图书馆期刊回溯建库工作

摘 要:介绍了图书馆期刊回溯建库的准备工作,回溯建库的方法,以及过程中的问题及对策,期刊回溯建库工作的意义.

关 键 词:图书馆期刊回溯建库

在我国高校图书馆中,期刊与图书相比具有出版周期短、传递信息快、内容丰富、种类繁多的特点,能从不同学科、不同层次上满足师生的学习要求,因而备受广大读者的欢迎和喜爱[1].正因为期刊具有这些独特性质,如何把图书馆以前积累的大量期刊提供给读者检索借阅.就需要运用图书馆自动化管理系统将其数字化,使这些期刊资源成为计算机可读的、有组织的相关文献数据信息的集合,即期刊回溯建库.六盘水师范学院图书馆成立于1978年,馆藏期刊资源数以万册.本文是我们长期对期刊回溯建库工作的实践体会.

1.前期准备工作

1.1系统软件和著录方法的选择

回溯期刊数据库的质量将直接影响读者的检索效果,我馆使用的是汇文Libsys4.0操作系统对历年馆藏期刊进行回溯建库工作.同时,我们选择了以数据套录为主和自建编目为辅的方法进行著录,以保证期刊回溯数据库的完整性和准确性.

1.2方案的确定

大量文献[2、3]调研发现,回溯建库通常有3种方案:一是根据目录卡片来建库.方便、快捷但著录信息不完整.二是核对刊卡建库.能避免刊卡不符的现象,但核库工作量大,著录欠准确.三是根据文献实体来建库.著录的结果准确,但工作量非常大.我馆采用第三种根据文献实体建库的方案.虽然工作任务相对艰巨,但著录全面,质量有保证.


2.回溯建库实践

回溯建库工作的第一步是查重,如果数据库中已经有该本期刊的编目数据,则只需要进行套录,添加相应馆藏信息即可,如果没有编目数据,则需要新建数据自行编目.

2.1套录

在进行查重检索中,如果有规范化数据就进行套录,该过程只需要针对个别字段稍做修改即可.如091字段@b子字段,210字段@d子字段等,这些字段由于出版发行年份的不同都会有所变化,需要在著录修改时认真核对,以免出错.

2.2自行编目

当数据库中确实没有查到某期刊的编目数据,就需要进行原始编目.建库工作人员首先要认真的对该文献主题进行深入分析,再新建Marc数据,对每个字段进行准确著录,著录完毕后必须对书目信息进行严格审校工作.如若有书目数据的错误,要及时进行处理,以确保录入的书目数据的准确性.总之,进行自行编目工作要求编目数据到达标准化、规范化.

3.回溯过程中的问题及对策[4、5]

3.1期刊缺期

回溯过程中经常会发现合订本中有缺期的情况,造成这种问题可能有多个方面的因素.但不管什么原因,我们著录时都要在附注项加以注释,说明缺失的具体期数信息.

3.2期刊刊名变更

期刊改名的情况也常遇到,对于期刊更名的著录,如果有期刊改名,但ISSN号没有变,就应该仍然算作同一种刊物,只作刊名改变处理并在附注项给予注明某刊某年改名为某刊,其他不变.当然,如果ISSN号变动,则作为另一种期刊处理,重新自建Marc数据,并加以注明.

3.3分类标准不一

因为分类法版本的多样性,多年以来积累的期刊就会出现“同刊异号”或“异刊同号”的情况.为了解决这个问题,必须统一分类法版本,著录中我们采用的是《中国图书馆图书分类法》(第五版).

3.4数据重复

在套录和自建数据时,可能没从多个检索点进行查重,就产生了数据重复的问题.如果一个期刊有2条甚至多条Marc记录,必然造成数据的分散.查重时必须通过多种途径(如刊名、ISSN号、索书号等)以避免一刊多条记录情况的发生.

3.5刊名相同而版本不同的套录错误

刊名相同而版本不同的情况,主要是各高校学报有多种版本,如哲学社会科学版、自然科学版等.那么就容易出现套录错误的情况.所以进行学报著录时,必须认真核对刊名和版本是否相同.

4.期刊回溯建库工作的意义

标准化、规范化的期刊数据库的建立,成为我校教师开展教学和科研的重要信息源,还使我馆的期刊馆藏资源步上了现代信息服务的轨道,为图书馆期刊现代化管理,图书馆全面实现自动化管理,网络化检索和文献资源共享奠定了基础.(作者单位:六盘水师范学院图书馆)

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