会计电算化工作存在的问题

【摘 要】会计电算化可以帮助会计人员摆脱繁琐的日常计账算账工作,提高会计工作效率,但也存在一些阻碍会计电算化向更深层次发展的问题.本文分析了我国当前会计电算化工作中存在的问题,提出了解决当前这些问题的对策.


【关 键 词】会计电算化工作问题对策

会计电算化的施行,使得会计人员逐渐摆脱了繁琐的工作,提高了工作效率.然而,随着经济的迅速发展,企业规模的不断扩大,对会计电算化系统提出了更高的要求,从而使会计电算化工作面临着新挑战,也使得在当前会计电算化进程中存在着的一些阻碍会计电算化向更深层次发展的问题,必须得到解决.

一、会计电算化工作中存在的问题

会计电算化工作是一项庞大的系统工程,要进行大量复杂的工作.虽然我国的会计电算化工作前景看好,但是会计电算化工作中仍然存在着不可忽视的问题,主要表现在以下几个方面.

1.认识不到位

一些单位的领导和一些企业管理人员对会计电算化工作认识不全面.有的认为会计电算化是单纯地利用计算机代替手工记账的工作,认为只是减轻会计人员记账工作负担、提高记账、算账工作效率方面而已,没有认识到开展会计电算化是时展的必然,是管理现代化的需要,是会计进入信息化的基础,是今后企业决策的重要依据.并且没有从根本上认识到,建立完整的会计信息系统对企业管理决策及管理方面的作用,无法发挥电算化的优势,从而使会计工作人员提供的信息不能及时有效地为企业决策及管理服务.还有些人受传统会计思想的禁锢,肤浅地认为“算盘”和“账本”就是财务会计的工具,因而在财务软件的更新及电算化硬件投入等方面支持力度不够.

2.管理工作薄弱

重视和加强对电算化的管理是会计电算化工作顺利开展的重要保障.但从现实工作来看,电算化管理工作还存在许多缺陷,需要加以完善.主要表现在以下两个方面.

(1)重视账务功能,忽视管理功能.一直以来,当前的会计工作主要从事事后核算,事前的分析预测和事中的控制,因计算复杂而很难得到实施.然而会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象.例如:采用财务软件的业务核算、薪资核算,固定资产核算等功能较强,而具备管理型功能模块的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块,根本上还没有设计或者内容过于简单,功能不全面,限制了电算化财务软件管理功能.

(2)存在没有严密的管理制度或有章不循的现象.由于基础工作薄弱,建立在此基础上的电算化管理工作不能正常监控运转,缺乏信息管理的交流与沟通.

3.专业人才匮乏

不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,他们业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,缺乏用计算机处理会计业务的经验.表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握得不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,在上机时经常出现操作上的错误,对财务软件运行过程中出现的故障不能及时排除,延缓任务完成的时间及进度,导致系统不能正常运行,这已成为快速实现会计电算化的障碍.

4.档案管理制度不完善

没有及时制定会计电算化人员的工作职责,会计档案很可能造成人为的破坏或者自然灾害,乃至单位会计信息泄密或者丢失,一旦计算机硬件中的硬盘受到破坏,储存在硬盘里的会计数据将无法恢复.

5.会计的保密性、安全性差

一方面由于储存在计算机硬盘媒介上的数据容易被修改,有时甚至能不留痕迹地进行修改;另一方面数据库技术的提高使数据高度集中,使得未经授权的人员有可能浏览、复制、伪造、销毁企业重要的数据.计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,进行会计电算化工作要特别防范.

二、推动会计电算化工作的对策

会计电算化的广泛应用,一方面大大提高了会计工作效率,保证了会计工作质量,另一方面,给会计工作提出了新的需求,也面临着新的挑战,必须采取一些有效的措施来积极应对,才能推动会计电算化事业高效且快速地发展.

提高对会计电算化工作的认识

首先是要提高领导对电算化的深度重视,如果没有领导的重视与支持,企业实施会计电算化所遇到的问题,如人员配备、资金问题、部门间的合作与协调、配套改革等,将很难得到解决.其次要提高财务人员对电算化会计的认识.从表面上看,会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的核算负担,提高会计核算的速度与精度.而实际上,会计电算化决不仅仅是核算速度与精度的改进,它更加促进了会计人员自身的素质和知识的提高,更促进了会计工作时率和质量的全面提升,使会计理论和实务都将有所变化.

