本站原创高校档案工作是学院建设的重要组成部分,对于学校的建设发展具有十分重要的作用.但从目前看,一些高校对档案管理工作还不够重视,存在着领导思想上重视程度不够、档案管理人员素质不高、档案管理手段相对落后等问题,在很大程度上制约了档案管理工作建设.
一、高校档案管理存在的困惑
高校的档案工作比较保守,主要是从领导到教师档案管理意识淡薄.一是工作不注意留“痕迹”,致使许多工作无据可查.二是观念模糊,即使手头有价值的资料也不愿交给档案室,认为自己保管方便.有的退休了还堆放在办公厨、文件柜里,失去了应有的价值,变成了一堆废纸.三是档案管理人员对资料收集还不够及时主动,存在“坐等”现象.
档案管理人员培训不够,缺乏应有的档案管理知识,收集资料不及时不齐全,使档案工作难以开展.档案资料的收集是档案工作的前提条件,缺少这个环节,档案管理就成了无源之水,历史就不成为历史了.
高校档案专职工作人员少.档案室人员中,一般都是的,有的从事教学,有的从事行政服务性工作,造成档案工作时间不够、精力有限、工作质量不高,致使档案室很难发挥应有的作用.
学院内有些科室对本科室的许多材料不善于积累归纳整理,许多需要长期保存的材料也往往在每学期末多次催要才上交,科室对档案资料长期保存的意识和主动性较差.
二、高校档案管理的具体措施
1.强化档案意识
档案工作者首先要充分认识自己所从事工作的重要性,无论是专职的还是的,要热爱自己的工作,热爱档案事业,要以一个档案工作者而自豪.特别在学院里以一线教师为主的传统观念影响下,工作人员会因档案工作是服务性工作而产生自卑感.其实,教师也是一种服务性工作,只是他们服务的对象与我们的不同,我们的目的是把经验与知识当做财富收集整理归档保存起来,以便更好地利用.这个工作就如一个内当家,把全部家当整理得井井有条,并随时可以提取某件物品供人享用,这个工作环节对于正常运转的学校来说是不可缺少的.平时,要注意收集,更多地提醒资料积累者,不要怕难为情,你催的次数多了,他反而感到难为情而会主动把材料上交.当然,接收的资料必须保管好,无论哪天用,你要随时提供,这样会在他们的头脑中形成一种定势——把资料交给档案室最方便、最放心、最保险,他们也就愿意按规定时间向档案室提供原始资料.档案意识自觉地提高了,档案收集就不成问题了.这样,就为学院积累了宝贵的资料,为社会创造了巨大的知识财富.
2.加强培训机构
档案是一门学问,档案工作要在档案学理论的指导下进行.不仅档案室工作人员要培训,对于一个单位来说,每个职能部门的档案网络管理员也要进行培训,甚至可以进行全员培训,以提高档案来源的质量.比如一个单位要有一个统一的要求：书写人员用纸大小要统一,以便档案装订美观；书写要用碳素墨水或签字笔,以防退色；书写纸左边要留一定的距离,用以装订；如果是打印材料,一般用激光打印机打印等等.这些档案基本常识要贯彻到每一位工作者的思想中去.通过对档案多年的管理和自己不断的学习,让我了解了《档案法》、《档案工作概述》、《档案保管》等许多关于档案的课程与其中的奥秘.这次培训我在档案管理中起了不小的作用,当然,更离不了学校分管档案领导的亲临指导、实地培训,使我校档案验收顺利通过,为我校档案建设做出了历史性贡献.
3.健全管理体制
一个健全的管理体制是整个档案工作的核心,作为一个单位的领导必须认识到,档案工作越来越体现出它的价值.比如关系教职工切身利益的职评工作,在晋升高一级职务的过程中,涉及到的教师必须由学校提供他的个人档案包括他的年度考核、荣誉获奖、初定材料、论文发表等情况,档案材料不齐全,就无法进入评升,直接影响他的经济收入,进而影响他的工作热情.所以一个学校应该配备一名高素质的专职档案工作人员、一套设备齐全的档案以及一个完整的档案网络管理小组.
档案工作是需要时间和耐心的,一个专职的档案工作人员才有时间去把整个学校的教学与研究资料作逐一整理与归档,并根据现有档案作一些时效性的编研工作.就我们学校来说,近几年,学校建立了综合档案室,既配备了专职人员,又增加了人员.经过几年的努力,我们学校的档案工作有了新进展,在去年档案室验收时,档案目录全部输入电脑,随时可以备查和享用.我们还准备把它刻入光盘以便保存.学校还在学生科和教务科配备了档案管理员,定期收集有关教学资料,并要求教师在规定时间内及时上交有关材料,全校上下形成了一种“我为档案,档案为我”的新局面.