本站原创摘 要：本文探讨了档案怎样较好的保密与资源的充分利用,为档案工作的开展提供理论支撑.
关 键 词：档案；保密；利用
很多档案信息涉及国家的安全和利益,涉及经济技术秘密,涉及社会秩序和个人隐私等内容.所以利用档案信息资源,必然会涉及档案信息的保密问题.笔者认为要做好档案的保密利用工作,在实际工作中必须把握和处理好以下几方面关系.
1要把握和处理好保密与利用工作的关系
在各类档案中,有相当一部分是涉密档案.根据《保密法》规定,这部分档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”.做好涉密档案的保密工作,是档案工作者的神圣职责.涉密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用.保而不用,只会失去保密的意义和档案的价值.当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害.保密和利用两者都十分重要,档案工作者在思想认识和实际工作中,必须把握处理好两者的关系,不可偏废.
利用档案为实践活动服务,具有极为重要的现实意义.然而,在实际工作中普遍存在着重保轻用,利用不足的弊端.档案工作者害怕失密,或心存顾虑,不敢大胆利用,使很有利用价值的档案被束之高阁,造成档案资源的浪费.档案工作者一定要解放思想,端正认识,与时俱进,改变传统观念,在严格做好保密工作的基础上,积极为利用者提供方便,才能使档案的价值真正在利用中体现出来.
2要把握和处理好制度与措施的关系
俗话说,没有规矩,不成方圆.既要档案保密,又要大胆利用,必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障.有制度无措施,执行起来就会落不到实处.有措施而无制度,则会纲目混乱,难以长期坚持执行.两者是相辅相成,互为补充的.比如有的地方建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等,规定不同的审批手续,做到档案利用工作有章可循.与此同时,按照相关法律法规,对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节,建立相关工作措施.为保证各项制度和各项措施的落实,建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组,定期监督检查.由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施,收到较好的实效.
3要把握和处理好“死”与“活”的转化关系
根据《保密法》对涉密档案分为的规定,是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施,最大限度地利用档案.同时,根据国家还规定了涉密档案的保管期限,除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年,保密事项在其确定的期限内,受国家保护.但是涉密事项不是一成不变的,保密期届满,就失去了它的保密价值,这部分档案便死而复活.在思想认识上,一成不变地看待档案的涉密性,无视涉密性的时效和范围是不对的.而缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的.档案工作者必须对涉密档案进行科学管理,及时区分保密期限,掌握“死”与“活”.严格划清活密与死密的界限,确定哪些档案可开发利用；哪些在一定范围内利用；哪些还不能提供利用.
4要把握和处理软件与硬件的关系
所谓软件,是指人的思想建设.再好的制度和措施都是要相关人员去遵守和执行.既要重视涉密档案管理有关设施的硬件建设,更要加强档案保密利用工作的思想建设,否则,很难收到预期效果.因此,必须加强档案保密法制教育,增强广大干部群众的保密观念.同时,要大力开展档案保管利用的宣传工作.与此同时,广泛开展宣传教育,特别是对涉密人员、管理部门工作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案保密和利用教育.要求全体工作人员,对不该知道的秘密不问、不看、不记；不在通信中涉及国家秘密；不与亲属、朋友等无关人员及在公开场合谈论秘密；不向外泄露领导同志的地址、及行踪；不向外泄露尚未公布的突发事件；不隐瞒泄密事件.同时档案工作者是具有特殊身份和地位的人员.有知密早、知密多、知密深的特性.必须切实加强档案工作者的政治素质修养,提高保密意识,做到守口如瓶.
5要把握好纸质档案和电子档案的关系
纸质档案作为传统档案,是做好档案保密与利用工作的基础部分.这个基础必须夯实.作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密,为开发利用档案信息资源作贡献.同时,随着科学技术的发展,电子档案异军突起,已与纸质档案并驾齐驱.做好电子档案的保密和开发利用工作,应对高科技的挑战,已是当务之急.笔者认为,一方面要创造必要条件,提高档案工作者科学技术水平,特别是计算机网络保密知识.同时,要积极构建本部门信息系统主体,及其与外界关联行为约束机制.凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查,确保涉密信息不上网.在内外网密级文件管理上,按规定做到专机专用,使涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上网文件不涉密,内网上的各类信息资料不