改进财务核算软件的管理功能

由于当前的财务软件都重点开发账务处理与报表管理,对于其他如成本核算、风险预测等功能开发力度较小,使得在处理此类问题时,不能自动转换数据,不能充分发挥软件的管理功效和预测功能.可以说当前的许多软件只是减少了会计的一小部分工作量,没有产生真正的经济效益和管理效益.所以要提高会计核算效率,达到管理辅助作用的目的,就必须站在企业战略规划的高度,对电算化软件进行升级或替换.电算化软件的升级或者替换必须要达到日常核算固定程序化的工作由计算机完成,例如月末的成本结转,日常的部分支付凭证处理等,再进行一些简单的数据分析及风险提示,具有与其他部门数据共享和导入等功能.同时要把更多的人员解放出来去做管理控制和复杂的数据分析工作,实现财务功能的整体升级和高效工作.

加强会计电算化的基础管理工作

会计电算化的基础管理工作是会计电算化高效实施的前提.做好会计电算化管理工作,一是建立健全一整套电算化模式下的规章制度.因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须制度化、规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行.二是加强对传统手工模式的改造.采用计算机系统使用时,必须经过新旧系统(计算机系统与手工账)的对接,再找到最佳的人机处理方式,重新确定业务流程.三是重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,建立一系列现代企业管理制度,提高企业管理要求.4、提升会计人员计算机操作能力

会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面都要求会计人员提高自身素质,更新知识结构.提高会计人员计算机业务素质水平首先必须大力加强人才培训的力度既要重视高级技术人才的培养,又要重视复合型人才的培养.其次要加强对会计电算化的再进修,一是会计人员树立会计信息化的观念;二是会计人员掌握更丰富的会计电算化相关知识;三是要求会计人员的知识更新的及时性、有效性.

加强电算化会计档案的管理工作

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,由于这些信息载体的物理特性,为了保证它的安全性,在形成这些电子档案时应当采取如下措施.

(1)必须采用准备双份即“AB备份法”进行数据的备份,在每份电子数据的备份上注明形成电子档案时的时间与操作员姓名,并存放在两个不同的地点,以防 止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭,从而造成数据的不可恢复.同时还应注意,在保存这些电子档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等.

(2)对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失.

(3)企业应建立起完善的档案管理制度,要有合格的档案管理人员,如完善的资料借出和归还手续的登记,完善的标签和索引方法和安全可靠的档案保管设备.

6.加强会计信息系统的安全性、保密性

会计信息的安全性对会计电算化工作的正常运行尤其重要,实行会计电算化后,由于存储载体的变化、处理方式的变更,使会计信息的安全性受到了严重的挑战,要从以下几个方面来加强.

(1)要创造良好的会计信息系统运行环境.应加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应当进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统创造一个良好的社会环境.

(2)建立计算机硬件设备的管理制度.应当拟定一套完整的管理制度,包括对湿度、防火、防雷击、防静电等的管理,也包括对人文环境的管理,如防止无关人员进入计算机工作区域,防止设备被盗等,以保证设备的完好,保证设备的正常运行.

(3)建立内部安全控制制度.在计算机网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员都有可能造成会计信息的外漏,因此必须建立以下的内部控制制度.一是实行权限分级授权管理,明确管理员、操作人员、维护人员的职责范围,相互制约,相互促进.二是建立健全对病毒、电脑的安全防范措施.例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等.三是对储存数据的各种磁盘或光盘做好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应当做好登记.四是强化审计线索制度.计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查.

如今的会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需求,是科技时展的必然产物,网络技术的迅速发展要求实现会计电算化以满足现代企业管理的需要.总之,随着我国经济的发展,会计电算化工作将面临巨大的变化,会计电算化工作也将出现各种各样的问题,如果经济单位不能重视和及时解决会计电算化工作的问题,将不利于会计电算化向更深层次发展.

【参考文献】

[1]王新玲、汪刚:会计信息系统实验教程[M].清华大学出版社,2006.

[2]刘晓星:会计电算化培训教材[M].新疆人民出版社,1998.

[3]庄明来等:初级会计电算化教程[M].海潮摄影艺术出版社,2005.

[4]刘永萍:会计电算化[M].新疆大学出版社,1999.

[5]薛云奎:手工会计的技术特征及其对电算化会计的局限[J].会计研究,1997(11).

[6]李守明:试析企业财务决策支持系统[J].武汉大学学报,1997(5).

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