具有明显的临时性质,没有专业知识,也没有接受档案专业的系统学习和培训,因而管理水平较低.
二、加强电大档案管理的建议
1、提高对档案管理工作重要意义的认识.档案工作是学校管理工作的重要组成部分,充分体现了学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特点和办学成果.学校的专业设置与更新,课程设置与教学安排、师资队伍建设、教学管理等方面的改革都依赖于档案信息与档案数据.从电大的远程教育对信息交流、沟通更为迫切,而档案资料的积累、充分利用档案信息资源,借助互联网络渠道,是远程教育基本途径.再者,完善的档案管理机制与档案管理信息,能为学校创造经济效益提供有力支持.当前,高等教育尤其是成人高等教育已步入市场,成人教育面临激烈的市场竞争,电大作为一所成人高校,必须实现与市场接轨,并在参与市场竞争获得经济效益,才能生存发展.而制定学校发展目标、措施,都离不开档案资料.
更新观念,把档案管理工作纳入电大的重要议程一是摒弃档案管理无用的观念,通过宣传教育,使电大的教师员工都认识到档案管理工作的重要性,自觉地做好档案管理工作.二是树立档案管理工作与学校各项工作全面协调发展的理念,把档案工作列入议事日程,使档案信息资料更好地为学校发展服务.
建立健全档案管理制度,实现电大档案管理规范化应根据有关档案法规和电大的实际情况,制定管理制度,使教学档案管理全面实行“三纳入”“四保证”：即纳入学校管理制度之中；纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一；纳入单位考核、奖惩制度之中；做到领导有保证,工作人员有保证,工作时间有保证,经费开支有保证.使档案原始材料在有序的过程中得以积累,从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性.建立起由分管领导、部门专档案员等为主要成员的档案管理网络,由上而下建立起严密的监督机制.
加强档案管理硬软件建设,提高档案管理水平采取切实措施,确保资金投入充足、设备配置到位、人员配置齐全.采用适合本校档案分类和编目的网络版档案管理软件,对档案馆藏所有档案进行计算机数字化、网络化管理,加强档案信息网络综合服务系统建设,加强档案信息网站建设.
5、调整电大档案管理机制,提高档案管理人员的业务素质
首先,改变目前分散管理状况,建立统一管理模式.要把那些具有档案专业知识,专业技术技能的人才调整到档案管理岗位,并相应稳定.然后逐步将目前由各部门分散管理的档案资料集中到学校统一管理,提高档案管理效率,促进档案管理科规范.
其次,加强对档案人员的继续教育.面对二十一世纪档案工作的未来,为适应岗位发展的需要,档案人员必须拓展知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应本学科最新发展的动态.档案专业人员继续教育的类型和形式、方法与手段,可因人而异.平时牢固掌握档案基础知识及基本技能,随时代的发展则需要及时补充一些新技术新方法,因此需要灵活掌握.同时档案人员要补充有关档案知识,不能“等”和“靠”,最简单有效的办法是通过自学来掌握,通过实践来提高,比如经常阅读档案专业期刊,提高档案专业知识,了解档案事业发展的新动态.要鼓励档案人员利用各种教育方式,提高高校档案人员的学习兴趣,克服学习中的困难.要掌握计算机技能,对编排.检索和录入等档案管理项目做到驾轻就熟.
6.切实强化主动服务意识
档案工作要为学校各方面工作的顺利开展及时提供真实、准确的信息依据,从最大限度地发挥档案效能的角度看,尤其是在电大建设中,面对今天学校规模、结构以及内部管理体制等方面的种种变革要求,档案工作如果做得好,能够起到十分突出的信息辅助作用,因而更需要有主动服务的精神.