本站原创摘 要：提存书库主要用于存放利用率较低的图书,为最大限度利用空间,提存书库一般按图书先后密集排放,这为图书查询带来难度,为解决这一问题,该馆专门设计了图书提存管理系统,在图书的条形码和架标号之间建立对应关系,实现图书的定位查找.
关 键 词：图书提存架标号
中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1674-098X（2014）04（a）-0188-01
有限储藏空间与不断增长的藏书是图书馆界一直存在的矛盾,为解决这一矛盾,同时也为了有效利用馆藏空间、优化馆藏结构、达到更好地服务于读者的目的.我馆专门设立了提存书库,同时建立了一套完备的提存机制.为最大限度地利用空间,提存书库使用密集书架存放书刊；在文献排架上,打破图书馆按照文献内容分类排架的传统方式,按入库时间顺序固定排架.同时,为了能准确、快速地找到读者需要的图书,我馆工作人员开发了提存书库管理系统.该文基于我馆提存书库的架位号管理系统,讨论提存书库排架的方法及书库管理的实践.
1提存书库排架需求分析及管理定位
1.1排架需求分析
提存书库图书的定位是读者需求量较低的读书,包括中文、日文、俄文等多语种,涉及图书、过刊合订本、工具书等多类型.提存书库区别于普通书库的最大特点是最大限度利用空间,考虑到提存书库图书利用率普遍较低,以后采取闭架借阅模式,没有读者进入,为了尽量减轻以后管理工作的难度,减少因倒架给文献资料带来的损伤及给工作人员带来的繁重的工作量,决定采用按提存先后顺序排架的固定排架法.
1.2提存书库管理的定位
提存书库的图书排架完全放弃了大家常用的中图法管理方法,这样就避免了预留空间造成的空间浪费,及频繁倒架倒架给管理带来的难度,但同时也带来一个难题,就是怎样实现对目前图书的管理,如何快速、准确的找到读者需要的图书.我馆在反复思考研究后决定借鉴期刊的管理模式,采用“排―列―格”架标号模式定位图书,在图书条形码和书架的“格”之间建立对应关系,把图书定位到“格”这样一个相对较小的概念.考虑到“格”这个空间较小,在有限的几十册书中找到需要的书还是比较容易的.
2提存管理系统功能分析
2.1图书入库
要实现对提存图书的管理,首先需要将图书录入提存管理系统.录入的过程就是建立图书条形码与架标号对应关系的过程.为使录入工作更加便捷、录入信息更加准确规范,图书题名等信息直接从现有的图书管理系统中调用,在此基础上,只需为每本提存图书给定架标号即可.架标处设计了3个文本框,第1个代表“排”,第2个代表“列”,第3个代表“格”.只有当提存图书的信息在图书管理系统中存在,且本系统没有该书信息时,图书信息才可录入到本系统.入库界面如图1所示.
2.2记录修改
针对提存图书录入过程中可能出现的录入错误及未来可能出现的图书架位调整问题,图书提存管理系统专门设计了记录修改功能,实现对图书架标信息的逐一或批量修改,同时还可将剔旧图书从本系统中删除.
2.3图书查询
用于提供对图书提存管理系统内图书信息的查询.检索途径包括题名、架位号、条形码、作者、出版社等,并且提供查询结果的导出功能.根据这一功能可快速实现图书的定位,找到需要的图书.
2.4工作记录查询
工作记录查询功能可实现按时间段对图书入库、架标修改、信息删除等操作的查询与统计,并且提供查询结果的导出功能.
2.5馆藏图书特性
可以分别按图书类别和按架标两种方式提供指定时间段内的统计数据,便于宏观把握提存工作的进展情况和提存图书总体分布,可以为图书馆整体馆藏结构的调整提供参考.
3使用提存书库管理系统进行排架和书库管理的实践
3.1在系统内建立条形码与架标号的对应关系后图书上架
在系统内建立条形码与架标号的精确对应关系并将图书准确上架,是提存书库建设的第一步,也是最基础的工作,这项工作只有准确无误完成,才能保证后期的管理和服务顺利进行.我馆具体的工作程序是：将提存工作人员分为两组,一组负责图书录入,一组负责图书搬运.录入人员将准备提存的图书在提存管理系统中,依据条形码逐一录入,建立条形码和架标号的对应关系.录入过程中同一架标号下的图书,架标号无需改变,只能等一格录完,另起一格时,才需要改动架标框内“格”一栏的信息,“列”与“排的改动依此类推.录入时因为书架各“格”长度相等,录入工作又是在书库内部进行,可以选择手边的空书架作为标准尺度,一“格“录满后由辅助人员将此格图书放到它的准确位置.
3.2提存图书架标号的修改与删除
提存图书在排架之初就要考虑到尽量避免图书的倒架,但有时也会出现架位调整的情况,它可以通过调整图书架标号实现,这就涉及到图书架标号的修改和删除.架标号的修改主要出现在录入错误时,我们前面讲到建立条形码与架标号的精确对应关系并将图书准确上架,是提存书库建设的第一步,但这准精确的对应关系有时会因为录入时的失误出现差错,经常出现“串格”的现象,所以在录入时需要时时核查,对于出现的失误通过修改架标号及时修正.而另有一些图书可能因为图书调整的原因被剔除或者重新回到流通书库,对于这些图书只需要将其条形码等相关信息直接删除即可.
3.3使用提存管理系统查找读者所需图书
提存书库实行的是闭架借阅,对于读者需要的图书,图书馆的工作人员可以根据读者提供的信息例书名、条形码等,在提存管理系统中查找到图书的架标号并快速找到图书,将此图书点回流通书库后就可进行正常借阅.
提存书库管理系统是在图书打破原有的中图分类法后,对图书管理的一次有益尝试,它是针对提存书库不分种类密集排架方法的一种有效管理,试图为低利用率图书的管理及使用提供了新的途径.