本站原创【摘 要】档案工作是现代化社会发展中各行业工作中最为关键的工作内容,也是一项最为基础的工作模式,其在管理工作中作用也最为明显和重要.在档案工作中,其必然会涉及到一些国家和企业的私密,譬如国家机密性文件、科学技术成果、经济数据等,因此在档案管理工作中做好档案的保密工作十分关键和重要,也是档案管理工作人员重视的重点环节所在.本文就档案管理工作中的保密工作内容以及实施措施进行总结和分析,并提出了相关的工作重点以及需要注意的事项,以供工作人员参考.
【关 键 词 】档案管理；保密工作；档案；措施
档案是目前社会各行业工作中都不容忽视的重点之一,也是衡量企业生产效益和社会发展进程的关键所在.因此,在目前的社会发展中,做好档案管理工作十分重要,是推进社会发展快速、健康迈进的关键,也是整个工作模式之中最为关键的环节,其在工作的过程中对于做好企业人事管理十分关键和重要.同时,档案作为企业各项活动和经营模式的关键所在,做好相关的保密工作不仅具备着良好的战略意义,也有利于档案信息的重复利用与搜集,从而促使人才的培养和公平竞争.
一、档案保密工作概述
档案在应用的过程中必然包含着一些涉及到国家私密、企业经营数据、研究成果等内容,因此在档案管理工作中需要对其保密性给予高度重视.在目前的档案管理工作中,提供档案利用是整个工作的关键所在,也是社会发展的直接手段,它是简称档案管理工作的核心环节,也是一个关系到社会各行业工作模式和工作流程的一个核心环节,也是整个工作的重中之重.就我国现行的《档案法》而言,其中第一条就明文规定了为了加强对档案的管理、搜集和整理工作,有效的保护和利用档案信息资源,从而为社会主义现代化建设服务,制定本法.从此可以看出档案利用工作在整个档案工作中有着决定性地位和作用,也是档案管理工作的核心重点所在.在现代化的社会发展中,我们需要从多个不同的角度进行总结和分析,从而促使了档案管理模式,已成为档案工作的核心环节,也是现代化社会发展中不容忽视的关键成分.档案保密工作通常都是对档案实体和档案信息安全两个方面加以整理和完善的过程,这也是整个档案管理工作的核心重点所在.
二、档案保密工作主要包括的内容
1.库房的保密管理
库房是档案管理工作的主要场所,也是整个档案工程中最为关键的一环.就总体档案管理工作而言,其在工作中应当按照国家相关规定和法律法规进行深入总结和分析,从而使得整个工程中都形成了一种综合性的管理模式和工作流程,应当注意的是在工作的过程中不论是任何一间办公室都是可以直接当做库房使用的,直接将库房管理活动从多个不同的角度分析,使得库房安全能够得到有效的保证,这也是整个档案管理工作的核心重点所在.
2.绝密档案的管理和保密
绝密档案是整个档案管理工作中最受人们关注和重视的一部分,也是涉及到党和国家的隐私文件,更是一个关系到党和国家安全的工作文件模式,其中涉及到党和国家的政治活动、军事行动以及经济发展等隐私文件,也是一个涉及到我国社会发展和社会主义现代化建设的综合性工作模式,是一个为社会发展谋福利的过程.
3.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限.而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限.
4.档案管理人员的职责
档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全.这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的.档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱.不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏.对已经破损的档案,要及时抢救.不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全.
三、做好的档案保密工作的有效措施
1.必须加强档案利用的监督力度
加强档案的利用监督能有效地发现、制止并纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全.具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施：
（1）完善制度建设.我国目前的《档案法》对机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案信息的开放规范处于约束无力的状态,公民利用机关档案室的档案没有明确的法律规定.这种状况一定程度上造成了机关对自己所保存的档案信息利用的随意性、垄断性,可能使不应当公开的信息因利益驱动而过早流失于社会,致使对整个国家的档案事业会造成不利的舆论环境,也容易助长官僚作风乃至腐败行为的发生.
（2）执行监督措施.在利用中,管理人员要根据不同利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护,防止利用者损毁、涂改、伪造档案.做好利用监督,档案行政部门要加大利用档案的制度与规定的宣传,档案管理人员可通过与利用者交谈,掌握其利用目的与动机,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实.
2.必须加强档案管理人员的保密意识
档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全,因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识.增强档案管理人员的法制意识和保密意识至关重要.档案管理人员的特殊地位和身份,使其具备了知密早、知密多、知密深的特点,他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键.笔者认为,档案管理人员要有严谨的工作作风,特别是在档案利用过程中,不仅要做到手续清楚,而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露.由于档案管理人员经常接触到档案中涉及的一些未开放的信息（包括国家机密、商业秘密及个人隐私等）,这些信息随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就可能就泄露了一些未公开的信息,所以档案人员无论在什么场合,都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务.在档案工作中,要对档案保密工作给予充分重视.
四、结束语
档案利用和保密的关系,在利用工作中表现得最为突出,应特别注意解决好.国家保存档案的目的,是为提供档案给社会各界使用,但在开展利用工作时,要坚持保密原则.在实际工作中,对什么档案要保密,什么档案不保密,保密期限的长短等具体问题要妥善处理.既要反对“利用危险,保密保险”的不正确观点,也要澄清历史档案“无密可保”的错误思想,把利用与保密全理结合.同时,还要加强对档案法制的深入学习与舆论宣传,充分发挥档案的价值.